Obligación de las personas jurídicas de relacionarse electrónicamente con la administración en materia de facturas

Planteamiento

Esta Administración municipal tiene desde hace varios años concertado/contratado irregularmente vía un contrato verbal los servicios de alarma en varías instalaciones municipales (Casa Cultura, Escuela Infantil municipal, 6 en total). Por otra parte, dada lo dispuesto en el art. 4 de la Ley 25/2013, de 27 de Diciembre, de impulso a la Factura Electrónica y creación registro contable de facturas en el sector público, se excluyó, desde el 1 de Enero de 2023, a los proveedores municipales de la obligación de facturación electrónica para las facturas cuyo importe fuera inferior a 500,00 euros. Se le ha reiterado al proveedor en cuestión, la obligación de presentar por la plataforma FACE para ser atendidas (o al menos poderlas tener en cuenta para poderle compensar, pues dicha entidad es deudora de tributos con este Ayuntamiento) y ello aparte de que estamos ante una persona jurídica y su relación/notificación con esta Administración únicamente puede ser electrónica.

Además de desde luego, proceder a solucionar lo antes posible el tema de la contratación adaptándola a la Ley 9/2017, de 8 de Noviembre, de Contratos del Sector Público, en relación a lo anterior (facturación años 2023 y 2024). ¿Debemos mantenernos en la posición actual de no admitir las facturas en papel y no electrónicas de esa entidad por registro de entrada manual al superar los 500 euros o admitirlas y tramitarlas excepcionalmente dada cuenta la advertencia del proveedor de acudir a la vía judicial?

Respuesta

El art. 4.1 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, dispone que:

• “Todos los proveedores que hayan entregado bienes o prestado servicios a la Administración Pública podrán expedir y remitir factura electrónica. En todo caso, estarán obligadas al uso de la factura electrónica y a su presentación a través del punto general de entrada que corresponda, las entidades siguientes:

• • a) Sociedades anónimas;

• • b) Sociedades de responsabilidad limitada;

• • c) Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española;

• • d) Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria;

• • e) Uniones temporales de empresas;

• • f) Agrupación de interés económico, Agrupación de interés económico europea, Fondo de Pensiones, Fondo de capital riesgo, Fondo de inversiones, Fondo de utilización de activos, Fondo de regularización del mercado hipotecario, Fondo de titulización hipotecaria o Fondo de garantía de inversiones.

• No obstante, las Administraciones Públicas podrán excluir reglamentariamente de esta obligación de facturación electrónica a las facturas cuyo importe sea de hasta 5.000 euros y a las emitidas por los proveedores a los servicios en el exterior de las Administraciones Públicas hasta que dichas facturas puedan satisfacer los requerimientos para su presentación a través del Punto general de entrada de facturas electrónicas, de acuerdo con la valoración del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, y los servicios en el exterior dispongan de los medios y sistemas apropiados para su recepción en dichos servicios.”

Podemos observar que las Administraciones Públicas y, por tanto, las entidades locales en tal carácter, pueden excluir reglamentariamente la obligación de presentar facturas electrónicamente hasta el citado importe de 5.000 euros. De tal manera que el ayuntamiento puede establecer que la factura superior a 500 euros sea electrónica y presentada a través de la plataforma FACe, de tal manera que, si el proveedor presenta facturas superiores a 500 euros, necesariamente tiene que presentar facturas electrónicas a través de FACe,

El art. 3 de la citada Ley 25/2013 respecto a la obligación de presentación de facturas en el registro, dispone que:

• "El proveedor que haya expedido la factura por los servicios prestados o bienes entregados a cualquier Administración Pública, tendrá la obligación, a efectos de lo dispuesto en esta Ley, de presentarla ante un registro administrativo, en los términos previstos en el artículo 38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, en el plazo de treinta días desde la fecha de entrega efectiva de las mercancías o la prestación de servicios. En tanto no se cumplan los requisitos de tiempo y forma de presentación establecidos en esta Ley no se entenderá cumplida esta obligación de presentación de facturas en el registro.”

La referencia al art. 38 de la Ley 30/1992 hay que entenderlo referenciado al art. 16 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas -LPACAP- que contempla los registros electrónicos, por lo que dicho precepto se debe poner en relación con el art. 14.2 LPACAP, que dispone que:

• “En todo caso, estarán obligados a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo, al menos, los siguientes sujetos:

• • a) Las personas jurídicas.

• • b) Las entidades sin personalidad jurídica.

• • c) Quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria, para los trámites y actuaciones que realicen con las Administraciones Públicas en ejercicio de dicha actividad profesional. En todo caso, dentro de este colectivo se entenderán incluidos los notarios y registradores de la propiedad y mercantiles.

• • d) Quienes representen a un interesado que esté obligado a relacionarse electrónicamente con la Administración.

• • e) Los empleados de las Administraciones Públicas para los trámites y actuaciones que realicen con ellas por razón de su condición de empleado público, en la forma en que se determine reglamentariamente por cada Administración.”

Por ello, decíamos en la consulta “¿Pueden las facturas menores de 5.000 euros presentarse en papel ante el registro de entrada?”, que, aunque la factura no sea electrónica, si corresponde con uno de los supuestos de presentación obligatoria a través del registro electrónico, debe presentarse en el registro electrónico del ayuntamiento, como ocurre en el caso de personas jurídicas, que tienen la obligación de relacionarse electrónicamente con la administración, y ello aunque el proveedor amenace con acudir a la vía judicial.

Conclusiones

1ª. El ayuntamiento reglamentariamente puede establecer que las facturas superiores a 500 deban ser facturas electrónicas y presentarse obligatoriamente en FACe.

2ª. En cualquier caso, las personas jurídicas están obligadas a relacionarse electrónicamente con la administración.