¿Puede el ayuntamiento facilitar a un particular el acceso a la declaración responsable relativa a obras realizadas en su calle, sin omisión de los datos personales contenidos en ella?

Planteamiento

Un particular ha solicitado la obtención del documento (declaración responsable) en el que se ampara la realización de unas obras que entiende que han invadido su calle privada con la realización de una rampa de acceso. Se le ha facilitado el documento en el que aparece el nombre y apellidos del declarante, eliminando las referencias que se han considerado datos personales, tales como DNI, teléfono, dirección y correo electrónico. El reclamante ha vuelto a presentar escrito en el que solicita que se le facilite nuevamente el documento sin que figure la supresión de ningún dato, al objeto de formular la correspondiente denuncia.

¿Consideran que debemos acceder a lo solicitado? ¿O está justificada la omisión de esos datos referidos por su carácter personal?

Respuesta

La solicitud de acceso realizada por el ciudadano se rige tanto por la normativa de transparencia como por la de protección de datos personales.

Procediendo a analizar primeramente la normativa de transparencia, según establece el art. 12 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno -LT-, todas las personas tienen derecho a acceder a la información pública en los términos previstos en esta Ley. Ello supone que rige una regla general de acceso a la información pública que solo puede ser limitada si se aplican, motivadamente y de forma restrictiva, alguno de los supuestos legales que permiten dicha limitación, a tenor del art. 14 de esta norma.

Se presume, pues, la publicidad de los contenidos o documentos que obren en poder de las Administraciones y hayan sido elaborados o adquiridos en el ejercicio de sus funciones, de tal suerte que ha de proporcionarse la información solicitada por la ciudadanía salvo que concurran los requisitos establecidos en el artículo referenciado.

Por lo tanto, debemos analizar si concurren los límites al acceso a la información recogidos en el art. 14. Este artículo determina que el derecho de acceso podrá ser limitado cuando acceder a la información suponga un perjuicio para:

• - La seguridad nacional.

• - La defensa.

• - Las relaciones exteriores.

• - La seguridad pública.

• - La prevención, investigación y sanción de los ilícitos penales, administrativos o disciplinarios.

• - La igualdad de las partes en los procesos judiciales y la tutela judicial efectiva.

• - Las funciones administrativas de vigilancia, inspección y control.

• - Los intereses económicos y comerciales.

• - La política económica y monetaria.

• - El secreto profesional y la propiedad intelectual e industrial.

• - La garantía de la confidencialidad o el secreto requerido en procesos de toma de decisión.

• - La protección del medio ambiente.

Teniendo en cuenta lo anterior, no se considera que resulte de aplicación ninguno de los límites establecidos en el art. 14 LT, ya que la documentación solicitada no contiene información que pueda perjudicar los supuestos recogidos en el artículo mencionado.

No obstante, el art. 15 LT, relativo a la protección de datos personales, sí contiene una serie de limitaciones que concurren en la información solicitada cuando ésta contenga datos de carácter personal. La LT establece un principio general de acceso (art. 15.2 y 15.3):

• “2. (…) salvo que en el caso concreto prevalezca la protección de datos personales u otros derechos constitucionalmente protegidos sobre el interés público en la divulgación que lo impida, se concederá el acceso a información que contenga datos meramente identificativos relacionados con la organización, funcionamiento o actividad pública del órgano.

• 3. Cuando la información solicitada no contuviera datos especialmente protegidos, el órgano al que se dirija la solicitud concederá el acceso previa ponderación suficientemente razonada del interés público en la divulgación de la información y los derechos de los afectados cuyos datos aparezcan en la información solicitada, en particular su derecho fundamental a la protección de datos de carácter personal…”.

La aplicación de dichos límites debe atender a las circunstancias de cada caso concreto, especialmente la concurrencia de un interés público o privado superior que justifique el acceso a la información, debiendo dar acceso a la información pública si se trata de información directamente relacionada con la organización, el funcionamiento o la actividad pública de la Administración que contenga datos personales meramente identificativos salvo que, excepcionalmente, en el caso concreto, tenga que prevalecer la protección de datos personales u otros derechos constitucionalmente protegidos. Si se trata de información que contiene datos personales que no se consideran categorías especiales de datos (como es el caso objeto de esta consulta, ya que estas categorías se limitan a las siguientes tipologías de datos, según el art. 9.1 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE -RGPD-: “datos personales que revelen el origen étnico o racial, las opiniones políticas, las convicciones religiosas o filosóficas, o la afiliación sindical, y el tratamiento de datos genéticos, datos biométricos dirigidos a identificar de manera unívoca a una persona física, datos relativos a la salud o datos relativos a la vida sexual o la orientación sexual de una persona física”), se puede dar acceso a la información, previa ponderación razonada del interés público en la divulgación y los derechos de las personas afectadas. 

