¿Puede el ayuntamiento negarse a facilitar a un concejal una copia de todas las actas de los plenos de la legislatura anterior?

Planteamiento

Un concejal en la Corporación ha solicitado por escrito que se le facilite una copia de todas las actas de los Plenos de la pasada legislatura (2019-2023). El Ayuntamiento entiende que no se le puede dar una copia, pero que las vea en el ayuntamiento. ¿Puede el ayuntamiento negarse a facilitarle una copia?

Respuesta

El objeto del derecho de acceso a la “información pública”, a la que se refiere el art. 12 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno - LTAIPBG- (EDL 2013/232606), de conformidad con lo previsto en el art. 13 de la Ley, está conformado por los contenidos o documentos, cualquiera que sea su formato o soporte, que obren en poder de alguno de los sujetos incluidos en el ámbito de aplicación de este título y que hayan sido elaborados o adquiridos en el ejercicio de sus funciones.

Ahora bien, con carácter particular la disp. adic.1ª.2 LTAIPBG (EDL 2013/232606) se refiere al acceso a la información pública por parte de los concejales señalando que:

• “2. Se regirán por su normativa específica, y por esta Ley con carácter supletorio, aquellas materias que tengan previsto un régimen jurídico específico de acceso a la información”.

De esta manera, no existiendo una normativa específica en la Comunidad Autónoma de Cantabria que desarrolle el derecho de información de los concejales en su función de control sobre la actividad del equipo de gobierno del ayuntamiento prevista en el art. 77 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de las Bases de Régimen Local -LRBRL-, acudimos a la regulación de su derecho en los arts. 14 a 16 del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las corporaciones Locales -ROF-, aprobado por RD 2568/1986, de 28 de noviembre (EDL 1986/12278), que especifica el modo en que deberá producirse la solicitud, así como las particularidades para el ejercicio de la consulta.

De esta regulación son destacables los siguientes aspectos que hemos reseñado en la Consulta “Extremadura. Régimen especial de acceso a la información de particulares por parte de los Concejales”:

1º. El derecho al acceso a la información no es lo mismo que el derecho a la obtención de copias de los documentos, si bien están claramente relacionados.

2º. Así, no existe una obligación genérica de entregar copia de documentación en cualquier solicitud que se efectúe, sino que deberá ser analizada al amparo de la normativa estatal y autonómica en la materia y en función de que nos encontremos ante un supuesto de libre acceso a la información o no. Ello nos lleva a dos casos:

• a) Supuestos de libre acceso. El libre acceso a la información viene recogido en el art. 15 ROF, que recoge los supuestos en los que los miembros corporativos tienen acceso directo a la información deseada, y, en dicha línea, copia directa de la documentación relativa a la información solicitada:

• • - Cuando se trate del acceso de los miembros de la corporación que ostenten delegaciones o responsabilidades de gestión, a la información propia de las mismas.

• • - Cuando se trate del acceso de cualquier miembro de la corporación, a la información y documentación correspondiente a los asuntos que hayan de ser tratados por los órganos colegiados de que formen parte, así como a las resoluciones o acuerdos adoptados por cualquier órgano municipal.

• • - Cuando se trate del acceso de los miembros de la corporación a la información o documentación de la entidad local que sean de libre acceso para los ciudadanos.

• b) Supuestos que no son de libre acceso. Son los que no están recogidos en el art. 15 ROF o concordante de la norma autonómica correspondiente.

Por último, antes de ofrecer nuestras conclusiones es necesario atender al criterio de la Agencia Española de Protección de Datos sobre cesión a los concejales de datos contenidos en resoluciones del ayuntamiento expresado en el Informe 16/2010 (EDD 2010/232414) en el que se expone que:

• “Por este motivo, cualquier limitación al derecho fundamental a la protección de datos de carácter personal deberá venir refrendada por su reflejo en una norma con rango de Ley, dado que la misma supondrá una limitación a un derecho fundamental, siendo de aplicación, según recuerda la Sentencia citada, el artículo 53.2 de la Constitución.

• Debe, a tal efecto, recordarse que, tal y como se desprende de lo dispuesto en el artículo 4.1 de la Ley Orgánica 15/1999, el tratamiento deberá referirse exclusivamente a los datos "adecuados, pertinentes y no excesivos" en relación con la finalidad que justifica la cesión.”

