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Un particular interpone reclamación contra un ayuntamiento al haber ejercitado el derecho de acceso a los datos de su hijo menor sin haber obtenido la respuesta legalmente exigible.
La AEPD señala que no cabe aceptar que la respuesta que corresponda realizar pueda manifestarse con ocasión de un trámite administrativo, como es la formulación de alegaciones con motivo del presente procedimiento, iniciado precisamente por no atender debidamente la solicitud en cuestión, por lo que estima la reclamación e insta al ayuntamiento para que remita a la parte reclamante certificación en la que se atienda el derecho de acceso solicitado o se deniegue motivadamente indicando las causas por las que no procede atender la petición.
Vista la reclamación formulada el 18 de mayo de 2022 ante esta Agencia por D. A.A.A., contra AYUNTAMIENTO DE ARANJUEZ, por no haber sido debidamente atendido su derecho de acceso.
Realizadas las actuaciones procedimentales previstas en el Título VIII de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (en lo sucesivo LOPDGDD), se han constatado los siguientes
HECHOS
PRIMERO: D. A.A.A. (en adelante, la parte reclamante) ejerció derecho de acceso a los datos relativos a su hijo menor, frente al AYUNTAMIENTO DE ARANJUEZ con NIF P2801300A (en adelante, la reclamada), sin que su solicitud haya recibido la contestación legalmente establecida.
La parte reclamante aporta diversa documentación relativa a la reclamación planteada ante esta Agencia y sobre el ejercicio del derecho ejercitado y pone de manifiesto que, su petición no ha sido atendida adecuadamente, no le han facilitado información relativa a la actividad del tratamiento a la que pertenecen los datos, los motivos para los que fueron recogidos y los destinatarios.
SEGUNDO: De conformidad con el artículo 65.4 de la LOPDGDD, que ha previsto un mecanismo previo a la admisión a trámite de las reclamaciones que se formulen ante la AEPD, consistente en trasladarlas a los Delegados de Protección de Datos designados por los responsables o encargados del tratamiento, a los efectos previstos en el artículo 37 de la citada norma, o a éstos cuando no los hubieren designado, se dio traslado de la reclamación a la entidad reclamada para que procediese a su análisis y diera respuesta a la parte reclamante y a esta Agencia en el plazo de un mes.
El representante de la reclamada manifiesta que, no se ha dado respuesta a la parte reclamante con motivo de su reclamación ante la Agencia Española de protección de Datos.
Que se remitió a la parte reclamante la documentación obrante en poder de la secretaria del departamento, si bien ello no respondía con lo que requiere la normativa de protección de datos, se concedió el acceso al expediente administrativo conforme a lo establecido en la Ley 39/2015.
TERCERO: El resultado del trámite de traslado indicado en el Hecho anterior no permitió entender satisfechas las pretensiones de la parte reclamante. Enconsecuencia, con fecha 18 de agosto de 2022, a los efectos previstos en su artículo 64.2 de la LOPDGDD, la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos acordó admitir a trámite la reclamación presentada y se informó a las partes que el plazo máximo para resolver el presente procedimiento, que se entiende iniciado mediante dicho acuerdo de admisión a trámite, será de seis meses.
El mencionado acuerdo concedió a la entidad reclamada trámite de audiencia, para que en el plazo de quince días hábiles presentase las alegaciones que estimara convenientes. Dicha entidad formuló, en síntesis, las siguientes alegaciones:
La reclamada pone de manifiesto que, el tratamiento y comunicación de los datos del menor por parte del centro de educación tuvo causa en su falta de asistencia al mismo con carácter habitual y sin justificación. Ello motivó la intervención de la Mesa Local de Absentismo Escolar, que está compuesta por técnicos del Ayuntamiento de Aranjuez, con el apoyo de los Servicios Sociales y la colaboración de la Policía Local; como así queda acreditado con los Convenios interadministrativos de colaboración entre la Comunidad de Madrid, Consejería de Educación e Investigación, y el Ayuntamiento de Aranjuez para la prevención y control del absentismo escolar.
En los Convenios se incluye el Programa Marco de prevención y control del absentismo escolar donde constan: objetivos, actuaciones de los centros educativos y actuaciones en el ámbito municipal.
A la Mesa Local de Absentismo le corresponde la recepción de expedientes del alumnado con absentismo escolar, una vez que los procesos desarrollados por el centro docente no hayan sido suficientes para conseguir su mantenimiento en el sistema educativo.
