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Lunes a Jueves: 10:00-14:00 y 16:00-18:00 / Viernes: 9:00-14:00El anterior secretario del ayuntamiento, ya cesado, dejó actas de la junta de gobierno local sin firmar, pasando ya varias semanas. ¿Cómo se debe proceder? ¿Las puede firmar el nuevo secretario, aunque no estuviera presente en aquellas juntas?
El acta es el documento público, solemne y auténtico, redactado por el secretario de la corporación en calidad de fedatario público, en el que se recogen los acuerdos adoptados en la sesión, el resultado de las votaciones y las incidencias que hayan tenido lugar durante aquéllas. Las entidades locales tienen el deber de remitir a las Administraciones del Estado y de las comunidades autónomas, copia o, en su caso, extracto comprensivo de los actos y acuerdos de las mismas. Desde luego, no creemos conveniente que deba remitirse a la Administración del Estado y a la comunidad autónoma el acta de la sesión sin la firma del secretario, debido a que es, precisamente, la firma de este funcionario la que le dota de relevancia jurídica al documento, a los efectos de cumplir lo dispuesto en el art. 56 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local -LRBRL-, careciendo de sentido sin dicha firma.
No obstante, la verdadera eficacia del acta no se produce hasta la transcripción de la misma al libro de actas, previa aprobación de ésta por el pleno, por cuanto los acuerdos no serán válidos hasta que no se reflejen en dicho libro, en virtud de lo que establece el art. 52.2 del Texto Refundido de Régimen Local -TRRL-, aprobado por RDLeg 781/1986, de 18 de abril. La aprobación del acta por el pleno no ha sido interpretada por la jurisprudencia como un requisito que afecta a la validez del acto, sino como una condición previa para su posterior transcripción. En efecto, el acuerdo nace en el momento en el que el dictamen o proposición se vota por los corporativos, después de que el alcalde proclama lo acordado. Además, los acuerdos municipales son inmediatamente ejecutivos desde el mismo momento de su adopción, con arreglo a lo expresado en el art. 208 del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales -ROF-, aprobado mediante RD 2568/1986, de 28 de noviembre, en relación con lo dispuesto en el art. 51 LRBRL, y, por consiguiente, no es necesaria la redacción ni la aprobación del acta para que éstos sean eficaces y puedan llevarse a cabo.
Es decir, el acta no supone más que la consignación por escrito de unos acuerdos que se producen de forma verbal, encomendándose dicha labor al secretario. Éste tiene que redactar el acta lo más rápidamente posible, aunque realmente la relevancia jurídica se produce en el momento de su transcripción al libro, por mor de lo establecido en el ya citado art. 52.2 TRRL.Pero, si en la práctica, la falta de transcripción del acta en su correspondiente libro no impide a las corporaciones locales ejecutar inmediatamente sus acuerdos una vez aprobados en el seno del pleno, por las mismas razones, entendemos que tampoco es necesario esperar la firma del acta por el secretario para que los acuerdos se consideren válidos, al margen, claro está, del problema que puede surgir a la hora de probar su existencia.
Dicho criterio ha sido establecido por la doctrina establecida por el TS, que ha venido otorgando efectos jurídicos a los acuerdos municipales, aunque éstos no constasen en las actas de las sesiones o no contuviesen todos los requisitos formales exigidos. Según dicho tribunal, la omisión de un acuerdo en el Libro de Actas no puede ser motivo de su incumplimiento como si no existiera o se considerase insubsanable, y, del mismo modo, tampoco la falta de firma del secretario invalida los acuerdos efectivamente recaídos, pues, de lo contrario, quedaría a merced de aquel funcionario el poder privarlos de eficacia. Así, la Sentencia del TS de 11 de julio de 1979, consideró que la transcripción al libro de actas es un requisito esencial, pero de carácter formal, admitiendo, por ello, la existencia de acuerdos no documentados, pero suficientemente probados. Dicho tribunal considera que la invalidez de los acuerdos que no consten en los libros de actas es una consecuencia de la necesidad de que sobre dichos acuerdos quede constancia escrita, por ser esta clase de actos una excepción al principio de producción por escrito establecido en la ley de procedimiento administrativo. Esto es, el órgano colegiado municipal se pronuncia verbalmente, y, es por ello, por lo que el secretario extiende acta de la sesión, al objeto de que una vez transcrito al libro de actas quede constancia de su existencia, no tratándose pues de una forma escrita de producción del acto, sino simplemente de una forma de constancia. La consecuencia que de todo ello extrae el tribunal es la admisión de acuerdos municipales no documentados en el libro de actas, siempre y cuando su contenido se demuestre suficientemente, lo que comporta, a su vez, una obligación de subsanar aquella ausencia, como consecuencia de los deberes legales de constatación a que se ha hecho referencia y del hecho de que la validez se refiere simplemente a requisitos de forma obligados y por tanto exigibles.
