Sistema de información electrónica para los centros y servicios sociales de Castilla y León


Orden FAM/1402/2021, de 9 de noviembre, por la que se regula el sistema de información electrónica de proveedores de servicios sociales en el ámbito de la atención a las personas mayores y personas con discapacidad en Castilla y León.

Vigente desde 27/11/2021 | BOCL 229/2021 de 26 de Noviembre de 2021

Esta Orden regula la aplicación informática «REPRISS» para el seguimiento de los centros y servicios de atención social de personas mayores y personas con discapacidad en el ámbito de la Comunidad de Castilla y León.

Determina los datos e información que deben suministrar los titulares o entidades gestoras de estos centros y servicios, estando obligadas también a su mantenimiento y actualización, con el objeto de mejorar y optimizar la calidad del sistema de servicios sociales de responsabilidad pública así como facilitar la comunicación con la administración autonómica.

Vigencia desde: 27-11-2021

La Ley 16/2010, de 20 de diciembre, de Servicios Sociales de Castilla y León, define el Sistema de Servicios Sociales de Castilla y León, como el conjunto de recursos, programas, actividades, prestaciones, equipamientos y demás actuaciones, de titularidad pública o privada, en materia de servicios sociales; considerando como agentes del Sistema de Servicios Sociales tanto a las administraciones públicas competentes en la materia, como a las personas físicas o jurídicas privadas que sean titulares de recursos, programas, actividades, prestaciones, equipamientos y demás actuaciones de carácter social; los cuáles quedarán sujetos al régimen de registro, autorización, acreditación, inspección y seguimiento establecido en la citada ley y en sus disposiciones de desarrollo, con el fin de asegurar el cumplimiento de los requisitos de calidad y garantía de derechos de los ciudadanos a los que dirigen su actividad.

