Representación mediante abogado en procedimiento de responsabilidad patrimonial

Planteamiento

Un abogado presenta escrito telemático de responsabilidad patrimonial en nombre de un interesado. Los documentos electrónicos que presenta no se encuentran firmados correctamente, pues en esta figura únicamente escaneo de la supuesta firma del interesado. El ayuntamiento requiere la subsanación y dentro del plazo otorgado el abogado presenta nuevo escrito en el que se indica que:

“El interesado carece de firma electrónica válida para otorgar representación de forma telemática, y al ser persona física no está sujeta a su obligatoriedad. Por ello, actúa por medio de designación del profesional que suscribe a quien ha conferido su representación, respondiendo de la autenticidad de los mismos con la firma electrónica del profesional.”

Al escrito acompaña los documentos firmados digitalmente por el abogado y “solicita la práctica de la subsanación requerida a realizar, mediante “apud acta”, con comparecencia personal del propio interesado ante el Sr/a secretario del ayuntamiento o ante el funcionario de esta corporación competente para su otorgamiento, fijando dicha y hora que haga posible su práctica”.

Entendemos que la comparecencia apud acta sería un medio válido para acreditar la representación, pero, ¿sería válido citar al interesado para su realización ahora, una vez vencido el plazo o debió el interesado haber comparecido en plazo ante la oficina de asistencia y por tanto debemos entender que no ha subsanado en plazo?

En otros expedientes, firmado un poder correctamente por el representado para el expediente estamos aceptando que el resto de escritos del mismo vengan únicamente firmados por el representante, incluida la reclamación de responsabilidad patrimonial, ¿los estamos admitiendo de forma correcta o deberíamos exigir la firma de ambos documentos si en el poder no se especifica para qué documentos concretos se otorga?

Firmada la instancia por el representante de forma electrónica ¿se entienden igualmente firmados el resto de documentos que acompañe a la instancia (como la reclamación de RP) o debe exigírsele la firma de todos los documentos que acompañe y suscriba individualizadamente? En ocasiones se presenta instancia general correctamente firmada por sede conteniendo el solicita un simple "se acompaña escrito" pero luego este documento no viene firmado electrónicamente.

Respuesta

Conforme a lo dispuesto en el art. 5 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas -LPACAP-, los interesados con capacidad de obrar podrán actuar por medio de representante, entendiéndose con éste las actuaciones administrativas, salvo manifestación expresa en contra del interesado. A estos efectos, el mismo artículo añade que la representación podrá acreditarse mediante cualquier medio válido en derecho que deje constancia fidedigna de su existencia, considerando como válida la realizada mediante apoderamiento apud acta efectuado por comparecencia personal o comparecencia electrónica en la correspondiente sede electrónica, o a través de la acreditación de su inscripción en el registro electrónico de apoderamientos de la administración pública competente.

De acuerdo con lo dispuesto en este precepto, se ha sostenido en consultas anteriores como “¿Una declaración firmada por representante y representado podría ser un medio válido en Derecho para acreditar la representación en un procedimiento administrativo?”y “Presentación de escritos mediante representante: obligatoriedad de acreditar la representación mediante cualquier medio válido en Derecho”, que la mera aportación de un escrito por el que se autoriza a otra persona a actuar en representación de otra, aunque sea un abogado o profesional que usualmente se encargue de este tipo de trámites administrativos, no cumple con los requisitos del art. 5.4 LPACAP, por lo que se debe requerir que la representación sea acreditada mediante alguno de los procedimientos admitidos por esta normativa.

De este modo, como se afirma en la consulta “Abogado que presenta recurso en nombre de un trabajador municipal contra una resolución de alcaldía. ¿Debe acreditar la representación?”, incluso en supuestos como el planteado, en el que el profesional que actúa en representación del tercero se acredita de forma fehaciente, se ha de requerir la correcta formalización de esta representación, como medio de constancia fidedigna de la misma que exige el citado art. 5.4 LPACAP.

