Planteamiento
Somos una empresa pública de suministro de agua y recogida de RSU, participada al 100% por una mancomunidad de municipios.
Lamentablemente, nuestra empresa ha tenido que despedir recientemente a un trabajador por motivos disciplinarios. Este trabajador disponía de un ordenador de empresa para desarrollar su trabajo. Bien, es necesario acceder al ordenador que venía utilizando este empleado para tener acceso a archivos, información y programas de la empresa. También es necesario tener acceso al correo electrónico corporativo de la empresa que utilizaba este trabajador pues, existen mensajes, que proveedores y otras empresas le dirigieron con ocasión de su puesto de trabajo.
El trabajador despedido se niega a facilitar las contraseñas de acceso al ordenador y al correo corporativo.
La pregunta es la siguiente: ¿está sustentado jurídicamente el acceso a este ordenador? ¿existe jurisprudencia favorable al respecto? ¿qué nos aconsejan?
Respuesta
En primer lugar, debemos tener en cuenta que el personal que desempeña sus funciones en el ámbito de una sociedad mercantil de capital íntegramente local tiene la naturaleza de personal laboral, por lo que debemos acudir a las determinaciones de dicha normativa.
Así, el art. 18 del RDLeg 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores -ET/15-, establece, al igual que hacía en el anterior texto normativo, que sólo podrán realizarse registros sobre la persona del trabajador, en sus taquillas y efectos particulares, cuando sean necesarios para la protección del patrimonio empresarial y del de los demás trabajadores de la empresa, dentro del centro de trabajo y en horas de trabajo. En su realización se respetará al máximo la dignidad e intimidad del trabajador y se contará con la asistencia de un representante legal de los trabajadores o, en su ausencia del centro de trabajo, de otro trabajador de la empresa, siempre que ello fuera posible.
A tal efecto, a modo de ejemplo, la Resolución de la AEPD de 2 de diciembre de 2015 (EDD 2015/235961) argumenta que:
- “(…) La cuestión similar a la planteada ha sido tratada por esta Agencia en las resoluciones de esta Agencia de 19 de febrero y 5 de octubre de 2009, al analizar si el empresario puede o no puede examinar los correos electrónicos de sus trabajadores, respuesta que se debe buscar en el equilibrio entre las facultades que le son reconocidas al empresario en el articulo 20.2 del E.T. y los derechos que le son reconocidos al trabajador en el articulo 4.2. e) del E.T. que reconoce al trabajador el derecho “ al respeto de su intimidad y a la consideración debida a su dignidad” y a lo previsto en la Constitución Española -CE- en su articulo 18.3 que establece la garantía constitucional del “secreto a las comunicaciones”, en particular las telegráficas, postales y telefónicas, encontrándose incluidas los mensajes de correo electrónico, al remitirnos a la Sentencia de fecha 26 de septiembre de 2007 del Tribunal Supremo sobre el “ control empresarial del correo electrónico” en los términos siguientes:
- <<FUNDAMENTO DE DERECHO PRIMERO: .... La sentencia considera el despido procedente, apreciando el grave incumplimiento que se produce como consecuencia de la realización de esa actividad durante el tiempo de trabajo y en un instrumento proporcionado por la empresa, valorando, por una parte, la reducción del tiempo de trabajo y el injustificado gasto para la empresa, y, de otra, la perturbación de la disponibilidad del equipo informático en una materia tan grave como el aterrizaje y el despegue de aviones. La sentencia de contraste excluye la aplicación de las garantías del artículo 18 del Estatuto de los Trabajadores, porque el ordenador no es un efecto personal del trabajador, sino una "herramienta de trabajo" propiedad de la empresa.
- Es en este último punto en el que hay que plantear la contradicción, porque en el presente recurso no se trata de valorar la conducta del trabajador a efectos disciplinarios, sino de resolver un problema previo sobre el alcance y la forma del control empresarial sobre el uso por el trabajador del ordenador que se ha facilitado por la empresa como instrumento de trabajo y en este punto la identidad puede apreciarse en lo sustancial y las diferencias actuarían además reforzando la oposición de los pronunciamientos, porque en la sentencia recurrida el control se produce en el curso de una reparación, lo que no consta en la sentencia de contraste. Lo mismo sucede con el dato de que el ordenador en el caso de la sentencia recurrida no tuviera clave personal de acceso y en el de la de contraste sí. Hay que insistir en que no estamos ante el enjuiciamiento de una conducta a efectos disciplinarios desde la perspectiva del alcance de la protección de un derecho fundamental, como en el caso decidido por la sentencia de 20 de abril de 2.005, sino ante un problema previo sobre la determinación de los límites del control empresarial sobre un ámbito que, aunque vinculado al trabajo, puede afectar a la intimidad del trabajador.
