Implantación de expedientes administrativos básicos en el gestor de expedientes EsKuA en determinados entes locales de Gipuzkoa

El Consejo de Gobierno Foral ha adoptado el siguiente acuerdo en su reunión de 23 de septiembre de 2025:

«La transformación pública es un proceso integral de cambio en la administración que busca construir un nuevo modelo de gestión más eficiente, transparente, inclusivo, sostenible y centrado en las personas. Implica, en esencia, replantear de forma estructural la manera en la que las instituciones públicas se organizan, toman decisiones, prestan servicios y se relacionan con la ciudadanía.

Esta transformación se articula en torno a tres componentes clave: las personas, los procesos y la estructura organizativa.

Estos componentes se desarrollan dentro de un marco estratégico definido por tres dimensiones interdependientes: tecnológica, organizativa y jurídica.

La adopción de una visión de transformación pública permite avanzar hacia una administración innovadora y transformadora, capaz de adaptarse a los desafíos actuales y futuros, y de generar confianza, cercanía y valor social en su relación con la ciudadanía.

En este camino hacia la transformación pública, la transformación digital se presenta como un proceso de construcción de un nuevo modelo de administración pública, es decir, una administración digital basada en el uso intensivo e innovador de los medios electrónicos y de las tecnologías disruptivas.

La transformación digital en la administración pública es un proceso integral y profundo que implica la incorporación y uso estratégico de tecnologías digitales para cambiar la forma en que las instituciones públicas operan, gestionan sus recursos y servicios, y se relacionan con la ciudadanía. Implica, por tanto, repensar, desde su inicio, los servicios, la organización y los procesos, aprovechando las tecnologías digitales para innovar y generar un cambio disruptivo y rediseñar modelos organizativos, culturales y operativos.

Este proceso, debe promover el valor público, la confianza, la innovación pública y unas políticas públicas transformadoras, orientadas a mejorar la calidad de vida de las personas y a fortalecer el sentido de pertenencia, la identidad y la cohesión comunitaria, e impulsar un desarrollo socioeconómico sostenible basado en la creación de valor social compartido. Todo ello mediante estrategias y modelos de cogobernanza, que involucren a la ciudadanía, las instituciones, y el tejido asociativo y empresarial, basados en la corresponsabilidad y en visiones compartidas, y apoyados en una gestión ambidiestra que equilibra la explotación (eficiencia operativa) y la exploración (capacidad de innovación, resiliencia y aprendizaje).

La ley reconoce el derecho de la ciudadanía a relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas, así como la obligación de éstas de dotarse de los medios y sistemas necesarios para que ese derecho pueda ejercerse. De este modo, en relación con los procedimientos administrativos, la tramitación electrónica debe constituir la actuación habitual de las Administraciones Públicas. El funcionamiento íntegramente electrónico de las administraciones contribuye a los principios de eficacia y eficiencia, y refuerza la seguridad jurídica y las garantías de las personas interesadas, facilitando transparencia, al posibilitar una información puntual, ágil y actualizada. Y así se recoge, fundamentalmente, en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y en la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.

Los municipios tienen competencias propias en esta materia. El artículo 17.1.30) de la Ley 2/2016, de 7 de abril de Instituciones Locales de Euskadi (LILE) dispone que los municipios podrán ejercer competencias propias en materia de ordenación y gestión de estructuras de acceso a las nuevas tecnologías, administración electrónica, racionalización y simplificación de procedimientos y, en particular, en materia de promoción en el término municipal de la participación de la ciudadanía en el uso eficiente y sostenible de las tecnologías de la información y las comunicaciones.

Así, los ayuntamientos del territorio desempeñan un papel clave debido a su cercanía y contacto directo con la ciudadanía, así como su responsabilidad en la prestación de servicios públicos esenciales. Su proximidad los convierte en agentes fundamentales para impulsar la transformación digital desde el territorio. En los ayuntamientos, la administración electrónica y los procedimientos administrativos electrónicos representan algunas de las dimensiones más visibles de la transformación digital, al permitir que la ciudadanía, el tejido asociativo y el sector empresarial se relacionen con las instituciones locales a través de medios digitales.

