Acceso de los interesados a copias de informes técnicos obrantes en expedientes administrativos

Planteamiento

Particulares están teniendo acceso a copias del informe técnico que obra en su expediente sin que hayan cursado solicitud alguna por escrito y con desconocimiento total del técnico que lo emitió.

¿Es correcta la actuación del trabajador del ayuntamiento que les ha hecho entrega del informe u otro documento que obra en expediente?

Respuesta

El concepto de interesado está recogido en el art. 4.1 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas -LPACAP-:

• “a) Quienes lo promuevan como titulares de derechos o intereses legítimos individuales o colectivos. (…).”

Asimismo, el art. 53.1.a) LPACAP determina en qué consiste ese acceso a los expedientes al relacionar los derechos del interesado:

• “a) A conocer, en cualquier momento, el estado de la tramitación de los procedimientos en los que tengan la condición de interesados; el sentido del silencio administrativo que corresponda, en caso de que la Administración no dicte ni notifique resolución expresa en plazo; el órgano competente para su instrucción, en su caso, y resolución; y los actos de trámite dictados. Asimismo, también tendrán derecho a acceder y a obtener copia de los documentos contenidos en los citados procedimientos (…)”

Por su parte, la disp. adic. 1ª.2 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno -LT-, en materia de acceso a la información, se remite de manera directa a la normativa específica de aquellas materias que tengan previsto un régimen jurídico específico de acceso a la información, y con carácter supletorio por la LT.

El acceso a los documentos obrantes en un expediente administrativo se halla reservado a quienes ostentan la condición de interesados en el procedimiento, en el sentido expuesto en la normativa citada. La Administración tiene el deber de comprobar la condición de interesado, tramitar la solicitud de acceso de informes técnicos u otros documentos que obren en tales expedientes, y acceder a dicho acceso, dejando constancia en el expediente administrativo.

No obstante, añadamos que la correcta gestión de estos derechos de acceso depende en último término de la organización interna de cada Administración en cuanto a la designación de responsables, los modos de tramitación y los sistemas de entregas de documentación bajo registro, los cuales pueden prever cauces específicos para facilitar dicho acceso garantizando simultáneamente un acceso ordenado y la protección de la información. Con todo, la exigencia mínima sigue siendo la formalización de la solicitud y la constancia en el expediente, sin que resulte admisible la entrega directa de informes u otros documentos a particulares, eludiendo todo control del procedimiento, aunque se trate de interesados en el mismo.

Conclusiones

1ª. El derecho de acceso a los documentos contenidos en los procedimientos corresponde a quienes ostenten la condición de interesados, conforme a los arts. 4.1 y 53.1.a) LPACAP, debiendo la Administración comprobar dicha condición, tramitar formalmente la solicitud y dejar constancia del acceso en el expediente.

2ª. No es correcta la entrega directa de informes o documentos sin solicitud ni registro previo, aunque el solicitante sea interesado; la organización interna de cada Administración puede concretar las vías para la gestión de estos accesos, pero ello no exime de la obligación de formalizar y dejar constancia del acto de acceso.