Acceso al padrón por funcionario municipal para resolver dudas durante la jornada electoral. ¿Debe el ayuntamiento conceder una autorización especial?

Planteamiento

Con ocasión de las próximas elecciones generales, un trabajador del ayuntamiento ha sido designado por éste para acceder a datos personales contenidos en el censo electoral o padrón con el fin de resolver las dudas que puedan surgir a los ciudadanos de dónde votar o en qué mesa.

¿Se necesita hacer algún tipo de autorización por el ayuntamiento para que este trabajador pueda acceder a esos datos? ¿O no sería necesario?

Respuesta

La LO 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales -LOPD- (EDL 2018/128249), dispone expresamente en su art. 8 que:

• “1. El tratamiento de datos personales solo podrá considerarse fundado en el cumplimiento de una obligación legal exigible al responsable, en los términos previstos en el artículo 6.1.c) del Reglamento (UE) 2016/679, cuando así lo prevea una norma de Derecho de la Unión Europea o una norma con rango de ley, que podrá determinar las condiciones generales del tratamiento y los tipos de datos objeto del mismo así como las cesiones que procedan como consecuencia del cumplimiento de la obligación legal. Dicha norma podrá igualmente imponer condiciones especiales al tratamiento, tales como la adopción de medidas adicionales de seguridad u otras establecidas en el capítulo IV del Reglamento (UE) 2016/679.

• 2. El tratamiento de datos personales solo podrá considerarse fundado en el cumplimiento de una misión realizada en interés público o en el ejercicio de poderes públicos conferidos al responsable, en los términos previstos en el artículo 6.1 e) del Reglamento (UE) 2016/679, cuando derive de una competencia atribuida por una norma con rango de ley.”

A partir de esta determinación legal, el RD 1799/2003, de 26 de diciembre, por el que se regula el contenido de las listas electorales y de las copias del censo electoral (EDL 2003/157022), dispone la cesión de los datos del censo electoral a los ayuntamientos para dos cuestiones fundamentales, como son la gestión de los procesos de rectificación de errores en periodo electoral y, en segundo lugar, para la disposición en los diferentes colegios electorales de una copia de los mismos, con los datos que específicamente se desarrollan tanto para su colocación en el exterior como para la disposición de los miembros de las mesas.

Para ello, conforme dispone el art. 39.2 de la LO 5/1985, de 19 de junio, del Régimen Electoral General -LOREG- (EDL 1985/8697), los ayuntamientos estarán obligados a mantener un servicio de consulta de las listas electorales vigentes de sus respectivos municipios y demarcaciones durante el plazo de ocho días, a partir del sexto día posterior a la convocatoria de elecciones. Como añade el propio artículo, esta consulta se podrá realizar por medios informáticos, previa identificación del interesado o mediante la exposición al público de las listas electorales, si no se cuenta con medios informáticos suficientes para ello.

No obstante, lo expuesto, además de esta actuación específica con respecto al censo electoral, en la práctica los ayuntamientos suelen habilitar un servicio de información durante el día de la celebración de la jornada electoral, en el que las personas que no localizan por cualquier causa el colegio y mesa en el que deben ejercer su derecho al voto, puedan recibir esta información de forma personal y, de este modo, garantizar que pueden realizar adecuadamente este derecho constitucional.

A falta de una interpretación específica sobre esta cuestión, en principio no se estima que con esta actuación se vulnere ningún precepto específico sobre el régimen de la protección de datos personales, debido a que la consulta siempre se realizará a requerimiento de la persona interesada y, en todo caso, sobre unos datos que han sido facilitados al ayuntamiento para cumplir sus obligaciones derivadas de la propia LOREG.

En cualquier caso, el acceso a estos datos debe estar perfectamente acotado tanto en lo que respecta a la forma como al medio por el que se difunda la información facilitada, teniendo en cuenta que la misma se debe ceñir a los datos del colegio y mesa concretos en los que la persona que realiza la consulta debe dirigirse para poder ejercer su derecho al voto, sin que se haga referencia a ningún otro dato que conste en el censo electoral.

Por lo tanto, se estima procedente que el ayuntamiento designe específicamente a las personas que, a estos efectos, puedan acceder a los datos del censo electoral para resolver las dudas relativas a los lugares de votación que correspondan a los ciudadanos que realicen la correspondiente consulta, sobre todo con el objeto de delimitar las condiciones en las que se puede acceder a los datos de los ciudadanos en el censo electoral, los datos que exclusivamente se pueden facilitar y los medios por los que se pueda realizar la contestación a la consulta realizada.

Conclusiones

1ª. Los ayuntamientos participan de forma activa en la configuración del censo electoral, conforme a lo dispuesto en la LOREG, tanto en lo que respecta a su configuración permanente como, de forma específica, en la fase de rectificación de errores que se realiza en cada convocatoria de proceso electoral.

2ª. Aparte de estas funciones, en la práctica los ayuntamientos suelen establecer un sistema de información, durante las jornadas electorales, en el que los ciudadanos pueden consultar el colegio electoral y mesa en la que, en cada caso, pueden ejercer su derecho al voto.

3ª. Este sistema de información, en principio, no se estima que afecte a la normativa sobre protección de datos personales, siempre que se realice de forma perfectamente controlada, a requerimiento de cada interesado y facilitando exclusivamente los datos relativos al colegio electoral y mesa correspondiente.

4ª. En cualquier caso, debido a que los empleados municipales acceden a datos protegidos incluidos en el censo, lo procedente es que estas instrucciones se incluyan en el acuerdo por el que se les designe específicamente para esta función.