¿Es válida la expedición de certificados de empadronamiento con sello electrónico del Ayuntamiento y sin firma del Secretario y visto bueno de Alcaldía?

Planteamiento

Ante una solicitud de certificado de inscripción histórico-familiar como de empadronamiento, el Ayuntamiento realiza la firma mediante sello electrónico, el cual es automático.

¿Cuál es la validez de los certificados sin la firma del Secretario y el visto bueno de Alcaldía?

Respuesta

Según establece el art. 61 del RD 1690/1986, de 11 de julio, que regula el Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales -RPDTEL-, las certificaciones que de los datos del Padrón municipal se expidan, lo serán “por el Secretario del Ayuntamiento o funcionario en quien delegue, de conformidad con lo dispuesto en los arts. 204 y 205 del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales, aprobado por Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre.”

Por su parte, el RD 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales -ROF-, prescribe en sus arts. 204 y 205 que las certificaciones se expedirán siempre por el Secretario, por orden del Presidente de la Corporación y con su visto bueno.

La Resolución de 29 de abril de 2020, de la Subsecretaría, por la que se publica la Resolución de 17 de febrero de 2020, de la Presidencia del Instituto Nacional de Estadística y de la Dirección General de Cooperación Autonómica y Local, por la que se dictan instrucciones técnicas a los Ayuntamientos sobre la gestión del Padrón municipal, desarrolla esta normativa, e indica en su apartado 8.1.1 que la certificación emitida en papel debe estar suscrita por el Secretario del Ayuntamiento y conformada por el Alcalde, o por quienes les sustituyan o cuenten con su delegación, ya sea mediante firmas manuscritas o electrónicas conforme a la legislación vigente, y que asimismo al amparo del art. 41 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público -LRJSP-, cuando la emisión de un certificado de empadronamiento constituya una actuación administrativa automatizada de conformidad con lo establecido en dicho precepto, podrá utilizarse el sistema de firma de sello electrónico de órgano y el de código seguro de verificación según establece el art. 42 LRJSP.Si el sistema de firma electrónica que utilice el Secretario del Ayuntamiento para la emisión de la certificación de empadronamiento permite acreditar su identidad y cargo público no será necesaria la conformidad del Alcalde.

En su consulta nos indican que ante una solicitud de certificado de empadronamiento, el Ayuntamiento realiza la firma mediante sello electrónico, el cual es automático. Entendemos que se refieren al sello de la Entidad Local, que le permite identificarse telemáticamente y realizar firmas electrónicas, y le representa inequívocamente. Sin embargo, los certificados deben ser expedidos por el Secretario de la Corporación, con el visto bueno de la Alcaldía, pero si la firma electrónica que utiliza el Secretario del Ayuntamiento para la emisión de la certificación permite acreditar su identidad y cargo público, entonces no será necesaria la conformidad del Alcalde. En todo caso, estos certificados deben expedirse por el Secretario, como indica la normativa que comentamos, y cuando la emisión del certificado de empadronamiento constituya una actuación administrativa automatizada, en tal supuesto podrá utilizarse el sistema de firma de sello electrónico de órgano y el de código seguro de verificación según establece el art. 42 LRJSP (sistemas de firma para la actuación administrativa automatizada), que se corresponderá con el perteneciente a la Secretaría del Ayuntamiento, pero no con el sello electrónico de la Entidad Local, que es el que entendemos que se está utilizando.

Conclusiones

1ª. Los certificados de empadronamiento deben expedirse por el Secretario del Ayuntamiento y con el visto bueno del Alcalde, ya sea mediante firmas manuscritas o electrónicas. Si el sistema de firma electrónica que utilice el Secretario del Ayuntamiento para la emisión de la certificación de empadronamiento permite acreditar su identidad y cargo público, no será necesaria la conformidad del Alcalde. Y, finalmente, si la emisión del certificado constituye una actuación administrativa automatizada, podrá utilizarse el sistema de firma de sello electrónico de órgano y el de código seguro de verificación según establece el art. 42 LRJSP.

2ª. En el supuesto planteado en la consulta, nos indican que los certificados de empadronamiento están siendo firmados con el sello electrónico del Ayuntamiento como entidad, no siendo éste un sistema válido conforme a la normativa expresada.