El art. 110.2 ROF establece que el acta, una vez aprobada por el Pleno, se transcribirá en el Libro de actas, autorizándola con las firmas del alcalde o presidente y del secretario; la misma obligación es exigible para las sesiones de la junta de gobierno local por el art. 113.1.f) ROF.
La cuestión de quien asume esta obligación, si el secretario que asistió a la sesión y levantó acta, o el secretario que ejerce las funciones al momento de transcribir las actas al libro de actas, es cuestión opinable. A este respecto el art. 3.2 del RD 128/2018, de 16 de marzo, por el que se regula el régimen jurídico de los funcionarios de Administración Local con habilitación de carácter nacional -RJFHN-, no aclara la situación, estableciendo que la función de fe pública comprende:
El acta se transcribirá por el secretario en el libro de actas, cualquiera que sea su soporte o formato, en papel o electrónico, autorizada con la firma del secretario y el visto bueno del alcalde o presidente de la Corporación.
Llegados a este punto consideramos como interpretación correcta que el tenor de la norma alude a la firma del secretario respecto de las actas de las sesiones en las que él asistió como fedatario público; correspondiendo la transcripción de las mismas al secretario que está en ejercicio del cargo llegado el momento de tener que transcribirlas al libro de actas, ya sea el mismo, ya sea otro, una vez rubricadas aquellas y aprobadas por la junta de gobierno local.
En conclusión, el anterior secretario del ayuntamiento, ya cesado, tiene la obligación de firmar las actas de la Junta de Gobierno Local a las que asistió como fedatario, y el nuevo secretario podrá dejar constancia de las mismas en el libro de actas una vez rubricadas aquellas y aprobadas por la junta de gobierno local.
1ª. El art. 110.2 ROF establece que el acta, una vez aprobada por el pleno, se transcribirá en el libro de actas, autorizándola con las firmas del alcalde o presidente y del secretario; la misma obligación es exigible para las sesiones de la junta de gobierno local por el art. 113.1.f) ROF.
2ª. La cuestión de quien asume esta obligación, si el secretario que asistió a la sesión y levantó acta, o el secretario que ejerce las funciones al momento de transcribir las actas al libro de actas, es cuestión opinable. A este respecto el art. 3.2 RJFHN, no aclara la situación, estableciendo que la función de fe pública comprende tanto la tarea de asistir y levantar acta de las sesiones de los órganos colegiados, como la de transcribirlas en el libro de actas con su firma y el visto bueno del alcalde o presidente de la corporación.
3ª. Consideramos como interpretación correcta que el tenor de la norma alude a la firma del secretario respecto de las actas de las sesiones en las que él asistió como fedatario público; correspondiendo la transcripción de las mismas al secretario que está en ejercicio del cargo llegado el momento de tener que transcribirlas al libro de actas, ya sea el mismo, ya sea otro, una vez rubricadas aquellas y aprobadas por el respectivo órgano colegiado.
4ª. En conclusión, el anterior secretario del ayuntamiento, ya cesado, tiene la obligación de firmar las actas de la junta de gobierno local a las que asistió como fedatario, y el nuevo secretario podrá dejar constancia de las mismas en el libro de actas una vez rubricadas aquellas y aprobadas por la junta de gobierno local.