sep
2020

¿Puede el Ayuntamiento no registrar en su Registro de Entrada las comunicaciones recibidas a través del sistema LexNET?


Planteamiento

Nos gustaría saber su opinión sobre si el ayuntamiento puede prescindir de registrar en su Registro de Entrada las comunicaciones que reciba a través del sistema LexNET.

Respuesta

Las comunicaciones electrónicas entre Administraciones Públicas deben interpretarse a la vista del art. 3.2 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público -LRJSP-, que, bajo el principio de actuación de interoperabilidad de medios electrónicos, establece que éstas “se relacionarán entre sí y con sus órganos, organismos públicos y entidades vinculados o dependientes a través de medios electrónicos, que aseguren la interoperabilidad y seguridad de los sistemas y soluciones adoptadas por cada una de ellas, garantizarán la protección de los datos de carácter personal, y facilitarán preferentemente la prestación conjunta de servicios a los interesados”.

También son de aplicación las previsiones contenidas en sus arts. 38 y ss, de un lado, y arts. 140 y ss, de otro, de la misma norma, que establecen los sistemas de identificación de las Administraciones Públicas, previendo incluso en su art. 44 un intercambio electrónico de datos en entornos cerrados de comunicación que sean establecidos entre Administraciones Públicas, órganos, organismos públicos y entidades de derecho público, de una o de distinta Administración Pública, que serán considerados válidos a efectos de autenticación e identificación de los emisores y receptores.

La existencia de un intercambio electrónico de datos en entornos cerrados de comunicación debería permitir prescindir de las normas de registro previstas en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas -LPACAP-, que regula esencialmente las llamadas relaciones ad extra de las Administraciones Públicas con los ciudadanos (personas físicas o jurídicas).

Con relación a los órganos judiciales, es de aplicación el RD 1065/2015, de 27 de noviembre, sobre comunicaciones electrónicas en la Administración de Justicia en el ámbito territorial del Ministerio de Justicia y por el que se regula el sistema LexNET, que establece el uso obligatorio de la Plataforma LexNET desde 1 de enero de 2016, para los órganos y oficinas judiciales, así como para los fiscales y profesionales de justicia, entre los que se encuentran los abogados y posibles procuradores que deban emplear los Entes Locales, así como los funcionarios de las Administraciones Públicas para los trámites y actuaciones que realicen por razón de su cargo (art. 4.f RD 1065/2015).

El art. 13.3 RD 1065/2015 prevé que en el caso de que el Ayuntamiento y la Administración de Justicia estén integradas en estas Plataformas de intercambio y comunicación electrónica, el intercambio de la documentación se debe realizar por dichos canales, sin prejuzgar si debe o no haber una anotación en el registro de entrada/salida del Ayuntamiento:

  • “Cuando el envío proceda de una Administración u organismo público y de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad podrá utilizarse el sistema de acceso mediante usuario y contraseña, siempre que la comunicación se realice a través de los Sistemas de Aplicaciones y Redes para las Administraciones.”

Por su parte, el art. 2.d) RD 1065/2015 concreta cuál es el ámbito objetivo de aplicación de las comunicaciones y notificaciones electrónicas, siendo los actos de comunicación procesal emanados de los órganos y oficinas judiciales; esto es, notificaciones, citaciones, emplazamientos, requerimientos, mandamientos, oficios y exhortos. Éstos se harán mediante el canal electrónico LexNET cuando los destinatarios de los actos de comunicación sean las Administraciones y organismos públicos y las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad (art. 11).

Por último, a los efectos que nos interesa, LexNET prestará, entre otras, las siguientes funcionalidades (art. 14.e):

  • “e) La constancia de un asiento por cada una de las transacciones electrónicas a que se refieren los números anteriores, realizadas a través del sistema, identificando cada transacción los siguientes datos: identidad del remitente y del destinatario de cada mensaje, fecha y hora de su efectiva realización proporcionada por el sistema y, en su caso, proceso judicial al que se refiere, indicando tipo de procedimiento, número y año.”

Por tanto, cuando dichos actos de comunicación procesal se llevaren a cabo directamente entre órganos judiciales y Administraciones Públicas en un entorno cerrado de comunicación empleando un canal de comunicación electrónica como del sistema SIR/ORVE o GEISER, consideramos que se puede prescindir de registrar en su Registro de Entrada las comunicaciones que reciba a través del sistema LexNET.

Fuera de dicho entorno cerrado de comunicación consideramos que, si bien el canal electrónico LexNET garantiza un asiento por cada una de las transacciones electrónicas realizadas, éstas no tienen reflejo en los expedientes instruidos en el Ayuntamiento hasta que el representante procesal del Ayuntamiento, ya esté conferida a los funcionarios/letrados de los servicios jurídicos o a profesionales ajenos al Administración, procede a descargar en su ordenador el archivo registrado en esa plataforma y comunicar su contenido a la parte procesal; por lo que consideramos que se debe anotar su comunicación en el registro de entrada/salida de documentos del Ayuntamiento.

Conclusiones

1ª. Cuando los actos de comunicación procesal electrónicos se llevaren a cabo directamente entre órganos judiciales y Administraciones Públicas en un entorno cerrado de comunicación empleando un canal de comunicación electrónica como del sistema SIR/ORVE o GEISER, consideramos que se puede prescindir de registrar en su Registro de Entrada las comunicaciones que reciba a través del sistema LexNET.

2ª. En cambio, fuera de dicho entorno cerrado de comunicación consideramos que, si bien el canal electrónico LexNET garantiza un asiento por cada una de las transacciones electrónicas realizadas, éstas no tienen reflejo en los expedientes instruidos en el Ayuntamiento hasta que el representante procesal del Ayuntamiento procede a descargar en su ordenador el archivo registrado en esa plataforma y comunicar su contenido a la parte procesal; por lo que consideramos que se debe anotar su comunicación en el registro de entrada/salida de documentos del Ayuntamiento.