La Ley 16/2010, de 20 de diciembre, configura el sistema de servicios sociales de responsabilidad pública como un sistema único, a través de un proceso de progresiva unificación y organización integrada, independientemente de su naturaleza, carácter o contenido.Para ello, las entidades que actúan en el ámbito de la Ley 16/2010, de 20 de diciembre, de Servicios Sociales deben estar inscritas, y los centros autorizados, en el Registro de entidades, servicios y centros sociales de Castilla y León, y adecuar sus centros y servicios a las condiciones que se establecen en la normativa que les sea de aplicación, de conformidad con lo previsto en el Decreto 109/1993, de 20 de mayo, por el que se regula la autorización, acreditación y el Registro de entidades, servicios y centros de carácter social.Dentro de los colectivos que en el referido sistema se consideran prioritarios a la hora de recibir apoyos, se puede destacar el de las personas en situación de dependencia o susceptibles de encontrarse en dicha situación, ya sean éstas mayores y/o con discapacidad, para cuya atención se precisan centros y servicios capaces de garantizar, en cualquier situación, el adecuado funcionamiento y la atención social prestada a las personas usuarias, según los requisitos y condiciones establecidos en la normativa reguladora de aplicación.La crisis de salud pública provocada por la pandemia de la Covid-19, ha puesto en evidencia la necesidad de, por una parte, incorporar nuevos planteamientos tanto en la estructuración del acceso a la información, como en el control y seguimiento de los centros de atención social; considerándose que para que sean efectivos, deben tener un carácter inmediato, al objeto de dar una respuesta eficiente ante situaciones similares que puedan volver a producirse en el futuro.Estos nuevos planteamientos fueron incorporados en la Ley 16/2010, de 20 de diciembre, mediante el Decreto-Ley 5/2020, de 18 de junio, por el que se regulan las medidas extraordinarias que deben adoptarse en la atención social en los centros residenciales de personas mayores y personas con discapacidad en Castilla y León para garantizar la protección de usuarios y profesionales ante situaciones excepcionales de salud pública declaradas oficialmente.La disposición final primera del referido Decreto-Ley 5/2020, modifica el artículo 68 de la Ley 16/2010, de 20 de diciembre, incorporando el deber de colaboración específica de las entidades titulares de los centros de atención social de carácter residencial de personas mayores, y de personas con discapacidad, que deberán suministrar información permanentemente actualizada, a través del dispositivo informático habilitado a estos efectos por la Administración de la Comunidad de Castilla y León. Los datos que se deben suministrar se refieren a la relación nominal de personas residentes en los centros y del personal que preste sus servicios en aquellos, así como cualquier otra información sobre las necesidades de atención de las personas usuarias. La norma prevé que la información suministrada se utilizará con el fin de realizar un seguimiento permanente y en tiempo real del cumplimiento de la normativa vigente. Asimismo, prevé la reutilización pública de los datos recabados que podrán ser tratados para fines de archivo en interés público, de investigación científica, histórica o fines estadísticos que den lugar a la implementación de acciones de mejora en la prestación del servicio público. Asimismo, se establece que los centros residenciales contarán con un procedimiento de elaboración, conservación y acceso a la documentación y a los registros administrativos, que se deberá ajustar a las obligaciones y requisitos establecidos en la normativa vigente sobre protección de datos personales.Por otra parte, se debe traer a colación como el deber de suministrar información de forma electrónica aparece recogido en el artículo 14 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y en el artículo 3.3 del Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos.A través de la presente orden, se va a implementar el sistema de información electrónica de proveedores de servicios sociales en el ámbito de la atención social de personas mayores y personas con discapacidad en Castilla y León, mediante el aplicativo informático «REPRISS» para la gestión de datos y de comunicación inmediata entre las entidades titulares de centros y servicios de atención social y el organismo competente de la Administración de la Comunidad en materia de servicios sociales. En línea con lo establecido en la Ley 39/2006, de 14 de diciembre, de Promoción de la Autonomía Personal y Atención a las personas en situación de dependencia, el referido aplicativo informático se concibe desde una perspectiva integradora y global, contemplando la atención de los centros sociales, así como los servicios de atención a las personas dependientes y desarrollo de la promoción de la autonomía personal, en su totalidad.En consecuencia, el sistema de información electrónica de proveedores de servicios sociales en el ámbito de las personas mayores y personas con discapacidad en Castilla y León, a través del aplicativo informático para el tratamiento de datos por parte de las entidades titulares de centros y servicios de atención social, se constituye como un instrumento único y exclusivo que posibilitará la unificación progresiva del intercambio de datos en una única plataforma, y facilitará la supervisión de la información que las señaladas entidades están obligadas a facilitar y, asimismo, a poner a disposición del personal público encargado del seguimiento y comprobación del cumplimiento de la normativa vigente.Del mismo modo, con la presente orden, se facilitará a las entidades el cumplimiento de la obligación legal de comunicarse electrónicamente con las Administraciones públicas, así como la actualización permanente de la información que resulte preceptiva y se agilizarán las gestiones administrativas de carácter general derivadas de las relaciones establecidas entre las entidades proveedoras de servicios y la Gerencia de Servicios Sociales de Castilla y León.En la elaboración y tramitación de esta orden se ha actuado conforme a los principios de buena regulación, necesidad, eficacia, proporcionalidad, seguridad jurídica, transparencia y eficiencia, previstos en el artículo 129 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y a los principios de accesibilidad, coherencia y responsabilidad que establece el artículo 42 de la Ley 2/2010, de 11 de marzo, de Derechos de los Ciudadanos en sus relaciones con la Administración de la Comunidad de Castilla y León y de Gestión Pública.En su virtud, en el ejercicio de las facultades atribuidas en la Ley 3/2001, de 3 de julio, del Gobierno y de la Administración de la Comunidad Autónoma de Castilla y León,DISPONGO

Artículo 1. 
Objeto.

1. El objeto de la presente orden es regular el sistema de información electrónica de proveedores de servicios sociales de la Administración de la Comunidad de Castilla y León, en el ámbito de la atención social a las personas mayores y a las personas con discapacidad.

2. Este sistema de información electrónica se articula a través de un aplicativo informático de gestión de datos denominado «REPRISS» que recoge los datos e información que la Administración de la Comunidad de Castilla y León necesita para el adecuado seguimiento de los centros y servicios a los que se aplica esta orden.

3. Los datos y la información que constituyen el contenido de REPRISS figuran en el Anexo de esta orden y están disponibles en la sede electrónica de la Administración de la Comunidad de Castilla y León (https://www.tramitacastillayleon.jcyl.es). El contenido de dicho anexo podrá ser actualizado por el órgano responsable del aplicativo REPRISS, al objeto de mejorar la atención que reciben las personas usuarias de los centros y servicios de atención social de la Comunidad.

Artículo 2. 
Ámbito de aplicación.

Esta orden se aplicará a las entidades titulares y gestoras de los centros y servicios de atención social de personas mayores y personas con discapacidad en el ámbito de la Comunidad de Castilla y León.

Artículo 3. 
Finalidad.

