Pasos a seguir para la implantación de la factura electrónica en el ayuntamiento

Planteamiento

El ayuntamiento no tiene implantada la factura electrónica y, por lo tanto, las facturas de los distintos proveedores se siguen recibiendo por correo postal o por sede electrónica.

¿Cuáles son los pasos que debemos adoptar para poder implantar la factura electrónica en el ayuntamiento?

¿Cómo se podría excepcionar el hecho de utilizar este medio a las facturas menores de 5.000,00 €?

Respuesta

Como medida dirigida a mejorar la protección de los proveedores, la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas del sector público, incluyó la creación obligatoria para cada una de las Administraciones Públicas, estatal, autonómica y local, de puntos generales de entrada de facturas electrónicas -PGEFE- para que los proveedores presenten electrónicamente las facturas al órgano administrativo al que corresponda su tramitación y a la oficina contable competente. Y la Orden HAP/1074/2014, de 24 de junio, por la que se regulan las condiciones técnicas y funcionales que debe reunir el Punto General de Entrada de Facturas Electrónica, determinó los requisitos técnicos y funcionales de todos los Puntos generales de entrada de facturas electrónicas con carácter básico y, en particular, también los del servicio FACe, Punto general de entrada de facturas electrónicas de la AGE.

En primer lugar, todas las Administraciones Públicas están obligadas a disponer de un punto general de entrada de facturas electrónicas, ya sea el de la propia Administración Central, FACe, el de la diputación, la comunidad autónoma, o uno propio.

A este respecto, destacar que FACe no es la única solución para la implantación del punto de entrada de facturas electrónicas y en que de acuerdo con los puntos 4º y 5º de la Disp. adic. 5 de la citada Ley 25/2013:

• - La adhesión podrá conllevar la repercusión de los costes económicos que se generen.

• - Los desarrollos técnicos necesarios para integrar y hacer compatibles los sistemas informáticos de la entidad local con FACe serán financiados con cargo a los presupuestos de la entidad local.Ha de tenerse en cuenta que los programas contables deben garantizar en todo momento la integración en tiempo real de la plataforma FACe con el registro auxiliar de contabilidad, y esta integración en tiempo real, conlleva la adaptación de los sistemas informáticos y , por tanto, un coste adicional para el Ayuntamiento.

Veamos la tramitación de las facturas electrónicas dirigidas a una entidad local adherida a FACe:

Las facturas electrónicas dirigidas a una entidad local adherida a FACe se envían a través del punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado (FACe).

El punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado es una ventanilla electrónica única de entrada de todas las facturas electrónicas dirigidas a una determinada Administración (Administración General del Estado, Comunidad Autónoma o Entidad Local)

El acceso a FACe se realiza a través de la URL https://face.gob.es/es/.

Desde ahí, se accede a la utilidad que permite Remitir la factura electrónica. También FACe permite a los proveedores conectar sus sistemas de facturación de manera automática.

A través de FACe los proveedores pueden:

1. Enviar facturas a la Administración General del Estado y todas las Administraciones adheridas.

2. Consultar el estado de sus facturas.

3. Consultar el directorio de unidades para conocer el código de identificación de la unidad destinataria.

4. Descargar el programa informático gratuito que ofrece el Ministerio de Industria, Energía y Turismo para la confección de las facturas electrónicas.

5. Obtener ayuda a través de los servicios de soporte gratuitos que se ofrecen.

Resulta aconsejable que los órganos gestores (los distintos departamentos que se relacionan directamente con los proveedores como el departamento de contratación, el de cultura, el de educación) adoptarán una postura proactiva para informar a sus proveedores de los códigos DIR 3 que deben utilizar para poder remitir facturas electrónicas. A estos efectos muchos ayuntamientos tienen colgada en la web la información relativa a los códigos DIR 3 que deben utilizar para poder remitirles facturas electrónicas.

