Funciones a desempeñar por TAG en sustitución del secretario general del ayuntamiento: asunción de responsabilidad y retribuciones salariales

Planteamiento

En el ayuntamiento tenemos un Técnico de Administración General que nos plantea dudas sobre las funciones de sustitución que su ficha del puesto de trabajo establece. Concretamente, plantea que la sustitución que recoge (que hay que admitir que es ambigua y se queda corta) solo contempla funciones de sustitución de la participación del secretario en los órganos colegiados. Dice que no se hace ninguna referencia a las funciones de firma de decretos y certificados. Es cierto que no aparecen. Manifiesta el TAG que no se niega a asumir esas funciones pero que solo si se le reconocen mejoras retributivas como atribución temporal de funciones. La queja es, sobre todo, por tema de responsabilidad, ya que, según entiende, el hecho de firmar esos documentos administrativos le atribuye responsabilidad superior a la que su puesto de trabajo exige.

¿Es admisible que se le reconozca una mejora retributiva para asumir la firma del secretario en los documentos administrativos? ¿Existe una responsabilidad en la delegación de firma o es el secretario quien mantiene esa responsabilidad ya que la firma es por delegación?

Respuesta

La figura de la sustitución ha estado escasamente regulada en nuestro ordenamiento, por más que está directamente relacionada con la competencia, hasta la entrada en vigor de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público -LRJSP-, que la regula en su art. 13, cuyo apartado 1º dispone que:

• “En la forma que disponga cada Administración Pública, los titulares de los órganos administrativos podrán ser suplidos temporalmente en los supuestos de vacante, ausencia o enfermedad, así como en los casos en que haya sido declarada su abstención o recusación.

• Si no se designa suplente, la competencia del órgano administrativo se ejercerá por quien designe el órgano administrativo inmediato superior de quien dependa.”

Añadiendo el apartado 2º que “La suplencia no implicará alteración de la competencia y para su validez no será necesaria su publicación”; y señalando el apartado 4º que “En las resoluciones y actos que se dicten mediante suplencia, se hará constar esta circunstancia y se especificará el titular del órgano en cuya suplencia se adoptan y quien efectivamente está ejerciendo esta suplencia”.

Una lectura atenta del precepto nos permite deducir con carácter general lo siguiente:

• - La frase “En la forma que disponga cada Administración Pública” quiere decir que si existen normas o reglamentos, incluidos los municipales, que establezcan la forma de realizar la suplencia o designación, acordes con el precepto anterior y el resto del ordenamiento, son de aplicación prioritaria sobre lo que establezca el órgano superior (según organigrama, y/o alcalde o concejal delegado).

• - La sustitución es potestativa (“podrán ser suplidos temporalmente”), lo que debe entenderse como que existen ausencias cortas que no precisan de suplencia alguna.

• - En lugar de la suplencia puede utilizarse la técnica de la designación que se “ejercerá por quien designe el órgano administrativo inmediato superior”, lo que incluso permite la disociación de determinadas competencias en varios funcionarios u órganos.

• Es decir, mediante la suplencia un funcionario deja temporalmente de ocupar su puesto y pasa a realizar las funciones de otro. Con la designación, un funcionario “acumula” las funciones propias con las del puesto suplido (todo, o la parte que se asigne).

• - La frase “no implicará alteración de la competencia” se refiere a efectos de recursos administrativos, por lo que no es necesaria la publicación, aunque sí la mención de la suplencia o designación “En las resoluciones y actos que se dicten”, aunque en la Administración local los funcionarios no dictan actos administrativos, tan sólo propuestas e informes.

Desde luego, el responsable del acto es el firmante (suplente o designado), por más que a efectos de recursos se entienda dictado por el mismo órgano suplido.

Aclarado que, efectivamente, el funcionario que firma actuando como sustituto o designado como secretario accidental, es responsable de sus propios actos, otra cuestión es si debe abonarse la totalidad de la retribución complementaria, en la medida que las funciones de secretaría van más allá de firmar decretos y certificados, lo que entraría dentro de la función de fe pública. Además, el secretario tiene muchas otras funciones, como las de asesoramiento legal preceptivo (art. 3 del RD 128/2018, de 16 de marzo, por el que se regula el régimen jurídico de los funcionarios de Administración Local con habilitación de carácter nacional -RJFHN-), u otras que pueden asignarse a través de la relación de puestos de trabajo -RPT- siempre que sean compatibles con las reservadas.

