Plazo para la firma de certificados por la alcaldía y el secretario del municipio: consecuencias en caso de incumplimiento

Planteamiento

¿Qué plazo legal tiene la alcaldía para firmar y dar el visto bueno a un certificado emitido por la secretaría municipal referente a un asunto de recursos humanos? Si existe un plazo legal, ¿qué consecuencias tiene que se firme por el alcalde fuera de dicho plazo?

¿Qué plazo tiene el secretario para firmar un certificado sobre acreditación del periodo de exposición al público de un edicto municipal y las consecuencias derivadas de dicho edicto?

¿Qué actuaciones habría que seguir si el secretario se niega a firmar dicho certificado?

Respuesta

En primer lugar, tenemos que hacer mención a la figura del certificado, el cual podemos definir como aquel documento administrativo por el cual se acredita la existencia de un documento o de un hecho, y cuya regulación en la administración local encontramos en el RD 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales -ROF-.

El art. 205 ROF señala que las certificaciones se expedirán por orden del presidente de la corporación y con su visto bueno, para significar que el secretario o funcionario que las expide y autoriza está en el ejercicio del cargo y que su firma es auténtica. Irán rubricadas al margen por el jefe de la unidad al que corresponda, llevarán el sello de la corporación y se reintegrarán, en su caso, con arreglo a la respectiva ordenanza de exacción, si existiere.

Por otra parte, en el caso del secretario, recordemos que se su actividad de fe pública se circunscribe a lo establecido en el art. 3.2.f) del RD 128/2018, de 16 de marzo, por el que se regula el régimen jurídico de los funcionarios de Administración Local con habilitación de carácter nacional -RJFHN-, que señala:

• “La función de fe pública comprende:

• f) Certificar todos los actos o resoluciones de la Presidencia y los acuerdos de los órganos colegiados decisorios, así como los antecedentes, libros y documentos de la Entidad Local.”

Igualmente encontramos entre las atribuciones propias de la fe pública la responsabilidad de las publicaciones en el art. 3.2.j) RJFHN.

Al respecto de esa obligación de emitir el certificado, como expresión de la función de la fe pública, recomendamos la lectura de la Consulta “Andalucía. Obligación de certificación por el secretario municipal fuera del ámbito reconocido en el art. 3 RD 128/2018, por exigencia de la Comunidad Autónoma”.

Queda claro que es una obligación inherente al puesto de secretaría y que por tanto su negativa a la cumplimentación sin justificación (no se nos dice que no se pueda firmar el certificado por ningún motivo, sino que directamente no se expide) debe conllevar la apertura del expediente disciplinario. Para ello, se acudirá al art. 62 del RJFHN, que señala:

• “1. Las faltas disciplinarias pueden ser muy graves, graves y leves.

• 2. Son faltas muy graves las tipificadas como tales en el texto refundido de la Ley del Estatuto Básico del Empleado Público, aprobado por Real Decreto Legislativo 5/2015, de 30 de octubre, o en cualquier otra ley de las Cortes Generales o de la Asamblea Legislativa de la correspondiente Comunidad Autónoma.

• 3. Las faltas graves y leves serán las mismas que las establecidas para el personal funcionario de la Administración de la Comunidad Autónoma y supletoriamente las establecidas para el personal funcionario de la Administración General del Estado.”

Con respecto a la inclusión del visto bueno, no deja de ser un anacronismo de la actual dinámica de la administración electrónica, ya que la firma mediante certificado digital ya implica ese control. Nos puede servir de referencia lo que dispone al respecto la Resolución de 29 de abril de 2020, de la Subsecretaría, por la que se publica la Resolución de 17 de febrero de 2020, de la Presidencia del Instituto Nacional de Estadística y de la Dirección General de Cooperación Autonómica y Local, por la que se dictan instrucciones técnicas a los Ayuntamientos sobre la gestión del Padrón municipal, y en la que con respecto a los certificados de empadronamiento se indica en su art. 8 que si el sistema de firma electrónica que utilice el secretario del ayuntamiento para la emisión de la certificación de empadronamiento permite acreditar su identidad y cargo público no será necesaria la conformidad del alcalde.

Ese principio, debería extenderse a la totalidad de los certificados como ya sucede con los que se emiten a través del certificado de sello de órgano administrativo, y así ha ido apareciendo en diversas ordenanzas municipales de administración o servicios electrónicos que suponen una superación del tradicional certificado descrito en los arts. 205 y 206 ROF.

Al respecto, recomendamos la lectura de la Consulta “Firma electrónica de certificados por el secretario municipal: ¿debe acompañarse de la firma del alcalde como acreditación de la vigencia del cargo del secretario?”.

En relación con el plazo para la inclusión de ese visto bueno, ello nos lleva a los plazos generales para la resolución de los expedientes conforme a la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas -LPACAP-. Dado que no existe una regulación concreta para la firma del visto bueno de un certificado, debemos tener en cuenta el plazo previsto para que se resuelva el expediente en el cual se inserta ese certificado.

Así, el plazo para resolver con carácter general es de 3 meses, conforme al art. 21.3 LPACAP, que señala:

• “3. Cuando las normas reguladoras de los procedimientos no fijen el plazo máximo, éste será de tres meses. Este plazo y los previstos en el apartado anterior se contarán:

• a) En los procedimientos iniciados de oficio, desde la fecha del acuerdo de iniciación.

• b) En los iniciados a solicitud del interesado, desde la fecha en que la solicitud haya tenido entrada en el registro electrónico de la Administración u Organismo competente para su tramitación.”

Por tanto, si la falta de firma del visto bueno por la alcaldía implica el retraso en la terminación del expediente, ello podría derivar en la reclamación lógica por responsabilidad patrimonial para el ayuntamiento, ya que ese retraso injustificado puede suponer un daño que el solicitante del certificado no está obligado a soportar. Una situación de este tipo, pensemos por ejemplo que ese certificado se va a incluir en una solicitud que el ciudadano presentará en otra instancia, acarreará un perjuicio que seguramente encajará en la definición de la responsabilidad de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público -LRJSP-.

En todo caso, resulta muy extraña la negativa del alcalde a firmar el visto bueno, cuando vemos que es un acto de mero trámite que se puede incluso eliminar cuando se regule en su propia ordenanza, e incluso que ciertos certificados se sustituyan por actuaciones administrativas automatizadas. Por ello, cabría incluso la posible responsabilidad penal de quien se niega injustificadamente a expedir el documento.

En relación con el plazo para la firma por parte del secretario, aunque no exista uno concreto sí que podemos acudir por analogía a la emisión de informes, que nuevamente en la legislación de procedimiento administrativo común encontramos una referencia, ya que en el art. 80 LPACAP se prevé el plazo de 10 días.

Conclusiones

1ª. No existe un plazo concreto para la firma del visto bueno de los certificados, por lo que entiende que se incluye dentro del plazo general para la resolución del trámite completo del que forma parte el certificado, que conforme el art. 21.3 LPACAP es de 3 meses.

2ª. La emisión de los certificados forma parte de la función de fe pública reservada a secretaría conforme al art. 3.2 RJFHN.

3ª. No existe un plazo para su firma, pero se puede aplicar el de 10 días previsto para la emisión de informes.

4ª. La demora en la expedición puede conllevar la responsabilidad patrimonial para la Administración si se cumple con los principios previstos en la LRJSP.

5ª. La negativa del secretario al cumplimiento de sus funciones implica la apertura del expediente disciplinario.