En el supuesto planteado, el abogado que pretende asumir la representación solicita que se le permita acreditar la misma mediante apoderamiento apud acta por comparecencia, conforme le ha sido requerido por la entidad local, si bien, surge la cuestión de si esta formalidad puede ser realizada en fecha posterior al plazo establecido al efecto. En concreto, el art. 5.6 LPACAP dispone literalmente sobre esta cuestión:

“6. La falta o insuficiente acreditación de la representación no impedirá que se tenga por realizado el acto de que se trate, siempre que se aporte aquélla o se subsane el defecto dentro del plazo de diez días que deberá conceder al efecto el órgano administrativo, o de un plazo superior cuando las circunstancias del caso así lo requieran.”

En este sentido, debemos entender que la redacción de este precepto permite realizar en fecha posterior este trámite, para lo que la administración podrá acordar su realización, sin necesidad de declarar la falta de subsanación con los efectos determinados en el art. 68.1 LPACAP. De este modo, debemos entender que la solicitud se puede entender válidamente presentada si posteriormente es formalizada la representación, admitiendo este trámite en un momento posterior debido a las circunstancias que han sido alegadas. En defensa de este criterio, se pueden entender aplicables tanto el principio pro actione, por el que debemos asumir una interpretación favorable al ejercicio de los derechos que asisten a los ciudadanos frente a la administración, así como el propio art. 48.3 LPACAP, por el que la realización de actuaciones administrativas fuera del tiempo establecido para ellas sólo implicará su anulabilidad cuando así lo imponga la naturaleza del término o plazo.

Por lo expuesto, debemos entender que en el supuesto planteado la administración puede admitir la formalización de la representación que alega el abogado sobre la persona que interpone el procedimiento de responsabilidad patrimonial y, de este modo, proceder a su tramitación conforme a la normativa aplicable.

En segundo lugar, por lo que respecta a la capacidad de actuación de un representante válidamente acreditado en un procedimiento administrativo, conforme a lo dispuesto en el art. 5.3 LPACAP debemos entender que la representación debe establecer claramente los procedimientos para los que se otorga y la administración en la que puede surtir efecto, pero no tiene que especificar todos los actos que se requieran, ya que, como afirma el propio artículo citado, para los actos y gestiones de mero trámite se presumirá aquella representación.

Por lo tanto, debemos entender que la aportación de documentos y realización de gestiones por un representante válidamente acreditado en un procedimiento administrativo, no se deberá requerir ninguna formalidad adicional que la realizada con la propia representación.

Finalmente, en lo que respecta a la exigencia de firma de todos los documentos aportados, debemos adoptar una posición coherente con la realidad de cada procedimiento en concreto. De este modo, si la instancia general que impone la administración ha sido correctamente formulada y firmada, incluyendo en la misma la referencia a la solicitud que se incorpora como anexo, debemos entender que su presentación es plenamente válida, aunque la propia solicitud no haya sido firmada, puesto que de la documentación aportada se acredita fehacientemente que la voluntad de la persona que aporta la documentación es su presentación en la forma correcta.

En otro caso, si nos encontramos ante documentación que deba ser objeto de consideración en el procedimiento, debemos atender a lo dispuesto en el art.28.3 LPACAP, por el que las Administraciones no exigirán a los interesados la presentación de documentos originales, salvo que, con carácter excepcional, la normativa reguladora aplicable establezca lo contrario. De este modo, si se estima que se debe aportar una copia auténtica de un determinado documento, lo correcto es requerir la subsanación de este trámite en concreto, conforme a lo dispuesto en la propia normativa sobre procedimiento administrativo.

Conclusiones

1ª. La representación de los terceros en los procedimientos administrativos debe ser objeto de acreditación fidedigna, conforme a lo dispuesto en el art. 5.4 LPACAP.

2ª. No obstante, debemos entender que su acreditación podrá realizarse en fecha posterior a la presentación de la solicitud inicial, lo que deberá ser admitido por la administración de forma acorde con las circunstancias que concurran en cada caso.

3ª. Una vez que esta representación ha quedado plenamente acreditada en un procedimiento en concreto, debemos entender que todos los actos de trámites pueden ser realizados por el representante, salvo manifestación en contra de forma expresa del interesado.

4ª. La firma válida de la instancia general requerida por la administración destinataria de la documentación determinará que el resto de documentos anexos se entiendan válidamente presentados, salvo que, en algún caso en concreto se requiera la firma específica de algún documento.