Entendemos que el supuesto planteado se enmarca dentro de lo regulado en el art. 52.4 RJFHN, que indica que “Para los supuestos de incapacidad temporal por periodos de tiempo inferiores a un mes, o ausencia del titular del puesto por vacaciones, asuntos propios u otras causas, por periodos inferiores a un mes, se podrá nombrar accidentalmente, a propuesta del Presidente de la Corporación a un funcionario propio de la Entidad Local, de acuerdo con la normativa autonómica”, siendo necesario que se trate de un funcionario de carrera, lo que también está previsto en el art. 30 del Decreto 195/2008, de 7 de octubre, por el que se regulan determinados aspectos del régimen jurídico del personal funcionario con habilitación de carácter estatal de las entidades locales de Cataluña, ámbito territorial de la entidad consultante. En este caso (inferior a un mes), resulta suficiente que el funcionario de la misma entidad local que sustituye esté “suficientemente capacitada o capacitado”.

En Cataluña, el Decreto 123/1997, de 13 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento general de provisión de puestos de trabajo y promoción profesional de los funcionarios de la Administración de la Generalidad de Cataluña, regula la cuestión en los arts. 105 a 108, mediante la técnica del encargo de funciones o de la acumulación de tareas, según se trate de suplencia o designación (en la terminología que hemos utilizado anteriormente).

Así, contestando a la cuestión planteada, consideramos prudente recoger la sustitución de los funcionarios con habilitación nacional -FHN- en las fichas de los puestos por cuanto las funciones reservadas son de preceptiva realización en todo momento.

Ahora bien, esto no quiere decir que en todo momento se realicen todas las tareas asignadas, y deben diferenciar ausencias cortas, en las que se realiza lo mínimo para garantizar el funcionamiento normal de la entidad, de situaciones urgentes o complejas o más prolongadas. En la propia consulta se indica que está prevista en la ficha del puesto la tarea de sustitución del secretario en la participación en los órganos colegiados, y ahora se plantean incluir las funciones de firma de decretos y certificados.

Téngase en cuenta que resulta posible asignar las distintas tareas a uno, dos o más funcionarios, que pueden ser TAG, otros FHN o funcionarios capacitados si la sustitución es inferior a un mes (si fuera un mes o superior, si tienen “más de 5.000 habitantes, en todo caso, será un funcionario de carrera perteneciente al subgrupo A1”).

En cuanto el importe económico, es una cuestión que debe valorarse dentro de la potestad de autoorganización del ayuntamiento, lo que puede realizarse dentro del complemento específico o del de productividad. En cualquier caso, lo que se establezcan se debe hacer previa negociación de buena fe con los sindicatos en el marco de la mesa general de negociación -MGN-.

Finalmente, recomendamos la lectura de las siguientes consultas relacionadas:

• - Retribuciones complementarias de funcionaria C2 que ejerce de Tesorera accidental hasta la creación y clasificación del puesto reservado.

• - En el supuesto de un TAG nombrado accidentalmente en el puesto de Secretario, ¿cabe el nombramiento de funcionario interino que desempeñe provisionalmente esa plaza de TAG?

• - Criterios de asignación de complemento de productividad: ¿cabe asignar productividades individuales en base a criterios objetivos si no hay plan de productividad aprobado por el Pleno?

Conclusiones

1ª. El funcionario que firma actuando como sustituto o designado ante una ausencia del secretario accidental es responsable de lo firmado (fe pública).

2ª. Consideramos prudente recoger la sustitución de los FHN en las fichas de los puestos por cuanto las funciones reservadas son de preceptiva realización en todo momento, no sólo del secretario.

3ª. Ahora bien, esto no significa que en todo momento se realicen todas las tareas asignadas, y deben diferenciarse las ausencias cortas, en las que se realiza lo mínimo para garantizar el funcionamiento normal de la entidad, de situaciones urgentes o complejas o más prolongadas.

4ª. Téngase en cuenta que resulta posible asignar las distintas tareas a uno, dos o más funcionarios, que pueden ser TAG, otros FHN o funcionarios capacitados si la sustitución es inferior a un mes (si fuera un mes o superior, debe ser un funcionario de carrera perteneciente al subgrupo A1).

5ª. En cuanto el importe económico, es una cuestión que debe valorar el ayuntamiento dentro de su potestad de autoorganización, lo que puede realizarse dentro del complemento específico o del de productividad, siendo preceptivo negociar de buena fe con los sindicatos en el marco de la MGN previamente a la adopción del acuerdo.