Que las actuaciones llevadas a cabo tanto por el Colegio como por el Servicio de Educación del Ayuntamiento de Aranjuez se efectuaron dentro del marco legal y en cumplimiento de las obligaciones que éste les impone, con el objetivo primordial de velar por la protección del menor y garantizar su escolarización.
CUARTO: Examinadas las alegaciones presentadas por la reclamada, son objeto de traslado a la parte reclamante, para que, en el plazo de quince días hábiles formule alegaciones que considere oportunas:
La parte reclamante manifiesta que, no ha sido atendido el derecho de acceso a todos los datos personales de su hijo conforme a lo establecido en la normativa de protección de datos
En relación con los ficheros de Gestión del absentismo escolar, desde la D.G. de Educación Infantil, Primaria y Especial de la Consejería de Educación se indicó que no disponen del expediente de absentismo y que debió ser trasladado al ayuntamiento correspondiente tal como suscriben los convenios interadministrativos de colaboración con los Ayuntamientos, conforme a la ORDEN 2069/2020, de 10 de septiembre.
Que, en el municipio de residencia, según consulta realizada por la Dirección General no existe expediente de absentismo sobre el alumno, tal como queda reflejado en la notificación de resolución emitida el 19/01/2022. De todo lo expuesto en el escrito de alegaciones emitido por la delegada de protección de datos, se concluye que, el tratamiento y comunicación de los datos del menor por parte del centro educativo de Aranjuez, tuvo causa en su falta de asistencia al mismo con carácter habitual y sin justificación, lo que motivó la intervención de la Mesa Local de Absentismo Escolar a la que le correspondió la recepción del correspondiente expediente de absentismo.
De todo ello, queda de manifiesto que no ha sido satisfecha la petición de acceso a todos los datos de los tratamientos en los que la reclamada es responsable.
Por lo que se solicita que la reclamada concrete que datos son objeto del tratamiento y se investigue el paradero del expediente de absentismo con todos sus documentos, gestionado por la Mesa Local de Prevención y Control del Absentismo Escolar de este ayuntamiento, como encargada de la recepción custodia y traslado de este, y se depuren responsabilidades por las deficientes medidas de gestión y custodia que originaron su desaparición.
PRIMERO: Es competente para resolver la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos, conforme a lo establecido en el apartado 2 del artículo 56 en relación con el apartado 1 f) del artículo 57, ambos del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (en lo sucesivo, RGPD); y en el artículo 47 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (en lo sucesivo LOPDGDD).
SEGUNDO: De conformidad con lo establecido en el artículo 55 del RGPD, la Agencia Española de Protección de Datos es competente para desempeñar las funciones que se le asignan en su artículo 57, entre ellas, la de hacer aplicar el Reglamento y promover la sensibilización de los responsables y los encargados del tratamiento acerca de las obligaciones que les incumben, así como tratar las reclamaciones presentadas por un interesado e investigar el motivo de las mismas.
Correlativamente, el artículo 31 del RGPD establece la obligación de los responsables y encargados del tratamiento de cooperar con la autoridad de control que lo solicite en el desempeño de sus funciones. Para el caso de que éstos hayan designado un delegado de protección de datos, el artículo 39 del RGPD atribuye a éste la función de cooperar con dicha autoridad.
De conformidad con esta normativa, con carácter previo a la admisión a trámite de la reclamación que da lugar al presente procedimiento, se dio traslado de la misma a la entidad responsable para que procediese a su análisis, diera respuesta a esta Agencia en el plazo de un mes y acreditara haber facilitado al reclamante la respuesta debida, en el supuesto de ejercicio de los derechos regulados en los artículos 15 a 22 del RGPD.
Dicho acuerdo de admisión a trámite determina la apertura del presente procedimiento de falta de atención de una solicitud de ejercicio de los derechos establecidos en los artículos 15 a 22 del RGPD, regulado en el artículo 64.1 de la LOPDGDD, según el cual:
"1. Cuando el procedimiento se refiera exclusivamente a la falta de atención de una solicitud de ejercicio de los derechos establecidos en los artículos 15 a 22 del Reglamento (UE) 2016/679, se iniciará por acuerdo de admisión a trámite, que se adoptará conforme a lo establecido en el artículo siguiente.