El proveedor tiene dos posibilidades para remitir sus facturas a través de FACe:

1.- Remisión manual, Si la remisión de la factura se hace a través del portal www.face.gob.es  de forma manual, el proveedor únicamente precisa disponer de un certificado electrónico de los aceptados por la plataforma @firma. No se requiere en este caso el alta en el sistema para la presentación de facturas.

2.- Si el proveedor desea integrar sus sistemas económicos con FACe, deberá realizar los desarrollos informáticos correspondientes para utilizar los servicios web (WS) que se ponen a su disposición.

La documentación para la integración mediante WS está en la siguiente dirección http://administracionelectronica.gob.es/es/ctt/face.

En todo caso, FACe no admitirá facturas electrónicas sin que quede especificado los códigos DIR3.

La factura presentada en FACe, como punto general de entrada de las facturas electrónicas queda registrada automáticamente en el registro electrónico común.

Es común que algunas facturas electrónicas, sean multiaplicación, que son aquellas facturas que se aplican simultáneamente a varias aplicaciones presupuestarias al tener como destinatarios servicios que pertenecen a diferentes áreas de gasto (por ejemplo, las facturas de Iberdrola), en estos casos resulta aconsejable enviar documentación adjunta con la factura electrónica a los efectos de facilitar la contabilización de la factura en las diferentes aplicaciones presupuestarias.

El sistema FACe acepta ficheros adjuntos a la factura. En todo caso, el tamaño máximo de la suma de los ficheros adjuntos y la factura no puede exceder de 2 megas.

Una vez presentada la factura por el proveedor, FACe proporciona un resguardo electrónico de presentación de la factura en el registro electrónico común, en el que queda acreditado, la fecha, la hora y el número de registro por cada una de las facturas presentadas.

Una vez que la factura electrónica se presenta a través de FACe y se registra en el registro electrónico común -REC-, el sistema contable deberá recoger la factura electrónica de FACe y deja el archivo (xsig) en el servidor contable. Si la factura viene con documentación adjunta, los ficheros anexos también se almacenan en el servidor.

Si la factura es correcta, el sistema informático de contabilidad procederá a la recepción de la factura. A su vez el sistema contable comunica a FACe el cambio del estado de la factura pasando del estado inicial de “registrada” al estado de “registrada en el registro contable de facturas -RCF-”.

La unidad de contabilidad accede de este modo a la factura electrónica, la visualiza en dos formatos, uno resumido y otro extendido, posteriormente se incorpora la factura a la contabilidad para continuar con la tramitación de la misma, en este momento el programa contable avisa a FACe un nuevo cambio de destino en el estado de tramitación de la factura, pasando ahora al estado “recibida en destino”.

A continuación, la factura se tramitará bien de forma manual, lo que implica la tramitación del expediente en soporte papel, o bien mediante su tramitación electrónica si así lo permite el sistema contable.

Una vez incorporada la factura en contabilidad, el órgano contable puede reconocer la obligación de pago, esta acción produce de nuevo un cambio de estado de la factura que tiene su reflejo en FACe al estado “reconocida la obligación”.

Finalmente, cuando se realiza el pago de la factura, el programa contable produce un cambio de estado de la factura en FACe al estado “pagada”.

Por otro lado, la recepción de facturas en el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas tendrá los mismos efectos que los que se deriven de la presentación de las mismas en un registro administrativo, tal y como se establece en el art. 10.2 de la Orden HAP/1074/2014, de 24 de junio, por la que se regulan las condiciones técnicas y funcionales que debe reunir el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas.

Es decir, el punto general de entrada de facturas electrónicas tendrá el mismo rango que el registro oficial de entrada de la entidad local y actuará como una parte del él.

Así:

1º. Las facturas en formato papel habrán de ser registradas en el Registro Oficial de Entrada de la Entidad Local, donde el personal encargado del mismo proporcionará una copia de las mismas acreditando la fecha y hora de presentación.

