Administración electrónica. Presentación de escritos en papel por persona física con dirección de personal jurídica a efectos de notificaciones. Firma de documentos como imagen escaneada

Planteamiento

Tras la entrada en vigor de la Ley 39/2015 y la obligación de las personas jurídicas de relacionarse electrónicamente con la Administración, encontramos que en muchas ocasiones, y sobre todo en expedientes sancionadores y de reclamaciones patrimoniales, es persona física el interesado que solicita el inicio de expedientes o interpone recursos administrativos; sin embargo, se indica como domicilio a efectos de notificaciones un despacho de abogados o la dirección de la compañía aseguradora de los reclamantes. Incluso, en ocasiones se presentan escritos por parte de Abogados en condición de mandatarios verbales. De este modo, se consigue que las notificaciones y presentación de escritos se realicen en papel pero, al parecer, el destinatario es una persona jurídica. También se observa que en ocasiones la firma de la persona física en el documento no es original sino una imagen escaneada.

¿Es correcta esta forma de proceder? ¿Debería entenderse que la presentación de escritos y notificaciones han de ser telemáticas y no en papel, puesto que el destinatario real es una persona jurídica o un Abogado? ¿O, por el contrario, debería entenderse como mero domicilio a efectos de notificaciones y considerar que se trata realmente de la relación entre la Administración y una persona física?

En cuanto a la firma escaneada ¿debería requerirse firma original?

Respuesta

El art. 14.2.c) de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas -LPACAP-, es tajante y no admite interpretación, al obligar a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo a:

• “c) Quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria, para los trámites y actuaciones que realicen con las Administraciones Públicas en ejercicio de dicha actividad profesional. En todo caso, dentro de este colectivo se entenderán incluidos los notarios y registradores de la propiedad y mercantiles.”

A ello debemos añadir el derecho de todo interesado con capacidad de obrar para actuar por medio de representante ante la Administración, tal y como indica el art. 5 LPACAP:

• “1. Los interesados con capacidad de obrar podrán actuar por medio de representante, entendiéndose con éste las actuaciones administrativas, salvo manifestación expresa en contra del interesado.

• (…) 4. La representación podrá acreditarse mediante cualquier medio válido en Derecho que deje constancia fidedigna de su existencia.

• A estos efectos, se entenderá acreditada la representación realizada mediante apoderamiento apud acta efectuado por comparecencia personal o comparecencia electrónica en la correspondiente sede electrónica, o a través de la acreditación de su inscripción en el registro electrónico de apoderamientos de la Administración Pública competente.

• 5. El órgano competente para la tramitación del procedimiento deberá incorporar al expediente administrativo acreditación de la condición de representante y de los poderes que tiene reconocidos en dicho momento. El documento electrónico que acredite el resultado de la consulta al registro electrónico de apoderamientos correspondiente tendrá la condición de acreditación a estos efectos.”

A este respecto, el art. 6.1 LPACAP precisa lo siguiente:

• “1. La Administración General del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales dispondrán de un registro electrónico general de apoderamientos, en el que deberán inscribirse, al menos, los de carácter general otorgados apud acta, presencial o electrónicamente, por quien ostente la condición de interesado en un procedimiento administrativo a favor de representante, para actuar en su nombre ante las Administraciones Públicas. También deberá constar el bastanteo realizado del poder.”

A ello hay que sumar que, de conformidad con el art. 4 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, el uso de la firma electrónica en el seno de las Administraciones públicas, sus organismos públicos y las entidades dependientes o vinculadas a las mismas es preceptiva para todos los obligados en las relaciones que mantengan aquéllas y éstos entre sí o con los particulares; en nuestro caso, entiéndase para quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria, esto es abogados y aseguradoras.

Siendo así, en los expedientes sancionadores instruidos por el Ayuntamiento contra personas físicas y en la tramitación de las reclamaciones patrimoniales iniciados por éstas, la actuación del abogado cuyo despacho se ha designado, o de la compañía aseguradora, requiere expresamente un acto de representación por parte del interesado persona física en la forma indicada y la obligación de aquéllos de relacionarse a través de medios electrónicos con el Ayuntamiento, sin que sea admisible la presentación de escritos por parte de Abogados en condición de mandatarios verbales sin la acreditación de dicho requisito de capacidad, y menos en formato papel.

En cuanto a la admisión a trámite de firma escaneada del particular, es de aplicación el art. 10 LPACAP:

• “1. Los interesados podrán firmar a través de cualquier medio que permita acreditar la autenticidad de la expresión de su voluntad y consentimiento, así como la integridad e inalterabilidad del documento.

• 2. En el caso de que los interesados optaran por relacionarse con las Administraciones Públicas a través de medios electrónicos, se considerarán válidos a efectos de firma: (…)”

La firma escaneada no acredita la autenticidad de la expresión de su voluntad y consentimiento, así como la integridad e inalterabilidad del documento, por lo que bien debe ser una firma original en formato papel, bien en formato electrónico expedida por prestadores incluidos en la “Lista de confianza de prestadores de servicios de certificación” (art. 10.2 LPACAP).

Conclusiones

1ª. En los expedientes sancionadores instruido por el Ayuntamiento contra personas físicas y en la tramitación de las reclamaciones patrimoniales iniciados por éstas, la actuación de quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria, esto es, abogados y aseguradoras, en representación de los particulares, requiere:

• - Un acto de representación por parte del interesado persona física en el que quede debidamente acreditada la autenticidad de la expresión de su voluntad y consentimiento, así como la integridad e inalterabilidad del documento de representación.

• - La obligación de abogados y aseguradoras de relacionarse a través de medios electrónicos con el Ayuntamiento.

2ª. La firma escaneada no acredita la autenticidad de la expresión de su voluntad y consentimiento, así como la integridad e inalterabilidad del documento, por lo que debe ser una firma original en formato papel, bien en formato electrónico expedida por prestadores incluidos en la “Lista de confianza de prestadores de servicios de certificación” (art. 10.2 LPACAP).