En este caso el plazo para resolver el procedimiento será de seis meses a contar desde la fecha en que hubiera sido notificado al reclamante el acuerdo de admisión a trámite. Transcurrido ese plazo, el interesado podrá considerar estimada su reclamación".
No se estima oportuna la depuración de responsabilidades administrativas en el marco de un procedimiento sancionador, cuyo carácter excepcional implica que se opte, siempre que sea posible, por la prevalencia de mecanismos alternativos que tengan amparo en la normativa vigente.
Es competencia exclusiva de esta Agencia valorar si existen responsabilidades administrativas que deban ser depuradas en un procedimiento sancionador y, en consecuencia, la decisión sobre su apertura, no existiendo obligación de iniciar un procedimiento ante cualquier petición realizada por un tercero. Tal decisión ha de basarse en la existencia de elementos que justifiquen dicho inicio de la actividad sancionadora, circunstancias que no concurren en el presente caso, considerando que con el presente procedimiento quedan debidamente restauradas las garantías y derechos del reclamante.
TERCERO: Los derechos de las personas en materia de protección de datos personales están regulados en los artículos 15 a 22 del RGPD y 13 a 18 de la LOPDGDD. Se contemplan los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, derecho a la limitación del tratamiento y derecho a la portabilidad.
Los aspectos formales relativos al ejercicio de esos derechos se establecen en los artículos 12 del RGPD y 12 de la LOPDGDD.
Se tiene en cuenta, además, lo expresado en los Considerandos 59 y siguientes del RGPD.
De conformidad con lo dispuesto en estas normas, el responsable del tratamiento debe arbitrar fórmulas y mecanismos para facilitar al interesado el ejercicio de sus derechos, que serán gratuitas (sin perjuicio de lo dispuesto en los artículos 12.5 y 15.3 del RGPD), y viene obligado a responder las solicitudes formuladas a más tardar en un mes, salvo que pueda demostrar que no está en condiciones de identificar al interesado, y a expresar sus motivos en caso de que no fuera a atender dicha solicitud. Recae sobre el responsable la prueba del cumplimiento del deber de responder a la solicitud de ejercicio de sus derechos formulada por el afectado.
La comunicación que se dirija al interesado con ocasión de su solicitud deberá expresarse en forma concisa, transparente, inteligible y de fácil acceso, con un lenguaje claro y sencillo.
Tratándose del derecho de acceso a los datos personales, de acuerdo con lo establecido en el artículo 13 de la LOPDGDD, cuando el ejercicio del derecho se refiera a una gran cantidad de datos, el responsable podrá solicitar al afectado que especifique los "datos o actividades de tratamiento a los que se refiere la solicitud". El derecho se entenderá otorgado si el responsable facilita un acceso remoto a los datos, teniéndose por atendida la solicitud (si bien el interesado podrá solicitar la información referida a los extremos previstos en el artículo 15 del RGPD).
El ejercicio de este derecho se podrá considerar repetitivo en más de una ocasión durante el plazo de seis meses, a menos que exista causa legítima para ello.
Por otra parte, la solicitud será considerada excesiva cuando el afectado elija un medio distinto al que se le ofrece que suponga un coste desproporcionado, que deberá ser asumido por el afectado.
CUARTO: Conforme a lo establecido en el artículo 15 del RGPD y artículo 13 de la LOPDGDD, "el interesado tiene derecho a obtener del responsable del tratamiento confirmación de si se están tratando o no datos personales que le conciernen y, en tal caso, derecho de acceso a los datos personales".
Al igual que el resto de los derechos del interesado, el derecho de acceso es un derecho personalísimo. Permite al ciudadano obtener información sobre el tratamiento que se está haciendo de sus datos, la posibilidad de obtener una copia de los datos personales que le conciernan y que estén siendo objeto de tratamiento, así como información, en particular, sobre los fines del tratamiento, las categorías de datos personales de que se trate, los destinatarios o categorías de destinatarios a los que se comunicaron o serán comunicados los datos personales, el plazo previsto o criterios de conservación, la posibilidad de ejercitar otros derechos, el derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control, la información disponible sobre el origen de los datos (si estos no se han obtenido directamente de titular), la existencia de decisiones automatizadas, incluida la elaboración de perfiles, e información sobre transferencias de datos personales a un tercer país o a una organización internacional. La posibilidad de obtener copia de los datos personales objeto de tratamiento no afectará negativamente a los derechos y libertados de otros, es decir, el derecho de acceso se otorgará de modo que no afecte a datos de terceros.
