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Lunes a Jueves: 10:00-14:00 y 16:00-18:00 / Viernes: 9:00-14:00En este ayuntamiento se está presentando por sede electrónica diversa documentación escaneada, bien con firmas manuscritas o documentación con firmas, mitad manuscritas y mitad firmadas electrónicamente. A este respecto, se nos plantean las siguientes dudas:
- Las personas físicas que opten por relacionarse electrónicamente con la administración, ¿deberán presentar la totalidad de la documentación (poderes de representación, escrituras intervenidas notarialmente) firmada electrónicamente, esto es, que se permita verificar los metadatos relativos a la identidad del firmante?
- Si la persona física es representada por alguno de los sujetos a que se refiere el art. 14.2 LPACAP, ¿deberá necesariamente presentarse la documentación firmada electrónicamente?
- Los documentos presentados electrónicamente de procedencia notarial (escrituras, poder de representación), ¿deben estar firmados electrónicamente de manera que se acredite la veracidad de la identidad del firmante o es suficiente la presentación del documento notarial escaneado?
Las dudas suscitadas por nuestro consultante afectan a la incorporación de documentación a un procedimiento administrativo común, tramitado electrónicamente, que se rige por la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común -LPACAP- y la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público -LRJSP-, por lo que se se deben resolver a la vista del RD 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos -RFME- y el Esquema Nacional de Interoperabilidad, el Esquema Nacional de Seguridad y sus normas técnicas de desarrollo.
La primera cuestión, si las personas físicas que opten por relacionarse electrónicamente con la administración deberán presentar la totalidad de la documentación (poderes de representación, escrituras intervenidas notarialmente) firmada electrónicamente, debe encontrar una respuesta negativa, por cuanto se debe diferenciar entre la tramitación electrónica de un procedimiento administrativo y el carácter electrónico de un documento, que puede ser original o copia y, a su vez, “generado” en la sede electrónica o bien “capturado” (digitalizado) por la administración.
Las personas físicas que opten por relacionarse electrónicamente con la administración al amparo del art. 14 LPACAP asumen la obligación de utilizar la sede electrónica a que se refiere el Art. 38 LRJSP para presentar a través del registro electrónico general, previsto en el art. 16.1 LPACAP, la documentación que deseen hacer valer en un expediente o procedimiento administrativo. Esta forma de relacionarse electrónicamente lleva aparejada la obligación de identificarse electrónicamente ante las administraciones públicas a través de alguno de los medios señalados en el art. 9 LPACAP, normalmente certificados electrónicos cualificados de firma electrónica.
Cuestión distinta es cómo adquiere un documento el carácter de documento administrativo electrónico, según definición del art. 46 RFME, siendo lo normal y deseable que se genere electrónicamente, pero siendo frecuente que se capture mediante la digitalización de un documento en papel.
A este respecto, de conformidad con el art. 27.3 LPACAP para garantizar la identidad y contenido de las copias electrónicas o en papel, y por tanto su carácter de copias auténticas, las administraciones públicas deberán ajustarse a lo previsto en el esquema nacional de interoperabilidad, el esquema nacional de seguridad y sus normas técnicas de desarrollo, así como a las siguientes reglas:
• Las copias electrónicas de documentos en soporte papel o en otro soporte no electrónico susceptible de digitalización, requerirán que el documento haya sido digitalizado y deberán incluir los metadatos que acrediten su condición de copia y que se visualicen al consultar el documento.
• Se entiende por digitalización, el proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel o en otro soporte no electrónico en un fichero electrónico que contiene la imagen codificada, fiel e íntegra del documento.
A este respecto, indica el art. 49 RFME que cuando el interesado presente en papel una copia de un documento público administrativo o de un documento privado para incorporarlo a un expediente administrativo, el proceso de digitalización por la administración Pública generará una copia electrónica que tendrá el mismo valor que la copia presentada en papel; y, según el art. 39.3 RFME, que los documentos en soporte no electrónico se presentarán a través de las oficinas de asistencia en materia de registros, donde se digitalizan y transforman en archivos digitales con la misma validez para su tramitación que los documentos aportados en soporte papel.
De este modo, siempre que el interesado comparezca en la sede electrónica para relacionarse con la Administración destinataria, los archivos digitales que aporte junto a su solicitud deben contener, bien un documento firmado en papel o firmado electrónicamente y que ha sido (digitalizado) en las oficinas de asistencia en materia de registro para incorporar el metadato que acredite su validez y condición de original y/o copia, bien, un documento electrónico generado por sí mismo, en esta sede electrónica o recibido desde otra sede electrónica.
En cuanto a la actuación por representación, señalemos que podrá acreditarse mediante cualquier medio válido en Derecho que deje constancia fidedigna de su existencia, entendiendo a estos efectos acreditada la representación realizada mediante apoderamiento apud acta efectuado por comparecencia personal o comparecencia electrónica en la correspondiente sede electrónica, o a través de la acreditación de su inscripción en el registro electrónico de apoderamientos de la administración pública competente (art. 5.4 LPACAP).
Esta norma se desarrolla por el RFME, que regula, en su art. 32 RFME, la acreditación en la actuación por medio de representante, estableciendo en los apartados 3 y 4 de este artículo que:
Por último, siempre que un interesado no haya recibido un archivo digital de procedencia notarial , las escrituras y o poder de representación, o cualquier otro acto o testimonio, ya se haya firmado por el Notario autorizante de manera electrónica o manuscrita, debe ser interpretado en los términos señalados en el art. 39.3 RFME, que los documentos en soporte no electrónico se presentarán a través de las oficinas de asistencia en materia de registros, donde se digitalizan y transforman en archivos digitales con la misma validez para su tramitación que los documentos aportados en soporte papel.
1ª. La primera cuestión, si las personas físicas que opten por relacionarse electrónicamente con la administración deberán presentar la totalidad de la documentación (poderes de representación, escrituras intervenidas notarialmente) firmada electrónicamente, debe encontrar una respuesta negativa, por cuanto se debe diferenciar entre la tramitación electrónica de un procedimiento administrativo y el carácter electrónico de un documento, que puede ser original o copia y, a su vez, “generado” en la sede electrónica o bien “capturado” (digitalizado) por la administración.
2ª. Siempre que el interesado comparezca en la sede electrónica para relacionarse con la administración destinataria, los archivos digitales que aporte junto a su solicitud deben contener, bien un documento firmado en papel o firmado electrónicamente y que ha sido (digitalizado) en las oficinas de asistencia en materia de registro para incorporar el metadato que acredite su validez y condición de original y/o copia, bien, un documento electrónico generado por sí mismo, en esta sede electrónica o recibido desde otra sede electrónica.
3ª. La actuación por representación podrá acreditarse mediante cualquier medio válido en derecho que deje constancia fidedigna de su existencia, entendiendo a estos efectos acreditada la representación realizada mediante apoderamiento apud acta efectuado por comparecencia personal o comparecencia electrónica en la correspondiente sede electrónica, o a través de la acreditación de su inscripción en el registro electrónico de apoderamientos de la Administración Pública competente, en los términos del art. 5.4 LPACAP y art. 32 RFME.
4ª. Siempre que un interesado no haya recibido un archivo digital de procedencia notarial, las escrituras y o poder de representación, o cualquier otro acto o testimonio, ya se haya firmado por el Notario autorizante de manera electrónica o manuscrita, debe ser interpretado en los términos señalados en el art. 39.3 RFME, esto es, como documento en soporte no electrónico.