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Lunes a Jueves: 10:00-14:00 y 16:00-18:00 / Viernes: 9:00-14:00Decreto Foral 95/2021, de 22 de junio, de la Diputación Foral de Bizkaia por el que se aprueba la política de gestión de documentos electrónicos de la Diputación Foral de Bizkaia.
Vigente desde 06/07/2021 | BOB 126/2021 de 5 de Julio de 2021
La política de gestión de documentos electrónicos regulada en la presente norma resulta de aplicación a todos los Departamentos de la Diputación Foral de Bizkaia. Asimismo, es aplicable a las actuaciones y procedimientos tributarios, sin perjuicio de las especialidades establecidas por la Norma Foral 2/2005 y sus disposiciones de desarrollo respecto a la aplicación de los tributos, la potestad sancionadora, la revisión en vía administrativa, las actuaciones y procedimientos de aplicación de los tributos en supuestos de delito contra la hacienda pública y la recuperación de ayudas de estado que afecten al ámbito tributario.
En todo aquello no previsto por la presente norma se han de aplicar las normas contenidas en el RD 3/2010, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad, y en el RD 4/2010, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad, ambos en el ámbito de la Administración Electrónica, y su normativa de desarrollo.
La gestión organizada de la documentación electrónica se alcanza mediante los siguientes instrumentos: el catálogo de procedimientos, trámites y servicios, las tipologías documentales y los tipos de documento, los estándares de formatos de documentos electrónicos, los metadatos y el esquema de metadatos, el cuadro de clasificación y el calendario de conservación.
Todos los procesos de gestión documental de la Diputación Foral quedan sujetos a auditorías anuales que evalúen la adecuación y el cumplimiento de la política de gestión de documentos electrónicos por los diferentes Departamentos en los procesos de gestión de la documentación electrónica.
Vigencia desde: 06-07-2021
Mediante el Decreto Foral de la Diputación Foral de Bizkaia 90/2011, de 24 de mayo, se aprobó el Reglamento de Organización y Gestión del Sistema de Archivo Administrativo de la Diputación Foral de Bizkaia, configurándolo como el sistema de gestión de la documentación administrativa de la Diputación Foral de Bizkaia en soporte físico.
La progresiva implantación de la administración electrónica en la Diputación Foral de Bizkaia ha supuesto la elaboración de diferente normativa para hacer efectiva la incorporación de medios electrónicos tanto en su gestión interna como en las relaciones con la ciudadanía.
El marco normativo en materia de administración electrónica de la Administración Foral lo constituye el Decreto Foral 62/2015, de 5 de mayo, de Administración Electrónica. Este instrumento jurídico regula en su título VI todo lo relativo a los documentos electrónicos. Asimismo establece, en su artículo 27.2, que la Diputación Foral de Bizkaia, a propuesta del órgano responsable de la gestión del sistema de archivo administrativo de la Diputación Foral de Bizkaia, y sus Organismos Públicos, a instancias de los órganos competentes correspondientes, aprobarán y publicarán sus respectivas políticas de gestión de documentos electrónicos en las que se incluirán los criterios de administración necesarios para garantizar la recuperación, conservación e interoperabilidad de los documentos y expedientes electrónicos, así como las directrices para la asignación de responsabilidades y la definición de los programas, procesos y controles de gestión de documentos y administración de los repositorios electrónicos.
El mandato a las Administraciones Públicas para adoptar la definición de una Política de gestión de documentos electrónicos, como una de la medidas organizativas y técnicas necesarias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relación con la recuperación y conservación de los documentos, deriva del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración. Posteriormente, mediante Resolución de 28 de junio de 2012, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, se aprobó la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos, que establece las directrices para la definición de las Políticas de gestión de documentos electrónicos en las Administraciones Públicas.
