sep
2020

Validez del sello de órgano para los empadronamientos y posibilidad de delegación de firma por el Secretario


Planteamiento

Los certificados de empadronamiento los debe firmar el Secretario. Y cuando se solicita el certificado por sede electrónica, se firma con sello del órgano. ¿Este sello de órgano se debe solicitar solo en este caso para el Secretario, o solo existe un sello de órgano expedido para el Ayuntamiento?

Por otro lado, si el certificado se solicita presencialmente, siendo que en tal caso necesariamente debe intervenir un funcionario, entendemos que el proceso ya no es automatizado, por lo que ¿sería posible delegar la firma en un funcionario?

Respuesta

Según establece el art. 61 del RD 1690/1986, de 11 de julio, que regula el Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales -RPDTEL-, las certificaciones que de los datos del Padrón municipal se expidan, lo serán “por el Secretario del Ayuntamiento o funcionario en quien delegue, de conformidad con lo dispuesto en los arts. 204 y 205 del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales, aprobado por Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre.”

Por su parte, el citado RD 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales -ROF- prescribe en sus arts. 204 y 205 que las certificaciones se expedirán siempre por el Secretario, por orden del Presidente de la Corporación y con su visto bueno.

En tercer lugar, tenemos que citar la vigente Resolución de 29 de abril de 2020, de la Subsecretaría, por la que se publica la Resolución de 17 de febrero de 2020, de la Presidencia del Instituto Nacional de Estadística y de la Dirección General de Cooperación Autonómica y Local, por la que se dictan instrucciones técnicas a los Ayuntamientos sobre la gestión del Padrón municipal, que desarrolla esta normativa, e indica en su apartado 8.1.1 que la certificación emitida en papel debe estar suscrita por el Secretario del Ayuntamiento y conformada por el Alcalde, o por quienes les sustituyan o cuenten con su delegación, ya sea mediante firmas manuscritas o electrónicas conforme a la legislación vigente, y que, asimismo, al amparo del art. 41 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público -LRJSP-, cuando la emisión de un certificado de empadronamiento constituya una actuación administrativa automatizada de conformidad con lo establecido en dicho precepto, podrá utilizarse el sistema de firma de sello electrónico de órgano y el de código seguro de verificación, según establece el art. 42 LRJSP. Si el sistema de firma electrónica que utilice el Secretario del Ayuntamiento para la emisión de la certificación de empadronamiento permite acreditar su identidad y cargo público no será necesaria la conformidad del Alcalde.

A este respecto debemos tener en cuenta que el RD 128/2018, de 16 de marzo, por el que se regula el régimen jurídico de los funcionarios de Administración Local con habilitación de carácter nacional -RJFHN-, en su Disp. Adic. 8ª prevé que:

  • “A los efectos del ejercicio en soporte electrónico de las funciones reservadas a los funcionarios regulados en el presente real decreto, los puestos a ellos reservados tendrán la consideración de órganos, sin perjuicio de lo dispuesto en el título X de la Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de las Bases del Régimen Local.”

Por lo tanto, a estos efectos relativos a la función de la fe pública por medios electrónicos, no sólo los habilitados de los municipios de gran población, sino todos los titulares de las Secretarías tendrán la naturaleza de órganos. Como hemos indicado en otras consultas, de esta forma se hace coincidir la regulación específica de la habilitación nacional con las determinaciones de la normativa aplicable en materia de procedimiento administrativo común y régimen jurídico del Sector Público. En definitiva, a nuestro juicio se podría contar con el sello del órgano de la Secretaría para el ejercicio de ciertas actuaciones administrativas automatizadas como la expedición de certificados a través de la sede electrónica.

Con respecto a la posibilidad de delegación de la firma, se recomienda la lectura de la consulta “¿Puede el Secretario municipal, por exceso de volumen de tareas, delegar firma a un funcionario TAG en materia de contratación en virtud del RD 128/2018?”.

Como sabemos, el RJFHN ha reformado la asignación de las atribuciones de los funcionarios perteneciente a esa Escala y así la delegación de firma ha dejado de ser una posibilidad. Entre las funciones propias de la Secretaría se encuentra la fe pública en la que se incluye la emisión de los certificados, siendo la alternativa a la acumulación de tareas la creación de puestos de colaboración a los que se puede delegar ese tipo de funciones, tal y como expusimos en la consulta “Régimen de delegaciones de funcionarios de Administración Local con habilitación nacional: ¿se rige por la LRJSP o por el RJFHN?”, cuya lectura también recomendamos.

Conclusiones

1ª. Los certificados de empadronamiento deben expedirse por el Secretario del Ayuntamiento y con el visto bueno del Alcalde, ya sea mediante firmas manuscritas o electrónicas. Si el sistema de firma electrónica que utilice el Secretario del Ayuntamiento para la emisión de la certificación de empadronamiento permite acreditar su identidad y cargo público, no será necesaria la conformidad del Alcalde.

2ª. Si la emisión del certificado constituye una actuación administrativa automatizada, podrá utilizarse el sistema de firma de sello electrónico de órgano y el de código seguro de verificación, según establece el art. 42 LRJSP.

3ª. De acuerdo con la Disp. Adic. 8ª RJFHN, a los efectos del ejercicio en soporte electrónico de las funciones reservadas a los funcionarios regulados en dicha norma, los puestos a ellos reservados tendrán la consideración de órganos. Por lo tanto, podrá usarse sello de órgano de Secretaría para los certificados de empadronamiento.

4ª. La delegación de firma sólo cabría a favor de puestos de colaboración (art. 15 RJFHN), por cuanto la normativa específica los configura como puestos de trabajo que tengan atribuidas funciones de colaboración inmediata y auxilio.