El tratamiento lícito de datos de carácter personal debe estar amparado en alguna de las bases jurídicas que se establecen en el artículo 6.1 del Reglamento general de protección de datos.
Se establecen así diversas causas legitimadoras del tratamiento, de modo que el consentimiento no opera como la única posible.
Se debe asegurar que los datos personales serán recogidos para unos fines determinados, explícitos y legítimos, y no serán tratados de manera incompatible con otros fines.
Si los datos son necesarios en el contexto de una obligación legal aplicable al responsable del tratamiento, el tratamiento de los datos será lícito cuando se refiera a las partes de una relación administrativa y sean necesarios para su mantenimiento o cumplimiento.
En el supuesto aquí analizado, la parte reclamante ejercitó el derecho de acceso a los datos de su hijo menor y conforme a las normas antes señaladas, su solicitud no obtuvo la respuesta legalmente exigible. Las normas antes citadas no permiten que pueda obviarse la solicitud como si no se hubiera planteado, dejándola sin la respuesta que obligatoriamente deberán emitir los responsables, incluso en aquellos supuestos en los que no reuniera los requisitos previstos, en cuyo caso el destinatario de esta viene igualmente obligado a requerir la subsanación de las deficiencias observadas o denegar la solicitud motivadamente.
Por tanto, la solicitud de acceso conforme a lo establecido en la normativa de protección de datos personales que se formule obliga al responsable que se trate a dar respuesta expresa, en todo caso, empleando para ello cualquier medio que justifique la recepción de la contestación.
Una vez iniciado este procedimiento, la reclamada ha remitido en la fase de alegaciones, la respuesta al derecho de acceso, donde comunican la normativa sectorial que le habilita a tratamiento de datos del hijo y en concreto a los datos relacionados con el Absentismo escolar del mismo. A este respecto, no cabe aceptar que la respuesta que corresponda realizar pueda manifestarse con ocasión de un mero trámite administrativo, como es la formulación de alegaciones con motivo del presente procedimiento, iniciado precisamente por no atender debidamente la solicitud en cuestión.
Dado que no se acompaña copia de la necesaria comunicación que debe se debe dirigir a la parte reclamante donde se atienda debidamente el derecho de acceso y se facilite una copia de los datos personales del hijo menor que le conciernan y que estén siendo objeto de tratamiento, así como información y los fines del tratamiento, y en particular, la información y los datos relacionados con el absentismo de este.
En base a cuanto antecede, considerando que el presente procedimiento tiene como objeto que las garantías y los derechos de los afectados queden debidamente restaurados, procede estimar la reclamación que originó el presente procedimiento por considerar que el derecho de acceso no se llevó a cabo en la forma debida.
Vistos los preceptos citados y demás de general aplicación, la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos
PRIMERO: ESTIMAR la reclamación formulada por D. A.A.A. e instar al AYUNTAMIENTO DE ARANJUEZ con NIF P2801300A, para que, en el plazo de los diez días hábiles siguientes a la notificación de la presente resolución, remita a la parte reclamante certificación en la que se atienda el derecho de acceso solicitado o se deniegue motivadamente indicando las causas por las que no procede atender la petición, de conformidad con lo establecido en el cuerpo de la presente resolución. Las actuaciones realizadas como consecuencia de la presente Resolución deberán ser comunicadas a esta Agencia en idéntico plazo. El incumplimiento de esta resolución podría comportar la comisión de la infracción considerada en el artículo 72.1.m) de la LOPDGDD, que se sancionará, de acuerdo con el art. 58.2 del RGPD.
SEGUNDO: NOTIFICAR la presente resolución a D. A.A.A. y al AYUNTAMIENTO DE ARANJUEZ.
De conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la LOPDGDD, la presente Resolución se hará pública una vez haya sido notificada a los interesados.
Contra esta resolución, que pone fin a la vía administrativa conforme al art. 48.6 de la LOPDGDD, y de acuerdo con lo establecido en el artículo 123 de la LPACAP, los interesados podrán interponer, potestativamente, recurso de reposición ante la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente a la notificación de esta resolución o directamente recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contencioso-administrativo de la Audiencia Nacional, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25 y en el apartado 5 de la disposición adicional cuarta de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-administrativa, en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente a la notificación de este acto, según lo previsto en el artículo 46.1 de la referida Ley.