Por otro lado, en la norma básica del Procedimiento administrativo común de las Administraciones Públicas, Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, se establece la obligatoriedad de que los actos, los documentos administrativos y los expedientes administrativos sean en formato electrónico. En relación con el archivo de documentos, determina que es preceptivo por cada Administración el mantenimiento de un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados. Asimismo, la Ley 40/2015, de 1 de octubre, norma básica de Régimen jurídico del Sector Público, en relación con el archivo de documentos ordena el almacenamiento por medios electrónicos de todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas, salvo cuando no sea posible.
El presente Decreto oral constituye el instrumento adecuado para la reglamentación pretendida, cuyo interés general se justifica al amparo del artículo 27.2 del Decreto Foral 62/2015, de 5 de mayo, de Administración Electrónica, así como del resto de normativa mencionada anteriormente. Además, esta norma responde a los principios de buena regulación establecidos en la Ley 39/2015, de 1 de octubre. Por otra parte, resulta coherente con el resto del ordenamiento jurídico, al que, precisamente, pretende adaptarse mediante una regulación limitada a aspectos indispensables que no comportan medidas restrictivas de derechos ni mayores obligaciones que las previstas en la legislación básica aplicable. Igualmente contribuye a mejorar la seguridad jurídica en la Diputación Foral de Bizkaia al establecer unas directrices comunes relativas a gestión de la documentación electrónica.
Por otra parte, procede significar que, de conformidad con lo previsto en el artículo 41 del Estatuto de Autonomía para el País Vasco, aprobado por medio de la Ley Orgánica 3/1979, de 18 de diciembre, y en el Concierto Económico con la Comunidad Autónoma del País Vasco, aprobado por medio de la Ley 12/2002, de 23 de mayo, la normativa básica anteriormente citada no resulta de aplicación a las actuaciones y procedimientos tributarios, que se rigen por lo dispuesto en los títulos III, IV, V, VI y VII de la Norma Foral 2/2005, de 10 de marzo, General Tributaria del Territorio Histórico de Bizkaia y en sus disposiciones de desarrollo, así como en el resto de disposiciones aprobadas por la Diputación Foral de Bizkaia en el ejercicio de las competencias que, formando parte del núcleo intangible de la foralidad, le reconoce el ordenamiento jurídico vigente.
Ahora bien, parece razonable utilizar una misma infraestructura tecnológica y organizativa para el desarrollo de las funciones del sistema de gestión documental en lo relativo a las actuaciones y procedimientos de aplicación de los tributos y para el resto actuaciones en los distintos ámbitos materiales de la competencia de la Diputación Foral de Bizkaia, sin perjuicio de las particularidades establecidas en el Servicio BizkaiBai, regulado en los artículos 42 y siguientes del Reglamento de gestión de los tributos del Territorio Histórico de Bizkaia, aprobado por medio del Decreto Foral de la Diputación Foral de Bizkaia 112/2009, de 21 de julio.
En este sentido, por razones de eficacia y eficiencia en el empleo de los recursos técnicos de la Diputación Foral de Bizkaia y como consecuencia del desarrollo de determinados elementos de infraestructura tecnológica común para toda la Diputación Foral de Bizkaia, denominados como elementos BAT (Bizkaiko Azpiegitura Teknologikoa), se considera conveniente que el sistema de gestión documental sea único para el conjunto de la Diputación Foral de Bizkaia, sin que ello implique menoscabo alguno respecto a la autonomía foral en relación con las competencias en materia de actuaciones y procedimientos tributarios, puesto que esta decisión no es sino el ejercicio de la competencia de autoorganización que también reconoce con carácter exclusivo a la Diputación Foral de Bizkaia el artículo 37 del Estatuto de Autonomía para el País Vasco, aprobado por medio de Ley Orgánica 3/1979, de 18 de diciembre, ni tampoco limitación alguna para el establecimiento por parte de la normativa tributaria de las especialidades formales y sustantivas que se consideren necesarias.
