Acceso a informes sanitarios por los diferentes departamentos que intervienen en los expedientes de concesión de ayudas sociales a los empleados públicos

Planteamiento

En relación a los expedientes para concesión de ayudas sanitarias al personal de esta entidad, se plantea la duda de si los informes médicos que se requieren para el tratamiento financiado (informe del oftalmólogo o dentista, principalmente), pueden ser consultados por quienes intervienen en la tramitación del expediente, esto es, recursos humanos, inspección médica e intervención al fiscalizar la concesión de la ayuda.

Hay quienes opinan que únicamente el servicio de inspección médica puede consultar estos datos y que intervención puede fiscalizar únicamente que la inspección médica informó favorablemente la solicitud, pero sin que pueda ver el informe médico.

Desde intervención consideramos, que, de manera restringida y con controles específicos de acceso, esa información debe obrar en el expediente y poder ser consultada por quienes intervienen en su tramitación. Todo ello sin perjuicio del deber de sigilo y confidencialidad que se debe exigir para quienes intervengan en la tramitación de estas ayudas y de la configuración de un expediente electrónico con medidas de acceso restringidas.

¿Cuál es su opinión al respecto?

Respuesta

La LO 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales -LOPD- establece en términos generales el deber de confidencialidad, disponiendo que los responsables y encargados del tratamiento de datos así como todas las personas que intervengan en cualquier fase de este proceso, estarán sujetas al deber de confidencialidad al que se refiere el art. 5.1.f) del Reglamento (UE) 2016/679, obligación general que se entiende complementaria de los deberes de secreto profesional exigibles de conformidad con su normativa aplicable.

De acuerdo con esta exigencia, las personas que en el ejercicio de su correspondiente cargo o función pública tuvieran acceso a este tipo de documentación, en la que se contienen evidentes datos personales sujetos a especial protección, deberán guardar no solo la confidencialidad que se requiere para todo empleado o cargo público, sino que, además, serán responsables de guardar la misma sobre los datos de esta naturaleza a los que hayan tenido acceso y que puedan suponer una afección a los principios de preservación consagrados por la actual LOPD y su normativa de desarrollo.

En el supuesto planteado, nos encontramos ante documentos que contienen datos susceptibles de un tratamiento estrictamente confidencial, al asociar nombres y apellidos con números de identificación personal, registros sanitarios y diagnósticos efectuados por facultativos u otros profesionales sobre las materias a las que se extienden estos beneficios sociolaborales. Como se afirma en la consulta “Murcia. Publicidad activa de información en materia de subvenciones y ayudas concedidas por el Ayuntamiento” (EDE 2017/512929), el tratamiento de estos expedientes debe ser realizado bajo la premisa de una total salvaguarda de su confidencialidad, sobre todo a los efectos de evitar la cesión o filtración indebida de información de esta naturaleza.

Ahora bien, como se analiza en la consulta “¿Puede el Ayuntamiento obligar a sus empleados públicos a firmar un documento autorizando la cesión de sus datos personales? ¿Puede realizar tal cesión si no lo firman?”(EDE 2018/502817), debemos entender que la aportación de estos informes es un requisito específico contenido en el acuerdo o convenio por el que se establezcan estas ayudas sociales para los empleados públicos, lo que supone que, la solicitud de las ayudas debe adjuntar esta documentación acreditativa de su procedencia conforme a los criterios definidos a estos efectos. Por lo tanto, debemos entender que su tratamiento se encuentra dentro del ámbito regulado en el art. 6 LOPD, por el que existe consentimiento del afectado en función de toda manifestación de voluntad libre, específica, informada e inequívoca por la que este acepta, ya sea mediante una declaración o una clara acción afirmativa, el tratamiento de datos personales que le conciernen.

Por lo tanto, debemos entender que, en un expediente de esta naturaleza, es el propio interesado el que asume voluntariamente que la administración reciba esta documentación, como elemento imprescindible para poder solicitar las medidas sociales de las que puede ser acreedor.

A lo expuesto, debemos añadir una alusión a lo dispuesto en el art. 8 LOPD, por lo que debemos entender que este tratamiento de datos se encuentra asociado a un deber legal, derivado de la necesaria justificación de la solicitud de estas ayudas sociales y por extensión, de la necesaria tramitación administrativa precisa para poder resolver favorablemente la solicitud presentada por el interesado.

Por lo expuesto, debemos compartir el criterio sostenido en la consulta, debido a que durante el procedimiento administrativo preciso para poder resolver la solicitud de las ayudas sociales, el expediente debe poder ser consultado y analizado por los departamentos y personas que deban intervenir en el mismo, cuestión que deriva del propio consentimiento de la persona que solicita las ayudas y de las exigencias normativas precisas para poder adoptar el acuerdo favorable a su concesión.

En todo caso, como se desprende, entre otras, de la consulta “¿Puede el Ayuntamiento obligar a sus empleados públicos a firmar un documento autorizando la cesión de sus datos personales? ¿Puede realizar tal cesión si no lo firman?”(EDE 2018/502817), en su tratamiento se deberán respetar las debidas medidas de confidencialidad adecuadas al carácter de la información que se contiene en los diferentes expedientes, si bien, esta realidad no puede impedir o limitar que se tramite el procedimiento con todos los requisitos legales, incluyendo, como no podría ser de otro modo, con la preceptiva fiscalización de la intervención de la entidad local.

Conclusiones

1ª. Los empleados y cargos públicos, en el ejercicio de sus funciones, deben observar además del deber de sigilo que le exige la normativa con carácter general, el deber específico de confidencialidad de los datos protegidos a los que tengan acceso por razón de su cargo o función desempeñada.

2ª. En el supuesto al que se refiere la consulta, es cierto que los expedientes incorporan datos e informes sometidos a especial protección conforme a la normativa vigente, si bien, son documentos incorporados con el consentimiento de su titular y precisos para la adopción favorable del acuerdo que solicita el propio interesado.

3ª. De acuerdo con lo anterior, debemos entender que, en la tramitación de los expedientes de esta naturaleza, deberán intervenir los departamentos que legalmente deban realizar actuaciones dirigidas a su sustanciación, conforme al procedimiento que de forma ordinaria fuera previsto para el mismo.

4ª. Lo anterior determina que, guardando las debidas garantías y advertencias de confidencialidad derivadas de la documentación que contienen los expedientes, las personas que desempeñan sus funciones en estos departamentos deban tener acceso a los mismos, para su correcta tramitación administrativa.