¿Puede la alcaldesa de la anterior legislatura poseer documentos oficiales en su domicilio?

Planteamiento

La anterior alcaldesa manifiesta en público reiteradamente que dispone de copias (y se intuye que algún documento original) en su domicilio de cuando ella era alcaldesa y tenía acceso a los mismos, no hay solicitud previa de acceso.

¿En qué tipo de responsabilidad podría incurrir? La secretaria-intervención, como función de custodia del archivo y demás documentos, ¿debe de requerirle para que haga entrega de los mismos?

Respuesta

El art.77 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local -LRBRL- regula el derecho de acceso de los miembros de las entidades locales a cuantos antecedentes, datos o informaciones obren en poder de los servicios de la Corporación y resulten precisos para el desarrollo de su función.

A estos efectos, los arts. 14 y ss del RD 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales -ROF-, desarrolla esta habilitación legal de acceso a la información de la entidad local, diferenciando los supuestos en los que esta información es de libre acceso, de los que los interesados tienen que obtener la previa autorización para acceder a la información o documentación requerida, siempre bajo la premisa que debe ser reclamada por resultar precisa para el ejercicio de su cargo electo y conforme al reconocimiento de esta condición establecido por el art. 23 de la Constitución Española -CE-.

De acuerdo con esta consideración legal, en consultas precedentes como “El derecho fundamental de los concejales al acceso a la información precisa para el ejercicio de su cargo: régimen jurídico y alcance”, se analiza la forma en la que se debe tratar el acceso de los miembros electos de la corporación a la documentación de las entidades locales de las que formen parte, teniendo en cuenta que, incluso desde una perspectiva restrictiva del ejercicio de este derecho, tendrán acceso a bastante documentación en función de que se incluya en los expedientes elevados a la consideración de los órganos de los que legalmente formen parte.

Por lo tanto, se debe entender normal que los miembros electos accedan a copias, tanto en formato digital como en soporte físico, de estos expedientes y de su documentación anexa, que manejarán conforme requiera el desempeño de las funciones que legítimamente ejercen tanto en el gobierno local como en los grupos de la oposición.

Ahora bien, en todo caso, como se analiza en consultas como “Publicación en redes sociales de datos relativos a retribuciones de miembros de la corporación, con importes no ajustados a la realidad”, los miembros de las entidades locales se encuentran vinculados en el tratamiento de esta información, y fundamentalmente en lo que respecta a su difusión, a los deberes tanto de confidencialidad del art. 16.3 ROF como a las obligaciones derivadas de la aplicación de la normativa sobre protección de datos personales, teniendo en cuenta que en esta documentación pueden constar datos sometidos a esta regulación específica.

De acuerdo con lo expuesto, si la persona que afirma tener esta documentación realiza actuaciones en contra de las vinculaciones anteriores, podrá incurrir en la correspondiente responsabilidad, cuyo alcance dependerá de la entidad y ámbito al que afecte en cada caso en concreto.

En cualquier caso, si esta persona tuviera en su poder documentos originales que formaran parte de expedientes municipales y cuya posesión no le correspondiera por razón de su cargo, presente o pasado, estaría incurriendo en una evidente actuación irregular, debido a que, como afirma el art. 16.1.b) ROF, en ningún caso los expedientes, libros o documentación podrán salir de la casa consistorial o palacio provincial, o de las correspondientes dependencias y oficinas locales, salvo en los supuestos en los que así se dispusiera expresamente por la normativa vigente.

De acuerdo con esta determinación legal, tanto la posesión indebida de documentos municipales como su uso indebido pueden ser constitutivos de infracciones administrativas e incluso penales, como se aprecia, entre muchas otras, en la Sentencia del TS de 13 de septiembre de 2002 (EDJ 2002/35933), en la que se condena a un alcalde por manipular documentos que se consideran originales y de titularidad municipal, para conseguir un beneficio particular mediante el ejercicio de una reclamación en base a los mismos.

Ante esta posibilidad, debemos entender procedente que, por los servicios municipales se requiera a esta persona al objeto de prevenirle de las posibles consecuencias de su actuación con la documentación recepcionada en el ejercicio de su anterior cargo y, en todo caso, para que entregue los documentos originales que pueda tener en su poder, incluso aunque los mismos no hubieran sido objeto de una incautación consciente.

Conclusiones

1ª. Los miembros electos de las entidades locales tienen derecho al acceso de la documentación administrativa que pudieran necesitar para el desempeño de sus funciones.

2ª. En cualquier caso, la documentación facilitada debe ser copia de la que obre en los expedientes administrativos, en la actualidad preferentemente en soporte digital, debido a que no deben salir de las dependencias de la entidad local los documentos o expedientes originales.

3ª. Aunque este derecho de los miembros de la corporación no debe ser interpretado de forma restrictiva, en atención al reconocimiento constitucional de su condición de cargos electos, el tratamiento de la información y documentación a la que accedan debe ser exclusivamente vinculado a su labor política y, en todo caso, con las limitaciones de sigilo y de protección de los datos personales que se establecen por la normativa vigente.

4ª. La realización de actuaciones en contra de estas determinaciones legales puede deparar la correspondiente responsabilidad para la persona que las realice, de forma directa o indirecta.

5ª. En cualquier caso, se debe reclamar la devolución de la documentación original que, por cualquier causa, obre indebidamente en poder de cualquier miembro de la corporación, garantizando así su debida custodia en las dependencias de la entidad local.