En el procedimiento de elaboración de esta disposición se han seguido las prescripciones establecidas en el Decreto Foral de la Diputación Foral de Bizkaia 2/2017, de 17 de enero, por el que se regula el procedimiento de elaboración de disposiciones de carácter general en la Diputación Foral de Bizkaia, habiéndose emitido los informes jurídicos departamental, de control económico, de legalidad y de evaluación previa de impacto en función del género, en virtud, este último, de las directrices aprobadas por la Norma Foral 4/2018, de 20 de junio, para la Igualdad de Mujeres y Hombres.
La competencia para la aprobación del presente Decreto foral corresponde a la Diputación Foral de Bizkaia, de acuerdo con las atribuciones previstas en los artículos 15, 17, 63 y 64 de la Norma Foral 3/1987, de 13 de febrero, sobre organización, régimen y funcionamiento de las instituciones forales del Territorio Histórico de Bizkaia.
Por otro lado, mediante el Decreto Foral 39/2021, de 13 de abril, de la Diputación Foral de Bizkaia, de segunda modificación del Decreto Foral 101/2019, de 1 de julio, por el que se establecen los departamentos de la Diputación Foral de Bizkaia y sus áreas de actuación y funciones, se establece que la Dirección General de Atención Ciudadana y Servicios Digitales pasará a depender del Gabinete de Estrategia Digital y Corporativa y, con fundamento en su Anexo segundo, se modifica la denominación, que pasa a ser Dirección General de Digitalización y Atención Ciudadana.
Asimismo, y en uso de la habilitación conferida por la Disposición adicional Tercera del Decreto Foral 11/2020, de 4 de febrero, de la Diputación Foral de Bizkaia, por el que se aprueba el Reglamento que regula el Gabinete del Diputado General y el Gabinete de Estrategia Digital y Corporativa , que establece que, a los efectos de tramitar la gestión y elaboración de los proyectos de disposiciones normativas y de propuestas de acuerdos de Consejo de Gobierno en cuantas materias específicas le corresponden al Gabinete de Estrategia Digital y Corporativa, se habilita y establece que compete a la diputada Foral de Administración Pública y Relaciones Institucionales elevar y proponer al Consejo de Gobierno y firmar las propuestas que le realice el Jefe de dicho Gabinete y que tienen su habilitación económica en la correlativa competencia presupuestaria ubicada en el orgánico del Departamento de Administración Pública y Relaciones Institucionales, del que la Diputada Foral ostenta la titularidad y la competencia orgánica y funcional; todo ello dando cumplimiento al artículo 39 de la Norma Foral 3/1987, de 13 de febrero, sobre Elección, Organización, Régimen y Funcionamiento de las Instituciones Forales del Territorio Histórico de Bizkaia.
En su virtud, a iniciativa de la diputada foral del Departamento de Administración Pública y Relaciones Institucionales y del diputado foral del Departamento de Hacienda y Finanzas, previa deliberación de la Diputación Foral de Bizkaia,
DISPONGO:
Aprobar la política de gestión de documentos electrónicos de la Diputación Foral de Bizkaia, cuyo texto íntegro se incorpora como anexo al presente Decreto Foral.
Lo dispuesto en este Decreto Foral resultará de aplicación a las actuaciones y procedimientos tributarios, sin perjuicio de las especialidades que se establezcan en virtud de lo dispuesto en los títulos III, IV, V, VI y VII de la Norma Foral 2/2005, de 10 de marzo, General Tributaria del Territorio Histórico de Bizkaia, y en sus disposiciones de desarrollo.
La presente regulación se establece sin perjuicio de las normas generales y específicas vigentes en materia de gestión documental integral.
En todo aquello no previsto expresamente por el presente Decreto Foral serán de aplicación las normas contenidas en el Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad, y en el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad, ambos en el ámbito de la Administración Electrónica, y su normativa de desarrollo.
La presente política de gestión de documentos electrónicos entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial de Bizkaia».
En Bilbao, a 22 de junio de 2021.