En este escenario, la función de la Diputación Foral de Gipuzkoa adquiere un papel esencial. El artículo 7.a.5 de la Ley 27/1983, de 25 de noviembre, de Relaciones entre las Instituciones Comunes de la Comunidad Autónoma y los Órganos Forales de sus Territorios Históricos, atribuye a los órganos forales la competencia exclusiva en materia de asistencia y asesoramiento técnico a las entidades locales.

Así mismo, el artículo 36.1 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local, establece entre las competencias propias de la Diputación, la asistencia y la cooperación jurídica, económica y técnica a los municipios, especialmente, a los de menor capacidad económica y de gestión y, en particular, la prestación de los servicios de administración electrónica en los de población inferior a 20.000 habitantes.

En ejercicio de esas competencias, la Diputación Foral de Gipuzkoa ofrece y presta servicios informáticos a los Ayuntamientos y otras entidades locales del Territorio Histórico a través de la sociedad pública foral Informatika Zerbitzuen Foru Elkartea - Sociedad Foral de Servicios Informáticos SA (en adelante Izfe SA), medio propio personificado de la Diputación Foral.

Por ello, resulta necesario continuar y aumentar la colaboración entre la Diputación Foral y las entidades locales si se quiere seguir avanzando, de forma coordinada, en la transformación digital.

En este ámbito, la Diputación Foral de Gipuzkoa no solo actúa como facilitadora tecnológica, sino también como garante de la cohesión, la inclusión y la equidad territorial en el desarrollo de una administración digital e innovadora. Su papel resulta esencial para asegurar que la transformación digital llegue también a los municipios más pequeños, evitando que la brecha digital incremente las desigualdades entre territorios.

Debemos ser conscientes, de que este proceso de transformación digital del sector público en el ámbito local solo puede consolidarse y avanzar si se estructura dentro de una estrategia conjunta y coordinada, en la que cada nivel de la administración –desde los grandes municipios hasta los más pequeños, hasta la Diputación– actúe de forma complementaria, compartiendo recursos, capacidades y una visión común de futuro.

En el ámbito de la administración electrónica, entre otros servicios, la Diputación Foral de Gipuzkoa pone a disposición de las entidades locales el gestor de expedientes denominado EsKuA.

Esta herramienta requiere un trabajo previo de definición y alimentación de los expedientes, dotándolos de contenido antes de su uso, y la experiencia existente ha puesto de manifiesto la dificultad que existe en los ayuntamientos pequeños para llevar a cabo este trabajo.

En este momento, tanto el Departamento de Infraestructuras Viaria y Estrategia Territorial de la Diputación Foral de Gipuzkoa como los ayuntamientos y mancomunidades de municipios de menos de 4.000 habitantes, quieren avanzar de manera conjunta en este ámbito desarrollando la implementación de los procedimientos administrativos de manera electrónica y la puesta a disposición en EsKuA de los expedientes básicos definidos.

Con el objetivo de avanzar en la administración electrónica en dichos municipios y mancomunidades menores a 4.000 habitantes, la Diputación foral de Gipuzkoa va a poner a disposición, a través de su medio propio personificado, Izfe SA, la prestación de los servicios de infraestructura informática y de asistencia técnica, consistente en la implantación de hasta un total de 20 expedientes básicos, con los trámites y plantillas correspondientes.

A los efectos de posibilitar la eficiencia y eficacia de los medios disponibles, así como asegurar una adecuada coordinación de los mismos, y facilitar la planificación de los ayuntamientos participantes, se establece como fecha límite para comunicar al Departamento de Infraestructuras Viarias y Estrategia Territorial la decisión de firma del Convenio el 31 de octubre de 2025.

