¿Pueden presentarse escritos dirigidos al Ayuntamiento a través del correo electrónico corporativo, fax o burofax? Efectos del silencio administrativo

Planteamiento

Hay ocasiones en que a través de mail corporativos, del fax o a través de burofax se presentan escritos de queja, reclamaciones o peticiones en el Ayuntamiento. Dado que ya está en vigor y en funcionamiento la sede electrónica, ¿tiene la Administración la obligación de registrar, recepcionar o contestar a estos documentos que no han sido entregados en sede electrónica o a través del registro normal? ¿Qué valor tendrán a efectos de silencio administrativo o judicial?

Respuesta

La administración electrónica está desplazando de forma paulatina al modo tradicional de comunicarse o relacionarse con la Administración, poniendo al servicio de los ciudadanos instrumentos ágiles que evitan las consabidas colas ante las ventanillas.

Aunque existe una tendencia, que cada vez se va generalizando más, en remitir al Ayuntamiento distintos tipos de escritos mediante fax o correo electrónico, medios indudablemente más “cómodos” que los a veces complejos canales de la administración electrónica, no es menos cierto que el escrito que llegue al Ayuntamiento por el cauce que sea ha de seguir un proceso interno para que el mismo tenga la validez y eficacia necesaria. En definitiva para que produzca el nacimiento del acto administrativo,

La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas -LPACAP- en su art. 12, relativo a la asistencia en el uso de medios electrónicos a los interesados, dispone que las Administraciones Públicas deberán garantizar que los interesados pueden relacionarse con la Administración a través de medios electrónicos, para lo que pondrán a su disposición los canales de acceso que sean necesarios así como los sistemas y aplicaciones que en cada caso se determinen.

Por su parte, el art. 16 LPACAP, al referirse a los registros, establece que cada Administración dispondrá de un Registro Electrónico General, en el que se hará el correspondiente asiento de todo documento que sea presentado o que se reciba en cualquier órgano administrativo, Organismo público o Entidad vinculado o dependiente a éstos. También se podrán anotar en el mismo, la salida de los documentos oficiales dirigidos a otros órganos o particulares.

Los asientos en dicho registro se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida de los documentos e indicarán la fecha del día en que se produzcan.

Asimismo, el registro electrónico garantizará la constancia, en cada asiento que se practique, de un número, epígrafe expresivo de su naturaleza, fecha y hora de su presentación, identificación del interesado, órgano administrativo remitente, si procede, y persona u órgano administrativo al que se envía, y, en su caso, referencia al contenido del documento que se registra. Para ello, se emitirá automáticamente un recibo consistente en una copia autenticada del documento de que se trate, incluyendo la fecha y hora de presentación y el número de entrada de registro, así como un recibo acreditativo de otros documentos que, en su caso, lo acompañen, que garantice la integridad y el no repudio de los mismos.

Por otro lado, ha de tenerse en cuenta que, tal como dispone el art. 16.4 LPACAP, los documentos que los interesados dirijan a los órganos de las Administraciones Públicas podrán presentarse, aparte de los entregados de forma presencial:

a) En el registro electrónico de la Administración u Organismo al que se dirijan, así como en los restantes registros electrónicos de cualquiera de los sujetos a los que se refiere el art. 2.1.

b) En las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca.

c) En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero.

d) En las oficinas de asistencia en materia de registros.

e) En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.

Por lo tanto, de acuerdo con lo expresado, el particular no puede utilizar los medios de comunicación con el Ayuntamiento que se le antoje o le sean más cómodos, sino únicamente algunos de los expresados anteriormente y que son en definitiva los que le garantizarán que la Administración los recepcione, surtiendo los efectos pertinentes a partir de su registro.

Conclusiones

1ª. La Administración no tiene la obligación de registrar documentos que no se presenten de forma presencial, en sede electrónica o en alguno de los registros a que se refiere el art. 16.4 LPACAP.

2ª. La presentación de documentos sin que se registren en el registro de documentos no produce los efectos del silencio administrativo.