El Diputado General,
UNAI REMENTERIA MAIZ
1. La Política de gestión de documentos electrónicos (PGDE) de la Diputación Foral de Bizkaia (DFB) tiene por objeto establecer el conjunto de criterios comunes asumidos por la Diputación Foral de Bizkaia con respecto a la gestión de los documentos y expedientes electrónicos producidos y gestionados por la Diputación Foral de Bizkaia.
2. La finalidad de la política de gestión de documentos electrónicos es garantizar la autenticidad, integridad, fiabilidad, disponibilidad, accesibilidad, trazabilidad, interoperabilidad, confidencialidad y conservación de la documentación electrónica durante todo su ciclo de vida. Todo ello se hará de manera que se asegure la correcta gestión, tratamiento, recuperación y conservación de la documentación que ha de servir como evidencia de la actuación administrativa, garantía de la ciudadanía y conocimiento de la actividad realizada por la Diputación Foral de Bizkaia.
3. La presente política se integra en el marco general de gestión de documentos de la Diputación Foral de Bizkaia y, en particular, con la Política de Seguridad de la Información recogida en el texto aprobado el día 21 de marzo de 2017 por la Diputación Foral de Bizkaia.
Esta Política de gestión de documentos electrónicos será de aplicación a todos los Departamentos de la Diputación Foral de Bizkaia.
Esta Política de gestión de documentos electrónicos será de aplicación a las actuaciones enmarcadas en la gestión de la documentación electrónica producida y gestionada por la Diputación Foral de Bizkaia en su actuación administrativa, con independencia de su soport.
Los actores involucrados en la definición, aprobación, implantación y uso de la presente política de gestión de documentos electrónicos serán, como mínimo, los siguientes:
1. El Consejo de Gobierno de la Diputación Foral de Bizkaia. Le corresponde aprobar la Política de Gestión de documentos electrónicos de la Diputación Foral de Bizkaia.
2. Los Diputados y las Diputadas forales de los Departamentos competentes en materia de administración electrónica, gestión documental y materia tributaria. Les corresponde, a propuesta del órgano responsable de la gestión del sistema de archivo administrativo de la Diputación Foral de Bizkaia, impulsar y proponer la aprobación y modificación de la Política de Gestión de documentos electrónicos de la Diputación Foral de Bizkaia.
3. Las personas responsables de los procesos de gestión administrativa. Les corresponde garantizar la aplicación de la Política de gestión de documentos electrónicos en el marco de los procesos de gestión a su cargo.
4. El personal archivero encargado de la gestión documental electrónica. Le corresponde planificar, implantar y administrar los sistemas y programas de tratamiento documental y participar en el diseño, implementación y actualización de los sistemas de gestión y conservación de la documentación electrónica. Este personal deberá estar debidamente cualificado, dedicado e instruido en gestión y conservación de documentación electrónica.
5. Personas implicadas en tareas de tratamiento de documentación electrónica, esto es, las que crean, reciben, mantienen y usan dicha documentación como parte de su labor diaria. Les corresponde aplicar y ejecutar lo establecido en la PGDE
El ciclo de vida de un documento electrónico es el conjunto secuencial de etapas por las que atraviesa desde su diseño y creación hasta que es objeto de las decisiones finales sobre su conservación o expurgo.
La PGDE se aplicará a todas las etapas del ciclo vida de la documentación electrónica de la Diputación Foral de Bizkaia: diseño y creación, registro, captura, distribución, clasificación, descripción, acceso, calificación, transferencia, conservación, obtención de copias electrónicas auténticas de sustitución de documentación en soporte papel y expurgo.
5.1. Diseño y creación
Los documentos electrónicos diseñados y creados por la Diputación Foral de Bizkaia han de cumplir con los formatos recogidos en sus estándares tecnológicos, para garantizar su autenticidad, integridad, fiabilidad, disponibilidad, accesibilidad, trazabilidad e interoperabilidad.
