Si no encuentras lo que buscas o prefieres contactar con un agente, llámanos
91 210 80 00 - 902 44 33 55 Fax: 91 578 16 17 / 91 210 80 01 Lunes a viernes de 8:30 a 20 hSi lo prefieres, escríbenos un correo electrónico a:
clientes@lefebvre.es Enviar mailSolicita asistencia online de uno de nuestros agentes para ayudarte a lo largo de tu sesión
Lunes a Jueves: 10:00-14:00 y 16:00-18:00 / Viernes: 9:00-14:00Esta Corporación dispone de una red de lo que podríamos denominar antiguos registros auxiliares -hoy deberían ser OAMR-, muchos de los cuales carecen de medios suficientes para proceder a una digitalización ágil. ¿Existe alguna base jurídica o soporte legal para limitar el volumen de la documentación que se les entregue presencialmente por las personas no obligadas a relacionarse electrónicamente con la Administración?
El punto de partida para la contestación a la pregunta formulada lo encontramos en el art. 16 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas -LPACAP-, precepto según el cual cada Administración ha de disponer de un Registro Electrónico General, en el que se hará el correspondiente asiento de todo documento que sea presentado o que se reciba en cualquier órgano administrativo. También se podrán anotar en el mismo la salida de los documentos oficiales dirigidos a otros órganos o particulares.
Los asientos deben anotarse por dicho registro respetando el orden temporal de recepción o salida de los documentos, e indicarán la fecha del día en que se produzcan. Concluido el trámite de registro, los documentos serán cursados sin dilación a sus destinatarios y a las unidades administrativas correspondientes desde el registro en que hubieran sido recibidas.
Respecto a los documentos presentados de manera presencial ante las Administraciones Públicas, es decir, en formato papel, éstos deberán ser digitalizados, de acuerdo con lo previsto en la LPACAP y demás normativa aplicable, por la oficina de asistencia en materia de registros -OAMR- en la que hayan sido presentados para su incorporación al expediente administrativo electrónico, devolviéndose los originales al interesado, sin perjuicio de aquellos supuestos en que la norma determine la custodia por la Administración de los documentos presentados o resulte obligatoria la presentación de objetos o de documentos en un soporte específico no susceptibles de digitalización.
Dicha digitalización es un proceso tecnológico y está vinculada, tal y como hemos sostenido en consultas anteriores, al concepto de “copia auténtica”, y consiste en convertir un documento en soporte papel en un fichero electrónico que contiene la imagen codificada, fiel e íntegra del documento, debiendo seguirse la Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos, con la finalidad de incorporar el mismo a un expediente administrativo electrónico, pudiendo ser realizadas mediante funcionario habilitado o mediante actuación administrativa automatizada.
Respecto a la documentación aportada por las personas interesadas en el procedimiento administrativo, de conformidad con el art. 28 LPACAP, los interesados deberán aportar al procedimiento administrativo los datos y documentos exigidos de acuerdo con lo dispuesto en la normativa aplicable. Asimismo, los interesados podrán aportar cualquier otro documento que estimen conveniente.
Resulta de especial importancia el derecho de los interesados a no aportar los documentos que ya se encuentren en poder de la Administración actuante o que hayan sido elaborados por cualquier otra Administración, pudiendo la Administración actuante consultar o recabar dichos documentos directamente, salvo que la persona interesada se opusiera a ello. No cabrá la oposición cuando la aportación del documento se exigiera en el marco del ejercicio de potestades sancionadoras o de inspección.
Las Administraciones Públicas deberán recabar los documentos electrónicamente a través de sus redes corporativas o mediante consulta a las plataformas de intermediación de datos u otros sistemas electrónicos habilitados al efecto.
Igualmente, la Administración no exigirá a los interesados la presentación de documentos originales, salvo que, con carácter excepcional, la normativa reguladora aplicable establezca lo contrario, y no requerirá a los interesados datos o documentos no exigidos por la normativa reguladora aplicable o que hayan sido aportados anteriormente por el interesado a cualquier Administración. A estos efectos, el interesado deberá indicar en qué momento y ante qué órgano administrativo presentó los citados documentos, debiendo las Administraciones Públicas recabarlos electrónicamente a través de sus redes corporativas o de una consulta a las plataformas de intermediación de datos u otros sistemas electrónicos habilitados al efecto, salvo que conste en el procedimiento la oposición expresa del interesado o la ley especial aplicable requiera su consentimiento expreso. Excepcionalmente, si las Administraciones Públicas no pudieran recabar los citados documentos, podrán solicitar nuevamente al interesado su aportación.
Dicho lo anterior, en el caso de personas no obligadas a tramitar ni relacionarse electrónicamente con la Administración, entendemos que, más que fundamentar algún mecanismo legal para limitar el volumen de documentos a presentar por las personas interesadas en un procedimiento administrativo, debería la Administración velar por garantizar el cumplimiento de los derechos de los interesados concretados en la LPACAP, en el sentido de aportar únicamente los documentos estrictamente necesarios y en ningún caso aquellos que tengan su origen en la misma u otra Administración o aquellos otros que ya hayan sido presentados con anterioridad.
Cumplido lo anterior, no encontramos fundamento legal para limitar la presentación de documentos por las personas interesadas en el procedimiento, documentos que en todo caso deberán exigirse porque así lo indica una norma, recomendando la simplificación o rediseño de aquellos procedimientos administrativos que lo permitan, con la finalidad de reducir la carga de presentar documentación en las OAMR, y utilizando las plataformas de intermediación de datos con el resto de Administraciones Públicas.
Finalmente, recomendamos la lectura de las Consultas siguientes:
1ª. La LPACAP obliga a cada Administración a disponer de un Registro Electrónico General, pasando los tradicionales registros presenciales a ser OAMR, en las que los documentos presentados de manera presencial deberán ser digitalizados para su incorporación al expediente administrativo electrónico y devueltos al interesado, con las salvedades que establece la propia norma.
2ª. En el caso de personas no obligadas a tramitar ni relacionarse electrónicamente con la Administración, entendemos que, más que limitar el volumen de documentos a presentar por las personas interesadas en un procedimiento administrativo, debería la Administración velar por garantizar el cumplimiento de los derechos de los interesados concretados en la LPACAP, en el sentido de aportar únicamente los documentos estrictamente necesarios y en ningún caso aquellos que tengan su origen en la misma u otra Administración, o aquellos otros que ya hayan sido presentados con anterioridad. Cumplido lo anterior, los documentos que en todo caso deberán exigirse serán los que indique la norma reguladora del procedimiento, recomendando la simplificación o rediseño de aquellos procedimientos administrativos que lo permitan, con la finalidad de reducir esa carga de presentar documentación física en las OAMR.