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Lunes a Jueves: 10:00-14:00 y 16:00-18:00 / Viernes: 9:00-14:00El ayuntamiento tiene contratado el suministro de una aplicación informática para la gestión de determinados expedientes. Las facturas emitidas por la empresa se venían conformando por personal técnico, que lleva tiempo ausente. Ningún trabajador del departamento quiere conformar esas facturas. Se alega que no se está de acuerdo con la contratación ni se ha intervenido en la formalización de ese contrato. Hay que indicar que no hay un contrato licitado, a pesar de ser preceptivo.
Las bases de ejecución del presupuesto establecen que, siempre que sea posible, la conformidad de las facturas recaerá por personal municipal y, en su defecto, por cargos electos. También se indica que será motivo para la no conformidad no haber participado en la contratación o en el desarrollo del servicio/suministro facturado.
El alcalde solicitó a la jefatura del departamento la emisión de un informe que indique si ha habido incidencias en la prestación del servicio que motiven el rechazo de las facturas o su no conformidad. Ningún cargo electo utiliza la aplicación informática.
El plazo para la emisión del informe se ha rebasado ampliamente sin que se haya emitido el informe solicitado. Hay varias facturas pendientes de conformidad, aprobación y pago.
¿Cómo se debe proceder ante esta situación?
La aprobación de facturas así como el reconocimiento de la obligación requiere la previa conformidad del ayuntamiento con el servicio realizado o el bien entregado; a este respecto el art. 59.1 del RD 500/1990, de 20 de abril, de 20 de abril, por el que se desarrolla el Capítulo I del Título VI de la Ley 39/1988, de 28 de diciembre, Reguladora de las Haciendas Locales, en materia de Presupuestos, establece que “previamente al reconocimiento de las obligaciones habrá de acreditarse documentalmente ante el Órgano competente la realización de la prestación o el derecho del acreedor de conformidad con los acuerdos que en su día autorizaron y comprometieron el gasto.”
Por su parte, el art. 9.3 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, al regular el procedimiento para la tramitación de facturas establece que el órgano o unidad administrativa que tenga atribuida la función de contabilidad remitirá la factura o la pondrá a disposición del órgano competente para tramitar, si procede, el procedimiento de conformidad con la entrega del bien o la prestación del servicio realizada por quien expidió la factura y proceder al resto de actuaciones relativas al expediente de reconocimiento de la obligación, incluida, en su caso, la remisión al órgano de control competente a efectos de la preceptiva intervención previa. En términos similares se regula la tramitación de facturas en el art. 6 de la Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo, por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.
Esta normativa de carácter general debe ser desarrollada de manera específica por cada ayuntamiento a través de las bases de ejecución del presupuesto; así el art. 59.2 RD 500/1990 recoge que “las Entidades locales establecerán, en las bases de ejecución del presupuesto, los documentos y requisitos que, de acuerdo con el tipo de gastos, justifiquen el reconocimiento de la obligación”. En el caso del ayuntamiento consultante la aprobación de las facturas requiere la previa conformidad por parte del personal municipal y, en su defecto, por cargos electos. Las bases de ejecución también recogen que será motivo para la no conformidad no haber participado en la contratación o en el desarrollo del servicio o suministro facturado.
A tenor de lo expuesto por la entidad consultante, no es de extrañar que las facturas presentadas por la empresa no obtengan la conformidad; no se ha tramitado el preceptivo procedimiento de contratación, el técnico responsable se encuentra ausente y ningún cargo electo utiliza la aplicación. En todo caso, una vez registradas las facturas y remitidas al órgano gestor, éste debe proceder a su aceptación o rechazo, no pudiendo dejarlas en situación de pendiente de conformidad de manera indefinida.
Ante esta situación, la intervención u órgano que tenga atribuida la función de contabilidad deberá aplicar lo establecido en el art. 10 de la Ley 25/2013, y realizar las siguientes actuaciones:
Asimismo, la existencia de varias facturas pendientes de conformidad, aprobación y pago puede acabar generando un perjuicio de carácter económico para el ayuntamiento, pues estaría incumpliendo el plazo de 30 días para el pago de las facturas recogido en el art. 198.4 de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público -LCSP 2017-, y cuyo incumplimiento conlleva la obligación de abonar al contratista los intereses de demora y la indemnización por los costes de cobro en los términos previstos en la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales.
Finalmente, por lo que se refiere al informe que el alcalde solicita a la jefatura del departamento, consideramos que ésta queda obligada a la emisión del mismo, a tenor de lo establecido por el RD 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales -ROF-, cuyo art. 172.1 dispone que en los expedientes informará el jefe de la dependencia a la que corresponda tramitarlos, exponiendo los antecedentes y disposiciones legales o reglamentarias en que funde su criterio; por su parte el art. 174.1 ROF establece que sin perjuicio de los informes preceptivos que deban emitir el responsable de la secretaría y el responsable de la intervención, el presidente podrá solicitar otros informes o dictámenes cuando lo estime necesario.
El informe debe proponer la aceptación o rechazo de las facturas, teniendo el proveedor derecho a conocer el estado de las mismas, de conformidad con lo establecido en el art. 9.2 de la Orden HAP/492/2014.
En el presente caso, si la entrega del suministro ha sido correcta y sin incidencias, podría informarse en ese sentido, si bien consideramos oportuno que por la jefatura del departamento se advierta de la inexistencia del expediente de contratación. Si es intención de la alcaldía proceder a la aprobación de las facturas y al reconocimiento de la obligación, la intervención en el ejercicio de la función interventora comprobará la ausencia de contrato y deberá formular su reparo por escrito antes de la adopción del acuerdo del reconocimiento de la obligación, siguiendo el procedimiento establecido en los arts. 215 y ss del RDLeg 2/2004, de 5 de marzo, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley Reguladora de las Haciendas Locales -TRLRHL-, y 14 y 15 del RD 424/2017, de 28 de abril, por el que se regula el régimen jurídico del control interno en las entidades del Sector Público Local -RCI-.
1ª. El reconocimiento de la obligación de las facturas requiere la previa conformidad de las mismas por parte del centro gestor o departamento correspondiente, atendiendo al procedimiento que se regule en las bases de ejecución del presupuesto.
2ª. Conforme a los arts. 172 y 174 ROF, el jefe de departamento está obligado a emitir informe sobre la conformidad o no de las facturas presentadas, máxime si ha recibido una solicitud expresa por parte del alcalde.
3ª. La no aprobación de las facturas va a ocasionar un perjuicio económico al ayuntamiento, ya que transcurridos 30 días desde su presentación se producirá el devengo de intereses de demora a favor del contratista.