Dentro del Plan Estratégico 2024-2027 de la Diputación Foral de Gipuzkoa, se establece como una de las líneas de actuación la de promover la transformación digital, basándose en la gestión avanzada de datos e incorporando nuevas soluciones digitales que permitan las tecnologías.

Asimismo, se recoge como uno de los objetivos estratégicos el crear las condiciones y reforzar las oportunidades ya existentes para el desarrollo del medio rural y las pequeñas poblaciones, siendo una de las líneas de actuación la de paliar los desequilibrios territoriales, potenciando las condiciones materiales e inmateriales para el desarrollo de los pequeños municipios del medio rural y garantizando la calidad de vida para la igualdad de oportunidades.

En su virtud, a propuesta del diputado foral del Departamento de Infraestructuras Viarias y Estrategia Territorial, y previa deliberación, el Consejo del Gobierno Foral,

ACUERDA

Primero. 

Aprobar el modelo de convenio a suscribir entre la Diputación Foral de Gipuzkoa y los ayuntamientos y mancomunidades de municipios del Territorio Histórico de Gipuzkoa con una población inferior a 4.000 habitantes para la implantación de expedientes administrativos básicos en el gestor de expedientes EsKuA, que se acompaña como anexo I al presente acuerdo y la relación de expedientes a implantar que se detallan en el anexo II del presente acuerdo.

Segundo. 

Facultar al diputado foral de Infraestructuras Viarias y Estrategia Territorial para suscribir los citados convenios.

Tercero. 

Publicar el citado modelo de convenio para su conocimiento general en el Boletín Oficial de Gipuzkoa.

Cuarto. 

Establecer el 31 de octubre de 2025 como fecha límite para comunicar al Departamento de Infraestructuras Viarias y Estrategia Territorial la decisión de firma del convenio.

Este acuerdo es definitivo y pone fin a la vía administrativa. Las personas interesadas podrán interponer directamente contra él recurso contencioso-administrativo ante los Juzgados de lo Contencioso-Administrativo de San Sebastián en el plazo de dos meses a partir del día siguiente al de su publicación.

No obstante, las personas interesadas, con carácter previo, podrán interponer recurso potestativo de reposición ante el Consejo de Gobierno Foral, en el plazo de un mes a partir del día siguiente al de su publicación. En este caso, no se podrá interponer recurso contencioso-administrativo hasta que sea resuelto expresamente el de reposición o se haya producido su desestimación presunta. Todo ello, sin perjuicio de la interposición de cualquier otro recurso que se estime pertinente.»

San Sebastián, a 24 de septiembre de 2025.—La secretaria técnica, Elixabete Martinez.

ANEXO I. 
Modelo de Convenio entre la Diputación Foral de Gipuzkoa y el Ayuntamiento/Mancomunidad de ............ para la implantación de expedientes administrativos básicos en el gestor de expedientes EsKuA.

REUNIDOS

De una parte, don Felix Urkola Iriarte en calidad de diputado del Departamento de Infraestructuras viarias y Estrategia Territorial de la Diputación Foral de Gipuzkoa, facultado por acuerdo adoptado por el Consejo de Gobierno Foral en sesión de 23 de septiembre de 2025.

De otra parte, don/doña .................................. en calidad de ..................... del Ayuntamiento/de la Mancomunidad de ................

Ambas partes se reconocen capacidad suficiente para suscribir el presente convenio por lo que,

EXPONEN

Primero. El artículo 17.1.30) de la Ley 2/2016, de 7 de abril, de Instituciones Locales de Euskadi (LILE), dispone que los municipios podrán ejercer competencias propias en materia de ordenación y gestión de estructuras de acceso a las nuevas tecnologías, administración electrónica, racionalización y simplificación de procedimientos y, en particular, en materia de promoción en el término municipal de la participación de la ciudadanía en el uso eficiente y sostenible de las tecnologías de la información y las comunicaciones.