En caso de que los documentos electrónicos necesiten una firma electrónica, esta deberá ajustarse al Reglamento (UE) Nº 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de julio de 2014 relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior, a la Norma Técnica de Interoperabilidad de política de firma y sello electrónicos y de certificados de la administración según el ámbito establecido en el artículo 3 del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica, así como a la regulación sobre los sistemas de firma aprobados por la Diputación Foral de Bizkaia.
Los documentos electrónicos cuya autenticidad necesite ser acreditada deberán incorporar un código de verificación electrónico (CVE). Este consiste en un localizador alfanumérico, generado electrónicamente, que se inserta en los documentos electrónicos y que permite verificar la autenticidad, integridad y validez de las copias en papel de los documentos emitidos por la Diputación Foral de Bizkaia, así como las firmas electrónicas incluidas en dichos documentos. El servicio de verificación de documentos y sus firmas se encuentra disponible en la sede electrónica de la Diputación Foral de Bizkaia.
5.2. Registro
El registro es un proceso que marca la entrada o salida de los documentos en la Administración, a través del cual se le asigna a cada uno de ellos un identificador único que hace posible el seguimiento de los mismos en los trámites y actuaciones realizadas dentro de los procedimientos administrativos.
Los documentos en formato digital se registrarán en la Diputación Foral de Bizkaia de conformidad con el Decreto Foral 6/2020, de 10 de febrero, de la Diputación Foral de Bizkaia, del registro electrónico general de documentos de la Diputación Foral de Bizkaia.
5.3. Captura
La captura de documentos electrónicos consiste en su incorporación al Gestor Documental de la Diputación Foral de Bizkaia dotándolos de un identificador que garantice su identificación.
La finalidad principal de la captura, además del propio almacenamiento, es establecer una relación entre el documento, su productor y el contexto en que se originó. Para ello, se le asignarán los metadatos mínimos obligatorios definidos en la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico, y cualesquiera otros que sean necesarios.
5.4. Distribución
Todos los documentos electrónicos registrados deberán ser distribuidos telemáticamente a los Departamentos responsables de su tramitación.
5.5. Clasificación
La clasificación consiste en establecer una estructura jerárquica y lógica que permite agrupar intelectualmente los documentos y expedientes generados en el ejercicio de la actividad administrativa, con el doble fin de comprender las relaciones que mantienen entre sí y de facilitar su recuperación.
La base principal de la clasificación de la documentación de la DFB será funcional, esto es, se fundamentará en las competencias, funciones y actividades de la DFB.
5.6. Descripción
La descripción es una representación intelectual que permite identificar, gestionar, localizar, contextualizar y recuperar la documentación. Por ello, es necesario que todos los documentos electrónicos y expedientes electrónicos sean descritos mediante el esquema de metadatos de la Diputación Foral de Bizkaia.
Cuando un documento se incorpore a la tramitación de un expediente será obligatorio informar sobre el tipo documental al que pertenece.
5.7. Acceso
El acceso es la capacidad de los documentos electrónicos para ser localizados, recuperados, consultados y, en su caso, utilizados.
El acceso a los documentos electrónicos de la Diputación Foral de Bizkaia se garantizará durante el tiempo y bajo las condiciones que establezca la DFB de acuerdo con lo dispuesto en la normativa sobre protección de datos personales; por la normativa dictada por la DFB en las materias de transparencia, de seguridad de la información y de administración electrónica; por la normativa de patrimonio documental, histórico y cultural, si procede; por la normativa específica que resulte aplicable en cada caso; y por el dictamen de la Comisión de Valoración, Selección y Eliminación de Documentos de la DFB (Covasel).
El acceso a los documentos y expedientes electrónicos y a sus metadatos asociados se garantiza en cualquier fase de su ciclo de vida y dejará constancia en el sistema de gestión documental.
