¿Puede el Alcalde custodiar las llaves de la comisaría de Policía Local?

Planteamiento

¿Puede el Alcalde estar en posesión de las llaves de la comisaría de Policía Local, al ser el jefe superior de la Policía Local? ¿O bien la custodia de las llaves de tal edificio municipal está reservada a los funcionarios teniendo en cuenta la documentación que puede existir en él y la protección de datos personales?

Además, ¿podría justificarse la custodia de las llaves por el Alcalde en el hecho de que en este Ayuntamiento no existe Cuerpo de Policía Local, sino que se actúa a través de personal auxiliar de Policía y conforme a la normativa autonómica de coordinación de Policías Locales la jefatura del personal auxiliar de Policía corresponde al Alcalde?

Respuesta

Desde un punto de vista estrictamente legal, el Alcalde, y por delegación, algunos concejales, desempeña, de acuerdo con la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local -LRBRL-, en su art. 21“la jefatura superior de todo el personal...”y ejerce “la jefatura de la Policía Municipal”. Es decir, el planteamiento de la cuestión no está tanto en si se trata de un municipio con Cuerpo de Policía Local o sin él, sino en el alcance de dicha jefatura.

Ambas competencias, en principio, le permiten el acceso a todos los expedientes y dependencias municipales. Así lo establece el art. 15.a) del RD 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales -ROF-, lo que resulta consecuencia lógica de las responsabilidades inherentes al cargo, que incluyen la obligación de firmar todas las resoluciones y decretos y otros actos de trámite derivados de la gestión diaria:

• “No obstante lo dispuesto en el núm. 1 artículo anterior, los servicios administrativos locales estarán obligados a facilitar la información, sin necesidad de que el miembro de la Corporación acredite estar autorizado, en los siguientes casos:

• a) Cuando se trate del acceso de los miembros de la Corporación que ostenten delegaciones o responsabilidades de gestión, a la información propia de las mismas.”

Ahora bien, este acceso no está reñido con el deber de confidencialidad; deber que también tienen el resto de empleados públicos, tanto funcionarios como laborales (en muchos municipios, los subalternos son conserjes laborales).

Ustedes plantean la cuestión solamente respecto de la Policía Local, pero piensen también (sin ánimo de exhaustividad) en recursos humanos, secretaría, intervención y tesorería, o servicios sociales, en los que no resulta nada extraño la existencia de datos sensibles o especialmente protegidos. Sobre esta categoría de datos recomendamos la lectura del artículo “Las categorías especiales de datos personales en el Reglamento General de Protección de Datos de Unión Europea”.

El obligado deber de secreto o confidencialidad de los cargos electos está plasmado en el art. 16 ROF de esta forma:

• “Los miembros de la Corporación tienen el deber de guardar reserva en relación con las informaciones que se les faciliten para hacer posible el desarrollo de su función, singularmente de las que han de servir de antecedente para decisiones que aún se encuentren pendientes de adopción, así como para evitar la reproducción de la documentación que pueda serles facilitada, en original o copia, para su estudio.”

Y respecto de los funcionarios, el art. 53.12 del RDLeg 5/2015, de 30 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto Básico del Empleado Público -TREBEP-, sobre los principios éticos, establece como principio de conducta que “Guardarán secreto de las materias clasificadas u otras cuya difusión esté prohibida legalmente, y mantendrán la debida discreción sobre aquellos asuntos que conozcan por razón de su cargo, sin que puedan hacer uso de la información obtenida para beneficio propio o de terceros, o en perjuicio del interés público”, cuyo incumplimiento está tipificado como falta muy grave en el art. 95.2.e) TREBEP (“La publicación o utilización indebida de la documentación o información a que tengan o hayan tenido acceso por razón de su cargo o función”), o grave en el art. 7.j) del RD 33/1986, de 10 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de Régimen Disciplinario de los Funcionarios de la Administración del Estado (“No guardar el debido sigilo respecto a los asuntos que se conozcan por razón del cargo, cuando causen perjuicio a la Administración o se utilice en provecho propio”).

Conocidos son los problemas en la implantación de la administración electrónica de acuerdo con la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas -LPACAP- y la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público -LRJSP-, en los pequeños municipios y algunos no tan pequeños. Una de las obsesiones de la LPACAP en su art. 1, a diferencia de la regulación anterior, añade como uno de los objetos de la Ley “regular los requisitos de validez y eficacia de los actos administrativos”, aumentando la seguridad jurídica y garantías en los actos administrativos.

