Documentación justificativa de gastos y expediente de reintegro de excedente de ingresos

Planteamiento

En este Ayuntamiento se ha concedido subvención nominativa de 4.000€ a una Asociación X, a través de un convenio (que no incluye ninguna cláusula especial y se remite a la legislación de subvenciones). A la hora de justificar la subvención, la Asociación aporta una cuenta justificativa con los siguientes datos:

• - Coste de la actividad: 5.000€.

• - Subvención del Ayuntamiento: 4.000€.

• - Fondos propios: 1.000€.

De los 5.000€ del coste de la actividad la Asociación presenta facturas justificativas; sin embargo, únicamente son aceptadas facturas por valor de 4000€ y los 1.000€ restantes corresponden a recibos que, por no cumplir las formas de facturación, no se aceptan.

Desde el Ayuntamiento se dicta una resolución aprobando la justificación, pero también ordenando el reintegro de 1000€, en base a lo dispuesto en el art. 19.3 LGS. La Asociación ha presentado recurso.

¿Es correcta la resolución de reintegro o es suficiente con la justificación "correcta" de los 4.000€ de la subvención?

¿El coste de la actividad corresponde con lo declarado por la Asociación o se entiende como coste de la actividad el de las facturas aceptadas?

Respuesta

Como señalamos en Consulta “Justificación de subvenciones cuando los ingresos son iguales al coste de la actividad subvencionada por el Ayuntamiento”, cuando una Administración Pública concede una subvención, al margen de otras consideraciones, el beneficiario tiene dos obligaciones fundamentales: realizar la actividad o proyecto subvencionado y justificar los gastos en los que ha incurrido. Y, en relación a la justificación podrá exigirse aportación del beneficiario o no a la actividad subvencionada, pero en ningún caso el importe de los ingresos, incluida la subvención, podrá superar el coste de la actividad subvencionada.

El art. 14.1 de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones -LGS-, establece como obligaciones del beneficiario de las subvenciones, en sus apartados a) y b):

• “a) Cumplir el objetivo, ejecutar el proyecto, realizar la actividad o adoptar el comportamiento que fundamenta la concesión de las subvenciones.

• b) Justificar ante el órgano concedente o la entidad colaboradora, en su caso, el cumplimiento de los requisitos y condiciones, así como la realización de la actividad y el cumplimiento de la finalidad que determinen la concesión o disfrute de la subvención.”

Asimismo, el art. 19.3 LGS dispone que:

• “El importe de las subvenciones en ningún caso podrá ser de tal cuantía que, aisladamente o en concurrencia con otras subvenciones, ayudas, ingresos o recursos, supere el coste de la actividad subvencionada.”

Por otra parte, respecto de los gastos que presenta la Asociación, a nuestro juicio, el Ayuntamiento no puede admitir ni aquellos que no se corresponden con la actividad subvencionada ni los que no se documenten en la forma que corresponda legalmente (facturas, nóminas, etc.); porque el Ayuntamiento no puede permanecer impasible ante la contemplación de gastos que no cumplan los requisitos establecidos en la legislación vigente (los que habitualmente se denominan gastos o pagos en B).

Por tanto, no admitiéndose aquellos gastos que no cumplan las formalidades legales, siendo la suma de los gastos admitidos 4.000 euros y aportando la Asociación con fondos propios 1.000 euros, la subvención no puede ser superior a la diferencia (3.000 euros), porque -como indica el consultante- se incumpliría lo dispuesto en el art. 19.3 LGS, al tener la actividad subvencionada más ingresos que coste.

Por ello, si el Ayuntamiento había anticipado 4.000 euros, nos parece correcto que se tramite expediente para que la Asociación reintegre 1.000 euros; si bien hay que señalar que el expediente debe tramitarse con las formalidades exigidas en los arts. 41 y ss LGS, por lo que previamente a exigir el reintegro debe garantizarse la audiencia a los interesados, tal y como establece el art. 42.3 LGS.

Conclusiones

1ª. A nuestro juicio, es correcto que se tramite expediente de reintegro del excedente de ingresos respecto de los costes de la actividad subvencionada.

2ª. El coste de la actividad subvencionada debe corresponder con las facturas aceptadas por el Ayuntamiento.