¿Quién debe realizar los apuntes contables de ingresos?

Planteamiento

Los informes de los organismos de control externo (tanto el Tribunal de Cuentas como sus homólogos de las Comunidades Autónomas) parecen hacen hincapié en la conveniencia de que no sea Tesorería quien realice los apuntes contables correspondientes a los ingresos (no sólo de efectivo, sino todos).

Esta precaución la refuerzan al añadir que tampoco debe ser Tesorería quien concilie las diferencias entre bancos y contabilidad (también en la regla 45.3.b de la Orden HAP/1781/2013, instrucción de contabilidad).

Con ello se pretende evitar el riesgo a que quien robe pueda ocultarlo.

A la vista de ello, les agradeceríamos que nos dieran su opinión sobre quién debe realizar los apuntes contables correspondientes a los ingresos: Intervención o Tesorería.

Respuesta

Hay que analizar varias cuestiones en relación a la consulta formulada. La primera de ellas es que, desde el punto de vista del control interno, éste no debe involucrarse en la gestión que tiene que fiscalizar porque se convierte en fiscalizador y fiscalizado simultáneamente. De la misma manera, cuanto más diferenciadas estén las funciones mejor será el control y más dificultades existirán para realizar actos fraudulentos contra la Administración.

Por ello, insistimos que, desde el punto de vista puramente doctrinal, se aconseja que sean funcionarios distintos los que se encarguen de gestionar, de contabilizar y de efectuar el control interno, sin que se acumulen esas funciones en las mismas personas. Pero ello dependerá del tamaño del municipio, de la infraestructura con la cuente el Ayuntamiento y de la propia organización interna.

Como señalamos en la Consulta “¿A quién corresponde la contabilización de cobros y pagos: a la Tesorería o a la Intervención municipal? ¿A quién compete realizar la conciliación?”, será la propia Corporación quien determine la organización municipal y establezca en el organigrama correspondiente y en la Relación de Puestos de Trabajo -RPT- las funciones que correspondan en orden a aquellos temas que la legislación vigente no establece de forma clara.

Y ello porque el art. 5.1.b).3º del RD 128/2018, de 16 de marzo, por el que se regula el régimen jurídico de los funcionarios de Administración Local con habilitación de carácter nacional -RJFHN-, atribuye a la Tesorería municipal “la realización de los cobros y los pagos de conformidad con lo dispuesto en la normativa vigente”. Por lo que al ser la Tesorería municipal quien conoce cuándo se realiza el pago y a quién se le paga, suele contabilizar los pagos; lo mismo cabe decir de los ingresos, porque es quien tiene conocimiento directo de las cuentas abiertas en las entidades de crédito, lo que permite contabilizar los ingresos y pagos tal y como se vayan ejecutando en las cuentas bancarias.

Pero, en puridad, la normativa vigente no atribuye funciones de contabilidad a la Tesorería municipal, sino a la Intervención. Si se observan los arts. 4 y 5 RJFHN, no hay ninguna mención a la contabilidad en la Tesorería municipal, aunque puede desprenderse a la vista de la redacción de las funciones que le corresponden sobre los ingresos y los pagos.

Por ello, en las conciliaciones que deben realizarse entre lo contabilizado y el saldo de las cuentas en las entidades de crédito quien los realiza es la Tesorería municipal, porque es quien tiene la información. La mención que realiza la Regla 45.3.b) de la Orden HAP/1781/2013, de 20 de septiembre, por la que se aprueba la Instrucción del modelo normal de contabilidad local, modificada por la Orden HAC/1364/2018, de 12 de diciembre, por la que se modifican los planes de cuentas locales anexos a las instrucciones de los modelos normal y simplificado de contabilidad local, aprobadas por las Órdenes HAP/1781 y 1782/2013, de 20 de septiembre, sobre el estado conciliatorio en el sentido de que sea autorizado por el Interventor u órgano de la Entidad Local que tenga atribuida la función de contabilidad, no significa que corresponda a la Intervención u Órgano de Contabilidad realizar el estado de conciliación.

Por ello podemos concluir que, salvo la organización que la propia Corporación haya establecido, a la Tesorería municipal no le corresponde contabilizar, dado que la contabilidad está atribuida ex lege a la Intervención municipal.

Otra cosa distinta (que es a la que se refieren los Órganos de Control Externo -OCEX-) es que las personas que se encargan de contabilizar no deben ser las que realicen el control interno.

Sin embargo, en nuestra opinión, la conciliación debe ser preparada por la Tesorería municipal (cosa que es lo que se realiza en la mayoría de los Ayuntamientos), sin perjuicio de que debe ser “autorizada”, comprobada y verificada por la Intervención municipal.

Conclusiones

1ª. Salvo que la Corporación haya establecido otra cosa, la Tesorería no tiene funciones de contabilidad.

2ª. La contabilización es una función atribuida a la Intervención municipal.

3ª. Las conciliaciones deben ser autorizadas por la Intervención municipal, lo que no significa que sea ésta quien realice el trabajo material de prepararla.