5.8. Calificación
La calificación es un conjunto de actividades que incluye la valoración de los documentos electrónicos y expedientes electrónicos, indicándose los que se consideren esenciales, y la determinación de los plazos de conservación. La calificación afectará a toda la documentación de la Diputación Foral de Bizkaia, se considere esencial o no.
Se entiende por documentación esencial la indispensable para que la Diputación Foral de Bizkaia pueda alcanzar sus objetivos, cumplir con sus obligaciones diarias de servicio, y respetar la legalidad vigente y los derechos de las personas y de la propia Diputación Foral de Bizkaia. Será tratada de acuerdo con la Política de Seguridad de la Diputación Foral de Bizkaia.
Se consideran documentos esenciales, como mínimo, los siguientes:
La responsabilidad de emitir los acuerdos de calificación de la documentación corresponde a la Comisión de Valoración, Selección y Eliminación de Documentos de la DFB (Covasel).
5.9. Transferencia
Los expedientes de los procedimientos administrativos y sus documentos, una vez hayan concluido su tramitación y debidamente cerrados, se incorporarán al archivo electrónico, mediante una serie de procesos técnicos denominados transferencia.
5.10. Conservación
Se entiende por conservación el conjunto de operaciones destinadas a asegurar la permanencia de los documentos electrónicos a lo largo del tiempo, de forma que se mantengan adecuadamente su contenido, su contexto, sus características y sus metadatos, y que sean accesibles en todo momento.
La Diputación Foral de Bizkaia cuenta con un archivo electrónico único destinado a almacenar toda su documentación electrónica que deba ser mantenida en las condiciones requeridas para su correcta conservación a largo plazo.
Se realizarán periódicamente revisiones sobre el estado de la documentación electrónica y sus necesidades de actualización debidas a la caducidad de las firmas electrónicas o sellos electrónicos, la obsolescencia de los formatos de los documentos o la del sistema informático que soporte el archivo electrónico único, o a cualquier otro motivo; y en consecuencia con sus resultados se diseñarán estrategias para asegurar la correcta conservación de dicha documentación.
Toda operación que se realice sobre la documentación para garantizar su conservación se adaptará a la normativa vigente sobre copiado auténtico de documentos con cambio de formato, estándares de formatos de documentos electrónicos de la DFB y seguridad de la información; y dejará pistas de auditoría que se conservarán como mínimo durante el tiempo en que se conserve la propia documentación.
5.11. Obtención de copias electrónicas auténticas de sustitución de documentación en soporte papel
El copiado auténtico se hará mediante un proceso ajustado a lo establecido en el Esquema Nacional de Interoperabilidad, el Esquema Nacional de Seguridad y su normativa de desarrollo, en especial la Norma Técnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos.
El copiado se hará mediante un procedimiento normalizado de copiado auténtico mediante digitalización garantizada que asegure que la imagen digital ofrece las mismas garantías de autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad que el original. Los metadatos que genere dicho proceso quedarán asociados a la copia.
Cuando existan en la Diputación Foral de Bizkaia documentos digitalizados con anterioridad a la puesta en vigor de esta política de gestión de documentos electrónicos, la digitalización podrá ser validada en las condiciones que la DFB establezca.
Cuando la finalidad de las copias electrónicas auténticas sea sustituir documentos originales en soporte papel se habrán de cumplir las siguientes condiciones:
5.12. Expurgo
Se entiende por expurgo de la documentación el proceso de eliminación controlada e irreversible que consiste en el borrado total del documento o expediente y sus metadatos asociados y, si existiesen, de todas sus copias de seguridad y los metadatos de estas.
El expurgo se realizará de tal manera que se impidan tanto la reconstrucción de todos y cada uno de los documentos o expedientes electrónicos como la recuperación, total o parcial, y posterior uso de la información que contenían; en caso necesario se destruirá asimismo físicamente el soporte que los contuvo. La eliminación dejará traza en el sistema informático en que se realice, así como los metadatos residuales indispensables para atestiguar que dicha documentación existió, sin perjuicio de la normativa vigente sobre protección de datos.