Pero si la tuvieran implantada, ningún problema habría en dicho acceso a las dependencias, ya que el acceso a los distintos expedientes electrónicos quedaría debidamente registrado (persona que accede y día y hora del acceso en sus distintas fases; si obtiene copias o impresiones; si crea, modifica o elimina el registro, dejando siempre constancia del registro anterior íntegro).

Incluso el acceso a las dependencias (hora de entrada y de salida) debería quedar registrado de forma autónoma, segura e independiente, tanto de los cargos electos como de los empleados, aspecto que solucionaría algunos problemas de seguridad y privacidad actuales.

A esto es a lo que se refiere el art. 17 LPACAP:

• “Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos.”

Dicho lo anterior, una cosa es el acceso a las dependencias y otra diferente es el acceso indiscriminado a los expedientes (pueden estar debidamente guardados si tienen datos protegidos) y otra diferente el libre acceso a mobiliario personal (taquilla, cajonera, armero) protegido por art. 14 TREBEP que considera un derecho el “respeto de su intimidad”, aunque esto tampoco es un derecho absoluto.

El art. 14.h) TREBEP establece el derecho de los empleados públicos:

• “Al respeto de su intimidad, orientación sexual, propia imagen y dignidad en el trabajo, especialmente frente al acoso sexual y por razón de sexo, moral y laboral.”

En el ámbito laboral, el RDLeg 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores -ET/15-, nos dice en su art. 18, con mayor detalle, que:

• “Sólo podrán realizarse registros sobre la persona del trabajador, en sus taquillas y efectos particulares, cuando sean necesarios para la protección del patrimonio empresarial y del de los demás trabajadores de la empresa, dentro del centro de trabajo y en horas de trabajo. En su realización se respetará al máximo la dignidad e intimidad del trabajador y se contará con la asistencia de un representante legal de los trabajadores o, en su ausencia del centro de trabajo, de otro trabajador de la empresa, siempre que ello fuera posible.”

Sobre la cuestión de si el Alcalde puede tener acceso a las dependencias de la Policía la respuesta es afirmativa, pero la respuesta correcta sería que deberían tener implando un sistema de acceso a dichas dependencias, no solo para los miembros electos sino también para los miembros corporativos, y un sistema electrónico de acceso a los expedientes.

Este acceso por parte de los miembros electos no significa un libre acceso a todos los expedientes de forma inmediata (los expedientes pueden tener distintos grados de protección) ni tampoco el libre acceso a mobiliario personal (taquilla, cajonera, armero).

En los expedientes con datos protegidos, debería acreditarse la capacidad (es el Alcalde o Concejal delegado), el hecho del acceso al mismo y su devolución, no como un requisito excluyente sino únicamente para probar el hecho mismo del acceso. Por supuesto que como jefe superior del personal tiene derecho a acceder al mismo (o cada concejalía respecto de sus asuntos), pero debe dejar constancia de dicho acceso. Lo mismo ocurriría con la posibilidad de modificar o eliminar los registros, aspectos que la administración electrónica debería solucionar.

Finalmente, recomendamos la lectura de las siguientes Consultas relacionadas:

• - Derecho de acceso del Alcalde a la totalidad de los expedientes: conservación de los mismos una vez finalice su mandato.

• - Comunidad Valenciana. ¿Puede el Alcalde conducir el vehículo oficial de la Policía Local?

• - Libre acceso al área de documentación por parte del Alcalde y Concejales.

Conclusiones

1ª. Con independencia de si se trata de un municipio con Cuerpo de Policía local o no, ya que en el Ayuntamiento existen numerosos expedientes con datos sensibles o protegidos, el Alcalde o concejal delegado tienen acceso a las dependencias y a todos los expedientes tramitados bajo su responsabilidad, que el caso del Alcalde son todos.

2ª. Sin embargo, este acceso por parte de los miembros electos no significa un libre acceso a todos los expedientes de forma inmediata (piensen en actuaciones judiciales bajo su superior dirección e instrucciones, que no sólo realiza la Policía Local, sino también servicios sociales de forma habitual) ni tampoco el libre acceso a mobiliario personal (taquilla, cajonera, armero).

3ª. En general en todos los expedientes, pero especialmente en los expedientes con datos sensibles o protegidos, debería acreditarse el acceso al mismo y su devolución. Por supuesto que como jefe superior del personal tiene derecho a acceder a los mismos, pero debe dejar constancia de dicho acceso, al igual que ocurriría con la posibilidad de modificar o eliminar los registros, aspectos que la administración electrónica debería acreditar.