¿Es válida la justificación de una subvención mediante factura sin desglosar?

Planteamiento

Se plantea la cuestión de si puede considerarse correctamente justificada una subvención cuando, aunque la entidad beneficiaria ha presentado una factura correspondiente al ejercicio subvencionado, el proveedor manifiesta que la actividad subvencionada aún no se ha realizado y la factura recoge únicamente un concepto genérico, presumiblemente incluido en el objeto de la ayuda, pero sin especificación del número de unidades ni desglose mínimo.

En fecha reciente del presente año, y debido al exceso de trabajo, se ha procedido a revisar la justificación anual del ejercicio anterior presentada por una de las entidades subvencionadas por esta Administración municipal. En dicha revisión se observa que la entidad ha aportado una factura cuyo concepto es amplio y genérico-“Gastos de difusión en los medios de comunicación, folletos, buzones y medios similares de las iniciativas”- y que, en principio, podría relacionarse con el objeto de la subvención. La factura, emitida por una empresa de maquetación, recoge como descripción “Ref. MAQUETACIÓN ‘Creatividades’”, indicando una única unidad de cantidad (1,00) con un precio unitario de 1.652,892561 euros, coincidente con el total de la base imponible, al que posteriormente se añade el IVA.

Ante la falta de concreción, se solicitó al proveedor información adicional tanto sobre el contenido del concepto facturado como sobre la razón de que figure una única unidad con un precio unitario idéntico al total. En respuesta, el proveedor contactó telefónicamente y manifestó que, a día de hoy, el encargo relativo a las “Creatividades” no se ha concretado ni ejecutado, y que no es extraño que se facture un precio único unitario en este tipo de trabajos.

A la vista de que la factura corresponde al ejercicio subvencionado pero la actividad no se ha realizado, y considerando además la ausencia de un desglose razonable del servicio facturado, se plantea si dicha factura puede aceptarse como justificación adecuada de la subvención o si, por el contrario, debe rechazarse al no acreditarse la efectiva realización de la actividad subvencionada ni cumplir los requisitos mínimos de detalle exigibles en la documentación justificativa.

Respuesta

El art. 30 de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones -LGS- establece, en relación con la justificación de las subvenciones públicas:

• “1. La justificación del cumplimiento de las condiciones impuestas y de la consecución de los objetivos previstos en el acto de concesión de la subvención se documentará de la manera que se determine reglamentariamente, pudiendo revestir la forma de cuenta justificativa del gasto realizado o acreditarse dicho gasto por módulos o mediante la presentación de estados contables, según se disponga en la normativa reguladora.

• 2. La rendición de la cuenta justificativa constituye un acto obligatorio del beneficiario o de la entidad colaboradora, en la que se deben incluir, bajo responsabilidad del declarante, los justificantes de gasto o cualquier otro documento con validez jurídica que permitan acreditar el cumplimiento del objeto de la subvención pública. La forma de la cuenta justificativa y el plazo de rendición de la misma vendrán determinados por las correspondientes bases reguladoras de las subvenciones públicas.

• A falta de previsión de las bases reguladoras, la cuenta deberá incluir declaración de las actividades realizadas que han sido financiadas con la subvención y su coste, con el desglose de cada uno de los gastos incurridos, y su presentación se realizará, como máximo, en el plazo de tres meses desde la finalización del plazo para la realización de la actividad.

• 3. Los gastos se acreditarán mediante facturas y demás documentos de valor probatorio equivalente con validez en el tráfico jurídico mercantil o con eficacia administrativa, en los términos establecidos reglamentariamente.

• (…)

• 8. El incumplimiento de la obligación de justificación de la subvención en los términos establecidos en este capítulo o la justificación insuficiente de la misma llevará aparejado el reintegro en las condiciones previstas en el artículo 37 de esta ley”.

Por otro lado, los arts. 72 y 75 del RD 887/2006, de 21 de julio, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones, -RLGS-, disponen que la cuenta justificativa debe incorporar una memoria de actuación del cumplimiento de las condiciones impuestas en la concesión de la subvención, con indicación de las actividades realizadas y de los resultados obtenidos y una memoria económica justificativa integrada, entre otros documentos, por la relación clasificada de gastos y por las facturas o documentos de valor probatorio equivalente.

La mera aportación de una factura no convierte automáticamente el gasto en subvencionable. La factura constituye un medio de prueba, pero la Administración conserva plenamente sus facultades de comprobación para verificar tanto la realidad del gasto como la efectiva ejecución de la actividad subvencionada. En tal sentido, el art. 32 LGS reconoce expresamente a la Administración concedente la facultad de comprobar la adecuada justificación de la subvención y la realización de la actividad, mientras que el art. 84 RLGS encomienda al órgano concedente de la subvención:

• “(…) la comprobación de la justificación documental de la subvención, con arreglo al método que se haya establecido en sus bases reguladoras, a cuyo fin revisará la documentación que obligatoriamente deba aportar el beneficiario o la entidad colaboradora”.

El hecho de que el propio beneficiario reconozca no haber realizado la actividad subvencionada unido a la falta de concreción en la factura presentada de la identificación del tipo de bienes entregados o servicios prestado como exige el RD 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación determina que la Administración debe requerir formalmente al beneficiario para que complete la justificación aportando documentación que acredite la efectiva ejecución de la actividad subvencionada. Si dicha acreditación no pudiera producirse porque realmente la actividad no fue ejecutada dentro del período subvencionable, la justificación deberá considerarse insuficiente, con las consecuencias previstas en la legislación de subvenciones, entre ellas la pérdida del derecho al cobro o, en su caso, el reintegro de las cantidades indebidamente percibidas conforme a los arts. 37 y ss. LGS.

Conclusiones

1ª. La presentación de una factura no acredita por sí sola la correcta justificación de una subvención, pues la Administración puede y debe comprobar la efectiva realización de la actividad subvencionada y la realidad del gasto conforme a los arts. 30 y 32 LGS.

2ª. La escasa concreción del concepto de la factura, unida a la inexistencia de documentación complementaria y a la confirmación del proveedor de que la prestación no ha sido realizada, impide considerar correctamente justificada la subvención, procediendo requerir la justificación suficiente o, en su defecto, declarar la insuficiencia de la misma con las consecuencias previstas en la LGS.