La selección y eliminación de la documentación expurgable se efectuará en función de los plazos de permanencia y conservación que se hayan definido para cada serie documental en el calendario general de conservación. La eliminación de documentos electrónicos se realizará según lo previsto en las medidas de seguridad relativas a la protección de los soportes de información del Esquema Nacional de Seguridad.
En ningún caso se eliminará documentación que constituya patrimonio documental, de conformidad con la normativa vigente.
La gestión organizada de la documentación electrónica se alcanza mediante los siguientes instrumentos: el catálogo de procedimientos, trámites y servicios, las tipologías documentales y los tipos de documento, los estándares de formatos de documentos electrónicos, los metadatos y el esquema de metadatos, el cuadro de clasificación y el calendario de conservación.
6.1. Catálogo de procedimientos, trámites y servicios
El catálogo de procedimientos, trámites y servicios es un inventario de todos los procedimientos, trámites o servicios que pueden realizarse en cualquier departamento de la Diputación Foral de Bizkaia. En él se establece la codificación que los identifica y define, relacionándolos con la unidad administrativa o el órgano foral pertinente.
La responsabilidad de la elaboración y las directrices de actualización del catálogo de procedimientos, trámites y servicios recae en el Departamento competente en materia de administración electrónica, en colaboración con los departamentos y responsables de la gestión documental.
La responsabilidad de actualizar el catálogo de procedimientos, trámites y servicios corresponde a los Departamentos de la DFB.
6.2. Tipología documental y tipos de documento
El tipo de documento es la representación normalizada de cada unidad documental básica, esto es, de cada documento. Los tipos de documento se materializan en documentos concretos que se utilizan en la tramitación de los procedimientos administrativos.
La tipología documental engloba uno o varios tipos de documento electrónico; por lo tanto, cada documento pertenece a una sola tipología documental. Las tipologías documentales se definirán de modo corporativo para toda la Diputación Foral de Bizkaia.
La responsabilidad de actualizar la relación de tipologías documentales y la relación de los tipos de documento recae sobre el órgano competente en materia de archivo y documentación electrónicos, en colaboración con el personal responsable de gestión documental de cada departamento y con el Departamento competente en materia de administración electrónica de la Diputación Foral de Bizkaia.
6.3. Estándares de formatos de documentos electrónicos
El formato de un documento electrónico es el conjunto de sus características técnicas.
El formato condiciona la gestión de la documentación electrónica. Por tanto, al objeto de facilitar que los servicios de administración electrónica puedan prestarse en condiciones que permitan la neutralidad tecnológica y la interoperabilidad, todos los documentos electrónicos que utilice la Diputación Foral de Bizkaia en sus relaciones con la ciudadanía y otras Administraciones Públicas deberán estar codificados en formatos recogidos en los estándares tecnológicos establecidos por la DFB, que han de ajustarse a los establecidos en el Esquema Nacional de Interoperabilidad.
La responsabilidad de establecer los estándares tecnológicos de los formatos de los documentos electrónicos recae conjuntamente sobre el Departamento competente en materia de administración electrónica y el Departamento competente en materia de seguridad de la información.
6.4. Metadatos y esquema de metadatos
Los metadatos consisten en la información que describe el contenido, el contexto y la estructura de un documento electrónico o expediente electrónico, así como los agentes (personas o entidades), procesos y sistemas que lo producen y gestionan a lo largo de todo su ciclo de vida.
Los metadatos posibilitan acceder a la información de la documentación a lo largo del tiempo, comprenderla, recuperarla y dejar traza de las actuaciones sobre ella. Por tanto, toda la documentación y sus evidencias gestionadas en el ámbito del modelo de gestión documental de la Diputación Foral de Bizkaia llevarán los metadatos que permitan cumplir esos objetivos.