- SEGUNDO: ...La cuestión debatida se centra, por tanto, en determinar si las condiciones que el artículo 18 del Estatuto de los Trabajadores establece para el registro de la persona del trabajador, su taquilla y sus efectos personales se aplican también al control empresarial sobre el uso por parte del trabajador de los ordenadores facilitados por la empresa. Pero el problema es más amplio, porque, en realidad, lo que plantea el recurso, desde la perspectiva de ilicitud de la prueba obtenida vulnerando los derechos fundamentales (artículo 91.1 de la Ley de Procedimiento Laboral), es la compatibilidad de ese control empresarial con el derecho del trabajador a su intimidad personal (artículo 18.1 de la Constitución) o incluso con el derecho al secreto de las comunicaciones (artículo 18.3 de la Constitución Española), si se tratara del control del correo electrónico. El artículo 8 del Convenio Europeo para la Protección de los Derechos Humanos establece también que toda persona tiene derecho al respeto de la vida privada y familiar y prohíbe la injerencia que no esté prevista en la ley y que no se justifique por razones de seguridad, bienestar económico, defensa del orden, prevención de las infracciones penales, protección de la salud, de la moral o de los derechos y libertades de los demás. El derecho a la intimidad, según la doctrina del Tribunal Constitucional, supone "la existencia de un ámbito propio y reservado frente a la acción y el conocimiento de los demás, necesario, según las pautas de nuestra cultura, para mantener una calidad mínima de la vidahumana" y ese ámbito ha de respetarse también en el marco de las relaciones laborales, en las que "es factible en ocasiones acceder a informaciones atinentes a la vida íntima y familiar del trabajador que pueden ser lesivas para el derecho a la intimidad" (SSTC 142/1993, 98/2000 y 186/2000). De ahí que determinadas formas de control de la prestación de trabajo pueden resultar incompatibles con ese derecho, porque aunque no se trata de un derecho absoluto y puede ceder, por tanto, ante "intereses constitucionalmente relevantes", para ello es preciso que las limitaciones impuestas sean necesarias para lograr un fin legítimo y sean también proporcionadas para alcanzarlo y respetuosas con el contenido esencial del derecho. En el caso del uso por el trabajador de los medios informáticos facilitados por la empresa pueden producirse conflictos que afectan a la intimidad de los trabajadores, tanto en el correo electrónico, en el que la implicación se extiende también, como ya se ha dicho, al secreto de las comunicaciones, como en la denominada "navegación" por Internet y en el acceso a determinados archivos personales del ordenador. Estos conflictos surgen porque existe una utilización personalizada y no meramente laboral o profesional del medio facilitado por la empresa.
- Esa utilización personalizada se produce como consecuencia de las dificultades prácticas de establecer una prohibición absoluta del empleo personal del ordenador como sucede también con las conversaciones telefónicas en la empresa y de la generalización de una cierta tolerancia con un uso moderado de los medios de la empresa. Pero, al mismo tiempo, hay que tener en cuenta que se trata de medios que son propiedad de la empresa y que ésta facilita al trabajador para utilizarlos en el cumplimiento de la prestación laboral, por lo que esa utilización queda dentro del ámbito del poder de vigilancia del empresario, que, como precisa el artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores, implica que éste "podrá adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales", aunque ese control debe respetar "la consideración debida" a la "dignidad" del trabajador.”
Dicha Resolución incide en que lo recogido en el fallo del TS señala, en síntesis, que se prevé la posibilidad de que el empresario pueda acceder al control del ordenador, del correo electrónico y los accesos a Internet de los trabajadores, siempre que la empresa de “buena fe” haya establecido “previamente” las reglas de uso de esos medios con aplicación de prohibiciones absolutas o parciales e informado de que va existir un control y de los medios que han de aplicarse en orden a comprobar la corrección de los usos.
Por tanto, es posible que la empresa pueda acceder a los medios señalados (acceso al ordenador y correo corporativo) sólo si previamente se ha informado al trabajador de las condiciones de uso de las herramientas informáticas puestas a su disposición para el desempeño de sus funciones.
Conclusiones
1ª. El art. 18 ET/15 señala que sólo podrán realizarse registros sobre la persona del trabajador, en sus taquillas y efectos particulares, cuando sean necesarios para la protección del patrimonio empresarial y del de los demás trabajadores de la empresa, dentro del centro de trabajo y en horas de trabajo. En su realización se respetará al máximo la dignidad e intimidad del trabajador y se contará con la asistencia de un representante legal de los trabajadores o, en su ausencia del centro de trabajo, de otro trabajador de la empresa, siempre que ello fuera posible.
2ª. No obstante lo anterior, la AEPD admite, en base a jurisprudencia, que la empresa pueda acceder a los medios señalados (acceso al ordenador y correo corporativo) sólo si previamente se ha informado al trabajador de las condiciones de uso de las herramientas informáticas puestas a su disposición para el desempeño de sus funciones.