Teniendo en cuenta lo anteriormente señalado, dado que las leyes atribuyen a los concejales la posibilidad de consultar la documentación obrante en el ayuntamiento en el ejercicio de su actividad de control de los órganos de la corporación y teniendo en cuenta que el contenido de las actas de pleno son de libre acceso para todos los ciudadanos a tenor del art. 207 del RD 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales -ROF- (EDL 1986/12278):

• “Todos los ciudadanos tienen derecho a obtener copias y certificaciones acreditativas de los acuerdos de los órganos de gobierno y administración de las Entidades locales y de sus antecedentes, así como a consultar los archivos y registros en los términos que disponga la legislación de desarrollo del art. 105 b) CE. La denegación o limitación de este derecho, en todo cuanto afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos o la intimidad de las personas, deberá verificarse mediante resolución motivada”

Por tanto, el concejal tiene derecho de acceso a todas las actas de los plenos de la pasada legislatura (2019-2023). 

Ahora bien, dicho acceso debe hacerse en los términos señalados en la ya citada LTAIPBG; esto es:

• Garantizando la protección de los datos personales, por lo que se concederá el acceso parcial previa omisión de la información afectada por el límite salvo que de ello resulte una información distorsionada o que carezca de sentido. En este caso, deberá indicarse al solicitante que parte de la información ha sido omitida (art. 16).
• El acceso a la información se realizará preferentemente por vía electrónica mediante su examen en la sede electrónica, o en su defecto, en la web municipal, en la que debe obrar publicada copia disociada de los Libros de Actas; si no lo estuviere, el acceso será presencial mediante el examen de los Libros; el acceso a la información será gratuito, no obstante, la expedición de copias o la trasposición de la información a un formato diferente al original podrá dar lugar a la exigencia de exacciones en los términos previstos en la Ley 8/1989, de 13 de abril, de Tasas y Precios Públicos (EDL 1989/12832), o, en su caso, conforme a la normativa autonómica o local que resulte aplicable (art. 22).

Por último, respecto al derecho a obtener fotocopias por parte de los concejales derivada de su derecho de información, es criterio del Tribunal Supremo, por todas, en la Sentencia del TS de 11 de octubre de 2002 EDJ 2002/42768, e igualmente se mantiene en la Sentencia del TS de 27 de septiembre de 2002 EDJ 2002/37235, donde resumidamente se argumenta lo siguiente:

• “…Del análisis jurisprudencial precedente se infiere que en el desarrollo del art. 23.2 de la Constitución no existe norma que consagre el derecho de los Concejales a obtener de modo indiscriminado copias legitimadas o fotocopias de los documentos que integran expedientes completos, a cuyo examen tienen derecho, según lo ordenado en los arts. 77 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local, y 15 y 16 del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales.(…) Este criterio jurisprudencial se reitera en la posterior Sentencia de 14 de marzo de 2000 dictada al resolver el recurso de casación núm. 258/1996.”

E idéntico criterio se reproduce en la Sentencia del TS de 18 de marzo de 2002 (EDJ 2002/7985).

En definitiva, debido al carácter público del Libro de Actas, el concejal sí tendría derecho a acceder a su contenido y solicitar copia de cuantos acuerdos interesare, dentro de las posibilidades materiales, humanas y de horario de los servicios administrativos.

Conclusiones

1ª. Todos los concejales de la corporación tienen derecho a obtener copia de las resoluciones o acuerdos adoptados por cualquier órgano municipal como supuesto de libre acceso a la información, y por lo tanto a obtener copia de los acuerdos de las actas de las sesiones de pleno, dentro de las posibilidades materiales, humanas y de horario de los servicios administrativos.

2ª. Con carácter general, el acceso al contenido íntegro de los Libros de todas las actas de la corporación 2019-2023 se realizará preferentemente por vía electrónica mediante su examen en la sede electrónica, o en su defecto, en la web municipal, en la que debe obrar publicada copia disociada de los Libros de Actas; si no lo estuviere, el acceso será presencial mediante el examen de los Libros; el acceso a la información será gratuito, no obstante, la expedición de copias o la trasposición de la información a un formato diferente al original podrá dar lugar a la exigencia de exacciones

3ª. En todo caso, si el contenido de las actas incluye datos especialmente protegidos deberán disociarse los datos identificativos de las personas al carecerse del consentimiento expreso y por escrito de los titulares afectados.