Segundo. Los ayuntamientos del territorio desempeñan un papel clave debido a su cercanía y contacto directo con la ciudadanía, así como su responsabilidad en la prestación de servicios públicos esenciales. Su proximidad los convierte en agentes fundamentales para impulsar la transformación digital desde el territorio. En los ayuntamientos, la administración electrónica y los procedimientos administrativos electrónicos representan algunas de las dimensiones más visibles de la transformación digital, al permitir que la ciudadanía, el tejido asociativo y el sector empresarial se relacionen con las instituciones locales a través de medios digitales.

Sin embargo, también enfrentan importantes desafíos, especialmente en el caso de los municipios pequeños o con recursos limitados, donde las restricciones económicas, técnicas y de personal pueden dificultar la adopción de tecnologías digitales de manera efectiva y sostenible.

Tercero. En este escenario, la función de la Diputación Foral de Gipuzkoa adquiere un papel esencial. El artículo 7.a.5 de la Ley 27/1983, de 25 de noviembre, de Relaciones entre las Instituciones Comunes de la Comunidad Autónoma y los Órganos Forales de sus Territorios Históricos, atribuye a los órganos forales la competencia exclusiva en materia de asistencia y asesoramiento técnico a las entidades locales.

Así mismo, el artículo 36.1 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local, establece entre las competencias propias de la Diputación, la asistencia y la cooperación jurídica, económica y técnica a los municipios especialmente a los de menor capacidad económica y de gestión y, en particular, la prestación de los servicios de administración electrónica en los de población inferior a 20.000 habitantes.

Cuarto. La ley reconoce el derecho de la ciudadanía a relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas, así como la obligación de éstas de dotarse de los medios y sistemas necesarios para que ese derecho pueda ejercerse. De este modo, en relación con los procedimientos administrativos, la tramitación electrónica debe constituir la actuación habitual de las Administraciones Públicas. El funcionamiento íntegramente electrónico de las administraciones contribuye a los principios de eficacia y eficiencia, y refuerza la seguridad jurídica y las garantías de las personas interesadas, facilitando transparencia, al posibilitar una información puntual, ágil y actualizada. Y así se recoge, fundamentalmente, en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.

Quinto. La transformación digital en la administración pública es un proceso integral y profundo que implica la incorporación y uso estratégico de tecnologías digitales para cambiar la forma en que las instituciones públicas operan, gestionan sus recursos y servicios, y se relacionan con la ciudadanía. Implica, por tanto, repensar, desde su inicio, los servicios, la organización y los procesos, aprovechando las tecnologías digitales para innovar y generar un cambio disruptivo y rediseñar modelos organizativos, culturales y operativos.

Sexto. En ejercicio de esas competencias, la Diputación Foral de Gipuzkoa ofrece y presta servicios informáticos a los ayuntamientos y otras entidades locales del Territorio Histórico a través de la sociedad pública foral Informatika Zerbitzuen Foru Elkartea - Sociedad Foral de Servicios Informáticos SA (en adelante Izfe SA), medio propio personificado de la Diputación Foral.

En este ámbito, la Diputación Foral de Gipuzkoa, no solo actúa como facilitadora tecnológica, sino también como garante de la cohesión, la inclusión y la equidad territorial en el desarrollo de una administración digital e innovadora. Su papel resulta esencial para asegurar que la transformación digital llegue también a los municipios más pequeños, evitando que la brecha digital incremente las desigualdades entre territorios.

Séptimo. Debemos ser conscientes de que este proceso de transformación digital del sector público en el ámbito local solo puede consolidarse y avanzar si se estructura dentro de una estrategia conjunta y coordinada, en la que cada nivel de la administración –desde los grandes municipios hasta los más pequeños, hasta la Diputación– actúe de forma complementaria, compartiendo recursos, capacidades y una visión común de futuro.

Octavo. En el ámbito de la administración electrónica, entre otros servicios, la Diputación Foral de Gipuzkoa pone a disposición de las entidades locales el gestor de expedientes denominado EsKuA.