2º. Las facturas electrónicas habrán de ser registradas en el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas y proporcionar un acuse de recibo electrónico con acreditación de la fecha y hora de presentación.

3º. Sea cual fuere el punto de entrada elegido para la presentación de la factura, el registro, electrónico o presencial, formará parte del Registro Oficial de Entrada de la Entidad Local.

Durante la tramitación de la factura electrónica ésta va pasando por diferentes estados en FACe, tal y como hemos descrito anteriormente. Estos estados pueden ser consultados por los proveedores. Es interesante destacar que el proveedor a través del portal https://face.gob.es no visualiza los mismos estados que las entidades a través del portal https://gestion.face.gob.es, tal y como se muestra en la siguiente tabla.

Fuente https://face.gob.es, vista usuario Proveedor en FACe.

Finalmente, el proveedor podrá consultar la anotación de su factura en el registro contable de facturas de la administración de destino a través de los servicios online de FACe, siempre que la misma se haya emitido en soporte electrónico.

Respecto a los plazos para conformar la factura, rechazarla y pagarla, la Ley 25/2013 no ha supuesto cambio en el cómputo de plazos para la tramitación del pago de las facturas

Por lo tanto, la Administración dispone de 30 días naturales a contar desde la fecha de presentación de la factura para aceptar o rechazar la misma, constándose dicho plazo desde la fecha de presentación por parte del proveedor de la factura electrónica en FACe.

Para concluir, indicar que el sistema Face permite al proveedor que pueda solicitar la anulación de una factura. En esos casos, la factura quedará a disposición del organismo que debe anularla.

En el supuesto que sea necesario rectificar una factura ya enviada a FACe, el proveedor tendrá que enviar una nueva factura rectificativa.

Únicamente se expide factura rectificativa en el caso de que la factura original no cumpla con alguno de los requisitos que se establecen en los arts. 6 o 7 del RD 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

Por tanto, los pasos a seguir serian:

A partir del 15 de enero de 2015:

• - Todas las facturas superiores a 5.000 € dirigidas a una administración pública tendrán que ser obligatoriamente electrónicas.

• - La Administración podrá excluir reglamentariamente de esta obligación a las facturas de hasta 5.000 €. •

• - No obstante, el proveedor tiene derecho a facturar electrónicamente cualquiera que sea el importe, y la administración está obligada a admitir las facturas electrónicas siempre.

• - Formato Facturae 3.2.1

• - Creación de un punto general de entrada de facturas electrónicas para cada nivel de la administración pública. No obstante, se ofrece el estatal (FACe) al resto de las AAPP para su uso previa adhesión. La Plataforma estará integrada con la plataforma de contabilidad en tiempo real, que disponga el ayuntamiento:

• • - Obligatoriedad de que la factura incluya 3 nuevos campos con una codificación específica normalizada por el Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas - DIR3.

• • - Los campos son: Oficina contable, Órgano gestor y Unidad tramitadora.

Conclusiones

1ª. A partir del 15 de enero de 2015, todas las facturas superiores a 5.000 € dirigidas a una administración pública tendrán que ser obligatoriamente electrónicas.

2ª. La Administración podrá excluir reglamentariamente de esta obligación a las facturas de hasta 5.000 €.

3ª. No obstante, el proveedor tiene derecho a facturar electrónicamente cualquiera que sea el importe, y la administración está obligada a admitir las facturas electrónicas siempre.

4ª. El formato de la factura electrónica es en Formato Facturae 3.2.1

5ª Se debe crear el punto general de entrada de facturas electrónicas para cada nivel de la administración pública. No obstante, se ofrece el estatal (FACe) al resto de las AAPP para su uso previa adhesión. La Plataforma estará integrada con la plataforma de contabilidad en tiempo real, que disponga el ayuntamiento:

• • - Obligatoriedad de que la factura incluya 3 nuevos campos con una codificación específica normalizada por el Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas - DIR3.

• • - Los campos son: Oficina contable, Órgano gestor y Unidad tramitadora.