Un esquema de metadatos es un instrumento que define la incorporación y gestión de los metadatos de contenido, contexto y estructura de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida. Esto es, consiste en un plan que muestra las relaciones entre un conjunto de metadatos y las reglas para su uso y gestión. En consecuencia, la Diputación Foral de Bizkaia cuenta con su propio esquema de metadatos, único y corporativo.
La responsabilidad de la actualización del esquema de metadatos recae sobre el órgano competente en materia de archivo y documentación electrónicos, en colaboración con el Departamento competente en administración electrónica.
6.5. Cuadro de clasificación
El cuadro de clasificación es instrumento de gestión archivística que consiste en una tabla en la que se identifican los documentos y se estructuran en niveles codificados, jerarquizados e interrelacionados. Su nivel más relevante es la serie documental: un conjunto de documentos o expedientes homogéneos que resultan de la actividad que desarrolla una función determinada y que, por lo general, están regulados por una misma o similar norma de procedimiento.
Toda la documentación administrativa de la Diputación Foral de Bizkaia, con independencia de su soporte, se organizará en base al cuadro de clasificación, que será corporativo.
Para elaborar el cuadro de clasificación se seguirán las normas establecidas por el Consejo Internacional de Archivos y, en su caso, los estándares estatales de obligado cumplimiento.
La responsabilidad de elaborar y actualizar el cuadro de clasificación recae sobre el órgano competente en materia de archivo y documentación electrónicos, en colaboración con el personal responsable de las unidades administrativas de los Departamentos de la Diputación Foral de Bizkaia.
6.6. Calendario general de conservación
El calendario general de conservación es el instrumento que establece las decisiones de disposición (transferencia, conservación y expurgo) para cada serie documental. Será corporativo para toda la Diputación Foral de Bizkaia.
La responsabilidad de la elaboración y actualización del calendario de conservación corresponde al órgano competente en materia de archivo y documentación electrónicos, previo acuerdo de la Comisión de Valoración, Selección y Eliminación de Documentos de la Diputación Foral de Bizkaia (Covasel).
La Diputación Foral de Bizkaia garantizará que todo su personal con cualquier tipo de función o responsabilidad en materia de gestión y conservación de documentos electrónicos y expedientes electrónicos cuente con los conocimientos adecuados para el cumplimiento de sus funciones. Para ello, dicho personal recibirá la formación específica adecuada a cada caso.
La responsabilidad de diseñar y llevar a cabo los planes de formación corresponde al órgano competente en materia de función pública, en colaboración con órgano competente en materia de archivo y documentación electrónicos.
Todos los procesos de gestión documental de la Diputación Foral de Bizkaia serán sujetos a auditorías anuales que evalúen la adecuación y el cumplimiento de la PGDE por los diferentes Departamentos en los procesos de gestión de la documentación electrónica.
Las auditorías se realizarán por personal al servicio de la Diputación Foral de Bizkaia, sin perjuicio de que las destinadas a obtener certificaciones ISO corran a cargo de un organismo certificador externo.
La auditoría analizará el cumplimiento de los requisitos fundamentales de esta política de gestión de documentos electrónicos y, a partir de la segunda auditoría inclusive, la puesta en práctica de las acciones que se hayan considerado necesarias en la auditoría precedente.
El informe resultante se enviará al personal directivo relacionado con la gestión documental y al personal responsable de los servicios y procesos auditados. De acuerdo con los resultados de la auditoría se establecerán acciones preventivas, correctivas y de mejora, según corresponda.
Los registros de supervisión y auditoría se mantendrán durante al menos cinco años desde la fecha en que se hayan generado.
La responsabilidad de impulsar las auditorías recae sobre el órgano competente en materia de archivo y documentación electrónicos.
Los Diputados y Diputadas forales de los Departamentos competentes en materia de administración electrónica, de gestión documental y materia tributaria, a propuesta del órgano competente en materia de archivo y documentación electrónicos, propondrán la actualización y/o modificación de la Política de gestión de documentos electrónicos.