La finalidad del sistema de información electrónica de proveedores de servicios sociales de la Administracion de la Comunidad de Castilla y León es:

a) Facilitar a las entidades titulares de los centros y servicios de atención social de personas mayores y personas con discapacidad, dentro del marco de su relación electrónica con la Administración de la Comunidad de Castilla y León, en su calidad de personas jurídicas, un cauce específico de comunicación electrónica que les permita cumplir con las concretas obligaciones que se les impone en el ámbito de los servicios sociales.

b) Disponer de información relevante para el fomento de actuaciones dirigidas a evaluar, mejorar y optimizar la calidad del sistema de servicios sociales de responsabilidad pública.

c) Posibilitar la actualización permanente de la información exigida en esta orden a las entidades titulares de los centros y servicios de atención social de personas mayores y personas con discapacidad, para permitir a la Administración de la Comunidad de Castilla y León realizar un seguimiento permanente, ágil y en tiempo real, del cumplimiento de la normativa vigente por aquellas.

d) Permitir el seguimiento de las prestaciones y servicios que forman parte del sistema de servicios sociales de responsabilidad pública, obteniendo información unificada de los servicios prestados para optimizar la intervención, evitar solapamientos e incompatibilidades y mejorar la eficacia del sistema.

Artículo 4. 
Responsable del aplicativo REPRISS.

1. La persona titular del órgano ejecutivo unipersonal de la Gerencia de Servicios Sociales será la responsable del aplicativo REPRISS y de su funcionamiento, así como de llevar a cabo todos los desarrollos correctivos y evolutivos que sean necesarios para hacer efectiva su finalidad.

2. La persona titular del órgano ejecutivo unipersonal de la Gerencia de Servicios Sociales realizará las siguientes actuaciones:

  • a) Designará el órgano responsable de la gestión y administración de REPRISS, que será quien facilite las credenciales correspondientes de perfil de usuario a las personas designadas por las entidades titulares y pondrá a disposición de las entidades y los usuarios designados, las orientaciones necesarias para el adecuado manejo y consulta de REPRISS, así como un servicio de resolución de dudas e incidencias técnicas.
  • b) Designará al personal responsable de procurar la formación adecuada al personal dependiente de la Gerencia de Servicios Sociales de Castilla y León, encargado de la gestión de la información disponible en REPRISS.
  • c) Velará, como responsable del tratamiento de los datos personales que obren en REPRISS, por el cumplimento de las obligaciones establecidas en la normativa sobre protección de datos en el tratamiento que se realice de aquellos en la plataforma, debiendo figurar, dicho tratamiento, en el registro de las actividades de tratamiento de datos del organismo. Y, en todo caso, deberá facilitar los medios oportunos para que las personas interesadas puedan ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación, oposición, limitación y portabilidad sobre sus datos personales.
  • d) Facilitará la interoperabilidad de REPRISS con los sistemas informáticos de las entidades titulares y, en su caso, de las gestoras de los centros y servicios afectados por esta orden.
  • Artículo 5. 
    Obligaciones de las entidades titulares de centros y servicios.

    1. Las obligaciones por parte de las entidades titulares son las siguientes:

  • a) Las entidades titulares y, en su caso, las gestoras, de los centros y servicios de atención social de personas mayores y personas con discapacidad en Castilla y León están obligadas a facilitar los datos e información que se contienen en REPRISS y que figuran en el anexo de esta orden, así como a su mantenimiento y permanente actualización, disponiendo de un plazo máximo de 5 días hábiles, desde la producción y/o constancia del hecho, para incorporar la variación de los datos al sistema.
  • b) En el caso de los centros, los directores, como encargados del buen funcionamiento de éstos, y en base a las competencias atribuidas en la normativa de aplicación, serán los responsables de la incorporación de los datos y documentación que figura en el anexo de esta orden, así como de su mantenimiento y permanente actualización.
  • c) Las entidades titulares y en su caso, las gestoras, de los centros y servicios afectados por esta orden, como encargados del tratamiento de los datos de carácter personal en su ámbito de actuación, deberán informar específicamente de forma fehaciente y comprensible a las personas usuarias y a los profesionales que trabajen en dichos centros, del tratamiento de sus datos en REPRISS y de su finalidad, debiendo figurar este tratamiento en el registro de las actividades de tratamiento de dichas entidades que deberá estar disponible para su consulta por los usuarios y profesionales en los centros residenciales.
  • 2. La ausencia de los datos e información que se indican en el anexo de esta orden, o su aportación incorrecta o incompleta, una vez requerida subsanación específica por el personal inspector y/o técnico del seguimiento y control de centros y servicios, constituye una infracción grave regulada en el artículo 116. z) de la Ley 16/2010, de 20 de diciembre.

