Protección de datos. ¿Puede un concejal del ayuntamiento obtener copia de un expediente administrativo con autorización del interesado?

Planteamiento

Un concejal solicitó copia de un expediente de un tercero. Se le informó y notificó que sólo el interesado puede obtener copia del expediente. Transcurridos unos meses el mismo concejal ha vuelto a solicitar copia de dicho expediente y la solicitud la acompaña de un poder notarial firmado por el interesado del expediente donde le autoriza a obtener los documentos, solicitar información sobre el expediente, etc.

Según la Ley de Protección de datos personales, ¿se puede dar copia de ese expediente?

Respuesta

El Reglamento General de Protección de Datos -RGPD-, se aplica al tratamiento, total o parcialmente automatizado, de datos personales, así como al tratamiento no automatizado de datos personales contenidos o destinados a ser incluidos en un fichero.

Por su parte, dato personal se define como:

• “toda información sobre una persona física identificada o identificable («el interesado»); se considerará persona física identificable toda persona cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, en particular mediante un identificador, como por ejemplo un nombre, un número de identificación, datos de localización, un identificador en línea o uno o varios elementos propios de la identidad física, fisiológica, genética, psíquica, económica, cultural o social de dicha persona.”

Por ello, está claro que se aplica la normativa de protección de datos a la información contenida en el expediente solicitado, en la medida en la que puede contener datos personales.

Una vez aclarado el ámbito de aplicación del RGPD, para que la entrega de la información sea conforme con la normativa de protección de datos debe poder fundamentarse en una de las bases legitimadoras recogidas en el art.6.1 RGPD. Dichas bases legitimadoras son las siguientes:

• a) Consentimiento.

• b) Ejecución de un contrato en el que el interesado es parte o aplicación a petición de este de medidas precontractuales.

• c) Cumplimiento de una obligación legal aplicable al responsable del tratamiento.

• d) Protección de intereses vitales del interesado o de otra persona física.

• e) Cumplimiento de una misión realizada en interés público o en el ejercicio de poderes públicos conferidos al responsable del tratamiento.

• f) Satisfacción de intereses legítimos perseguidos por el responsable del tratamiento o por un tercero.

En el ámbito de la administración local, la base jurídica que legitima los tratamientos suele ser, con carácter general, el cumplimiento de una tarea en interés público o el ejercicio de poderes públicos, así como el cumplimiento de una obligación legal. En ambos casos, debe existir una previsión normativa con rango de ley que justifique el tratamiento de los datos.

Dicho lo anterior, el punto de partida para dar respuesta a las preguntas formuladas lo encontramos en el art. 53.1.a) de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas -LPACAP-, el cual, bajo el epígrafe “Derechos del interesado en el procedimiento administrativo”, indica que:

• “1. Además del resto de derechos previstos en esta Ley, los interesados en un procedimiento administrativo, tienen los siguientes derechos:

• a) A conocer, en cualquier momento, el estado de la tramitación de los procedimientos en los que tengan la condición de interesados; el sentido del silencio administrativo que corresponda, en caso de que la Administración no dicte ni notifique resolución expresa en plazo; el órgano competente para su instrucción, en su caso, y resolución; y los actos de trámite dictados. Asimismo, también tendrán derecho a acceder y a obtener copia de los documentos contenidos en los citados procedimientos.”

Por su parte, de conformidad con el art. 4.1 LPACAP, se consideran interesados en el procedimiento administrativo:

• a) Quienes lo promuevan como titulares de derechos o intereses legítimos individuales o colectivos.

• b) Los que, sin haber iniciado el procedimiento, tengan derechos que puedan resultar afectados por la decisión que en el mismo se adopte.

• c) Aquellos cuyos intereses legítimos, individuales o colectivos, puedan resultar afectados por la resolución y se personen en el procedimiento en tanto no haya recaído resolución definitiva.

En el supuesto objeto de esta consulta, teniendo en cuenta que el concejal ha aportado un poder notarial firmado por el interesado del expediente donde le autoriza a obtener los documentos, solicitar información sobre el expediente, etc., está claro que tiene potestad para acceder a dicha documentación, en nombre del interesado.

No obstante lo anterior, debe ponderarse si los datos respecto de los cuales se solicita acceso y copia pueden ser merecedores de una especial protección, al considerarse categorías especiales de datos, en virtud del art. 9 RGPD.Consideramos que, si bien el derecho del concejal a acceder a la información que se desprende de esos expedientes no se discute, sí que parece necesario discriminar su alcance, ya que en esa colisión debemos ponderar los intereses en juego y la presencia de datos o informaciones que tengan la consideración de categorías especiales de datos (datos de salud, por ejemplo), cuyo acceso y copia debería tratarse con una prudencia o celo especial.

Conclusiones

1ª. El concejal solicitante tiene derecho al acceso al expediente administrativo, así como a la obtención de copias de los documentos que obren en el mismo, en la medida en la que dispone de poder notarial, facilitado por el interesado, para efectuar dicho acceso.

2ª. Con respecto a la posible afectación del derecho de acceso a la información pública a la normativa de protección de datos de carácter personal, debe ponderarse, a nuestro juicio, si los datos respecto de los cuales se solicita acceso y copia pueden ser merecedores de una especial protección, al tratarse de categorías especiales de datos (como, por ejemplo, los datos de salud), puesto que, en estos casos, parece necesario discriminar el alcance del acceso.