Esta herramienta requiere un trabajo previo de definición y alimentación de los expedientes, dotándolos de contenido antes de su uso, y la experiencia existente ha puesto de manifiesto la dificultad que existe en los ayuntamientos pequeños para llevar a cabo este trabajo.

Noveno. Para dar respuesta a esta dificultad se consideró necesario, desde el Departamento de Infraestructuras Viarias y Estrategia Territorial, realizar una elaboración y definición común de los expedientes básicos para los ayuntamientos pequeños, municipios de menos de 4.000 habitantes, de cara a una futura implantación en los mismos. La tramitación de los mismos tipos de expedientes de forma similar en los distintos ayuntamientos permitiría igualmente una mayor seguridad jurídica y una mayor eficacia en la prestación de servicios ante el relevo generacional y la movilidad de las personas trabajadoras de los ayuntamientos. Hay que tener en cuenta que en algunos de en estos municipios pequeños se prestan determinados servicios, en este caso, en el ámbito de los servicios sociales, a través de Mancomunidades.

Para ello, se seleccionaron 20 expedientes básicos, que se han definido en EsKuA con los trámites y plantillas correspondientes.

Décimo. En este momento, tanto la Diputación Foral de Gipuzkoa como los Ayuntamientos y Mancomunidades de municipios de menos de 4.000 habitantes, quieren avanzar de manera conjunta en este ámbito desarrollando la implementación de los procedimientos administrativos de manera electrónica y la puesta a disposición en EsKuA de los expedientes básicos definidos.

Undécimo. Izfe SA será la entidad encargada de la prestación de los servicios de infraestructura informática y de asistencia técnica, con el objetivo de avanzar en la administración electrónica en municipios y mancomunidades menores a 4.000 habitantes.

Duodécimo. A los efectos de posibilitar la eficiencia y eficacia de los medios disponibles, así como asegurar una adecuada coordinación de los mismos, y facilitar la planificación de los ayuntamientos participantes, se establece como fecha límite para comunicar al Departamento de Infraestructuras Viarias y Estrategia Territorial la decisión de firma del Convenio el 31 de octubre de 2025.

Por todo lo expuesto, la Diputación Foral de Gipuzkoa y el Ayuntamiento/Mancomunidad de acuerdan suscribir el presente Convenio que se regirá por las siguientes

CLÁUSULAS

Primera. Objeto.

El objeto del convenio será la implantación de hasta un total de 20 expedientes básicos que se han definido en EsKuA, con los trámites y plantillas correspondientes. Se procederá, al montaje de los expedientes y a la formación de su personal para su utilización.

Los expedientes a implantar serán los siguientes:

—..........................................

—..........................................

Segunda. Compromisos.

1. La entidad local, se compromete a:

— Designar a la persona responsable del Proyecto (Secretario/interventor/a, Alcaldesa, Alcalde, Concejala, Concejal, Presidente).

— Designar a la persona administradora de EsKuA.

— Facilitar y garantizar la dedicación de la persona administradora de EsKuA que exige el proyecto.

— Facilitar y garantizar la participación del personal de la entidad local, usuaria de EsKuA en la formación que contempla el proyecto.

— Favorecer el desarrollo y ejecución de las tareas y actuaciones que se establezcan en el proyecto, y que permitirán el desarrollo del mismo.

— Utilizar los expedientes implantados en EsKuA en la entidad local.

2. La Diputación Foral de Gipuzkoa se compromete a:

— Asegurar el acompañamiento técnico y la adaptación de los expedientes a la entidad local.

— La prestación los servicios de infraestructura informática y de asistencia técnica para la implementación de los expedientes a nivel municipal, a través de Izfe SA.

— Ofrecer la formación en el uso de EsKuA a través de Izfe SA.

Tercera. Seguimiento.