Para realizar esta ponderación, el art. 15.3 LT determina que el órgano competente considerará los siguientes criterios:

• “a) El menor perjuicio a los afectados derivados del transcurso de los plazos establecidos en el artículo 57 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español.

• b) La justificación por los solicitantes de su petición en el ejercicio de un derecho o el hecho de que tengan la condición de investigadores y motiven el acceso en fines históricos, científicos o estadísticos.

• c) El menor perjuicio de los derechos de los afectados en caso de que los documentos únicamente contuviesen datos de carácter meramente identificativo de aquéllos.

• d) La mayor garantía de los derechos de los afectados en caso de que los datos contenidos en el documento puedan afectar a su intimidad o a su seguridad, o se refieran a menores de edad.”

A efectos de garantizar el acceso, de forma más sencilla y para evitar dicha ponderación, puede atenderse a la regla de la disociación que se expone en el art. 15.4 LT:

• “4. No será aplicable lo establecido en los apartados anteriores si el acceso se efectúa previa disociación de los datos de carácter personal de modo que se impida la identificación de las personas afectadas.” 

En segundo lugar, en relación con la normativa de protección de datos, debemos destacar que, por dato de carácter personal se entiende “toda información sobre una persona física identificada o identificable («el interesado»); se considerará persona física identificable toda persona cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, en particular mediante un identificador, como por ejemplo un nombre, un número de identificación, datos de localización, un identificador en línea o uno o varios elementos propios de la identidad física, fisiológica, genética, psíquica, económica, cultural o social de dicha persona”(art. 4.1 RGPD).

Dicho esto, los datos solicitados por el interesado, incluyendo el mero nombre y apellidos del titular de la declaración responsable, se consideraría un dato personal, por lo que su tratamiento estaría regulado por lo dispuesto en el RGPD.

El RGPD diseña un sistema de legitimación basado en seis bases jurídicas que no mantienen entre sí ninguna relación de prioridad o prelación. En particular y para el ámbito de la Administración local, suelen aplicar, con carácter general, las siguientes bases legitimadoras en el tratamiento de datos personales:

• a) El tratamiento es necesario para el cumplimiento de una obligación legal aplicable al responsable del tratamiento.

• b) El tratamiento es necesario para el cumplimiento de una misión realizada en interés público o en el ejercicio de poderes públicos conferidos al responsable del tratamiento.

Asimismo, esta norma recoge el llamado principio de minimización de los datos, el cual determina que los datos personales serán adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con los fines para los que son tratados, de tal manera que no se faciliten más datos de los estrictamente necesarios.

Teniendo en cuenta todo lo anterior, y en aras a respetar la máxima prudencia en estos supuestos, consideramos suficiente con facilitar los datos entregados actualmente (nombre y apellidos) sin que sea necesario entregar los restantes datos solicitados (DNI, domicilio, correo electrónico y teléfono) ya que la entrega de los mismos puede afectar gravemente a la intimidad del interesado, debiendo prevalecer la protección de sus datos personales sobre el derecho de acceso a la información pública, en virtud de la ponderación exigida por el art. 15 LT.

Conclusiones

1ª. La LT configura de forma amplia el derecho de acceso a la información pública, del que son titulares todas las personas y que podrá ejercerse sin necesidad de motivar la solicitud.

2ª. Cuando la solicitud de acceso contenga datos personales, se deberá estar a lo dispuesto en el art. 15 LT, que exige una previa ponderación razonada del interés público en la divulgación y los derechos de las personas afectadas para facilitar el acceso a los datos personales.

3ª. No se observa a priori razón jurídica que ampare la entrega de información adicional (DNI, domicilio, correo electrónico y teléfono) del titular de la declaración responsable, considerándose desproporcionada la entrega de esta información en la medida en la que puede afectar gravemente a la intimidad del afectado.