    Artículo 6. 
    Contenido.

    1. Los datos e información que se aportarán electrónicamente en REPRISS que afectan al ámbito del seguimiento y control de la actividad de los centros y servicios, por parte del órgano competente en materia de servicios sociales de la Administración de la Comunidad, y que figuran en el anexo de esta orden, será de dos tipos:

  • a) Datos de grabación en los apartados correspondientes de REPRISS.
  • b) Documentos para incorporar en el repositorio del aplicativo informático.
  • 2. Las actualizaciones del anexo de esta orden estarán disponibles a través de los procedimientos de autorización e inscripción de entidades, centros y servicios habilitados en la sede electrónica (https://www.tramitacastillayleon.jcyl.es).

    Artículo 7. 
    Funcionamiento del aplicativo REPRISS.

    1. Los centros y servicios de atención social de personas mayores y personas con discapacidad en Castilla y León serán dados de alta en REPRISS de oficio por el órgano competente en materia de autorización e inscripción de entidades, servicios y centros de la Gerencia de Servicios Sociales de Castilla y León.

    2. El alta contendrá los datos que figuran en el asiento registral donde ha quedado inscrita la entidad en el Registro de entidades, servicios y centros de la Administracion de la Comunidad, y será comunicada electrónicamente a las entidades titulares de los centros y servicios, quienes deberán iniciar el proceso de cumplimentación y actualización de la información que figura en el anexo de esta orden, designando los usuarios que dispondrán de las credenciales para ello.

    Artículo 8. 
    Acceso a los datos de REPRISS.

    1. En la Gerencia de Servicios Sociales de Castilla y León, tendrán acceso a la información contenida en REPRISS los profesionales que tengan asignadas las funciones de seguimiento y verificación de datos para el desarrollo de la actividad inspectora.

    2. Excepcionalmente, el órgano de la Gerencia de Servicios Sociales responsable de la gestión y administración de REPRISS, podrá autorizar el acceso a los datos del aplicativo a otros órganos de control y seguimiento de la administración autonómica o de las administraciones locales con competencia en materia de servicios sociales, siempre que esté motivado por causa de salud pública, interés general o de protección de las personas trabajadoras y/o usuarias. El acceso a los datos de los centros se realizará de forma desagregada, pertinente y limitada a los datos estrictamente necesarios, en relación con los fines para los que son tratados. En estos casos, deberá comunicarse el tratamiento a las entidades titulares afectadas.

    3. El aplicativo REPRISS permitirá el acceso, respecto de sus propios datos, a cada entidad titular, y en su caso, gestora.

    4. Todas aquellas personas que tengan acceso a los datos que obren en REPRISS quedarán sujetas al deber de confidencialidad que establece la legislación en materia de protección de datos y, en su caso, la normativa de aplicación sobre la función pública.

    Artículo 9. 
    Banco de datos de directores.

    1. Los datos referidos a las personas que desempeñen las funciones de dirección de los centros constituirán un listado que se denominará Banco de datos de directores y pasará a formar parte del catálogo de datos abiertos del Portal de Gobierno Abierto de la Junta de Castilla y León. Los datos se grabarán de oficio por la Gerencia de Servicios Sociales de Castilla y León, a partir de la información disponible en el Registro de entidades, servicios y centros de carácter social de la Administración de la Comunidad.

    2. Estos datos deberán ser verificados, y en su caso, completados en REPRISS, por las entidades titulares de los centros y, en su caso, las entidades gestoras, sirviendo de base para la elaboración del listado público de profesionales que desempeñan las funciones de dirección en centros autorizados de carácter social para la atención a las personas mayores, y a las personas con discapacidad.

    Disposición adicional 

    Disposición adicional. 
    Plazo de adaptación.

    Las entidades titulares de centros y servicios y, en su caso, las entidades gestoras, que resulten afectadas por lo dispuesto en esta orden, dispondrán de un plazo máximo de dos meses desde su publicación en el Boletín Oficial de Castilla y León, para su adaptación al funcionamiento del aplicativo REPRISS.

    Disposición final 

    Disposición final. 
    Entrada en vigor.

    La presente orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial de Castilla y León.

    Valladolid, 9 de noviembre de 2021.

    La Consejera,

    Fdo.: M.ª Isabel Blanco Llamas