1. Para la gestión, seguimiento y evaluación del presente convenio se constituirá una Comisión Mixta de Seguimiento formada por dos personas en representación de cada una de las entidades.

2. La comisión tendrá las siguientes funciones:

— Seguir y evaluar conjuntamente las actuaciones desarrolladas y los objetivos alcanzados.

— Resolver dudas interpretativas en el desarrollo del presente convenio.

— Proponer la modificación de las acciones y de la prórroga del convenio.

— Velar por el cumplimiento del presente convenio.

3. La comisión podrá modificar la tipología de los expedientes a implantar en la entidad.

4. La comisión se reunirá a petición de las partes cuantas veces sea conveniente.

5. La Diputación Foral de Gipuzkoa realizará un seguimiento del uso de los expedientes implantados en el Ayuntamiento, para lo cual el Ayuntamiento autoriza a la Diputación Foral de Gipuzkoa a obtener a través de Izfe SA los datos de uso (número de cada tipo de expediente tramitado…) con el fin de poder realizar una valoración del proyecto, en el plazo de cinco años desde la firma del convenio.

Cuarta. Régimen jurídico.

El presente convenio tiene naturaleza administrativa y se regirá por lo dispuesto en el capítulo VI del título preliminar de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.

Así mismo, está excluido del ámbito de aplicación de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, de conformidad con lo previsto en su artículo 6.1.

Quinta. Modificación del convenio.

El presente convenio se modificará por acuerdo unánime de las partes, a propuesta de la Comisión Mixta de Seguimiento, mediante acuerdo mutuo expreso y por escrito de las partes.

Sexta. Vigencia.

El plazo de vigencia del presente convenio es desde su formalización hasta 31 de diciembre de 2026.

En cualquier momento, antes de la finalización de dicho plazo, las personas firmantes del convenio podrán acordar unánimemente su prórroga por un periodo de hasta un máximo de cuatro años.

Séptima. Responsabilidad.

Las partes acuerdan que la responsabilidad de la legalidad, tramitación, resolución y contenido de los expedientes administrativos que gestione en el marco del presente convenio, aun cuando utilice medios electrónicos o plataformas tecnológicas proporcionadas por la otra parte corresponderá al ayuntamiento o mancomunidad correspondiente.

Octava. Extinción.

Este convenio se extinguirá por el cumplimiento de las actuaciones que constituyen su objeto o por incurrir en causas de resolución.

De conformidad con lo establecido en el art. 51.2 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, son causas de resolución del convenio:

a) El transcurso del plazo de vigencia del convenio sin haberse acordado la prórroga del mismo.

b) El acuerdo unánime de todos las personas firmantes.

c) El incumplimiento de las obligaciones y compromisos asumidos por parte de alguno de las personas firmantes.

En este caso, cualquiera de las partes podrá notificar a la parte incumplidora un requerimiento para que cumpla en un determinado plazo con las obligaciones o compromisos que se consideran incumplidos. Si trascurrido el plazo indicado en el requerimiento persistiera el incumplimiento, la parte que lo dirigió notificará a las partes firmantes la concurrencia de la causa de resolución y se entenderá resuelto el convenio.

— Por decisión judicial declaratoria de la nulidad del convenio.

— Por cualquier otra causa distinta de las anteriores prevista en el convenio o en otras leyes.

En cualquier caso, las partes se comprometen a finalizar el desarrollo de las acciones ya iniciadas en el momento de la notificación de la denuncia.

Novena. Jurisdicción competente.

Para el conocimiento de las cuestiones litigiosas derivadas de la aplicación y desarrollo del presente convenio serán competentes los Tribunales de la jurisdicción contencioso-administrativa.

Y, en prueba de conformidad, ambas partes lo firman en la fecha indicada en la firma.

El Diputado del Departamento de Infraestructuras Viarias y Estrategia Territorial.

El/La .......................... del Ayuntamiento/de la Mancomunidad ..................................

ANEXO II. 
20 EXPEDIENTES