¿Pueden los sindicatos tener acceso a los datos de los empleados públicos como consecuencia de la elaboración del plan de igualdad del ayuntamiento?

Planteamiento

Hemos contratado a una empresa (consultora) para que realice el plan de igualdad del ayuntamiento.

En la primera fase hay que facilitar a la empresa los datos de los trabajadores que son necesarios para hacer el estudio inicial. Entre esos datos están: Nombre y apellidos, fecha de nacimiento, categoría, sexo, salario, estudios, fecha de contratación, reducciones de jornada, motivo de la reducción, categoría profesional, Departamento, tipo de contrato o nombramiento, conciliación de la vida familiar y laboral.

Posteriormente, a estos datos van a tener acceso los sindicatos, ya que se tiene que negociar con ellos.

De acuerdo con la LOPD, ¿se puede facilitar los nombres de los trabajadores y todos estos datos?

Respuesta

En el presente caso nos encontramos con la colisión de dos derechos fundamentales, el de protección de datos, regulado en la LO 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales -LOPD 2018-, y el de libertad sindical regulado por la LO 11/1985, de 2 de agosto, de Libertad Sindical -LOLS-, una de cuyas manifestaciones es la negociación a través de los representantes de los trabajadores.

La necesidad de negociación de los planes de igualdad viene establecida en el RD 901/2020, de 13 de octubre, por el que se regulan los planes de igualdad y su registro y se modifica el Real Decreto 713/2010, de 28 de mayo, sobre registro y depósito de convenios y acuerdos colectivos de trabajo.

Partiendo de esta necesidad de negociación, de las competencias de la comisión negociadora, que el art. 6 del RD 901/2020 fija con carácter de mínimas ya que podrá tener: “Cuantas otras funciones pudieran atribuirle la normativa y el convenio colectivo de aplicación, o se acuerden por la propia comisión, incluida la remisión del plan de igualdad que fuere aprobado ante la autoridad laboral competente a efectos de su registro, depósito y publicación contenido de la misma”, como nos dice el apartado 1 f) de la norma citada; y por último del contenido de los planes de igualdad, establecido asimismo con carácter de mínimo en el art. 8 del RD 901/2020.

Si acudimos a la guía de la protección de datos en las relaciones laborales, establecida por la AEPD y disponible en su página web: https://www.aepd.es/guias/la-proteccion-de-datos-en-las-relaciones-laborales.pdf , los principios de la protección de datos en las relaciones laborales son:

1. Sólo podrán ser objeto de tratamiento los datos necesarios para el ejercicio de las funciones de representación.

2. El empleador no debe ceder a los representantes más datos de los imprescindibles para realizar sus funciones, (minimización de datos).

3. Los datos no podrán ser utilizados con finalidades distintas a las del ejercicio de las tareas representativas.

4. Siempre que los representantes de las personas trabajadoras hagan uso de los medios proporcionados por la empresa para el ejercicio de sus funciones, se les considerarán aplicables las políticas de seguridad de la entidad, tanto para el trabajo en los locales de la entidad, como en situación de movilidad o teletrabajo.

5. Los convenios colectivos, en los términos previstos en el art. 64.9 del RDLeg 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido del estatuto de los trabajadores -ET/15-: “Respetando lo establecido legal o reglamentariamente, en los convenios colectivos se podrán establecer disposiciones específicas relativas al contenido y a las modalidades de ejercicio de los derechos de información y consulta previstos en este artículo, así como al nivel de representación más adecuado para ejercerlos”, podrían ser base jurídica para la lícita cesión de datos personales a los representantes de las personas trabajadoras.

6. El tratamiento de datos requiere cumplir la obligación de informar a las personas trabajadoras.

7. Los representantes deben respetar la confidencialidad de esos datos.

Dichos principios se complementan con los establecidos para el acceso a los datos personales de los empleados, de tal manera que solo debe permitirse el acceso cuando resulte estrictamente necesario para el cumplimiento de sus funciones, los destinatarios de la información serán aquellos a quienes la norma habilite, están obligados a guardar secreto de los datos entregados y a no utilizarlos para finalidades distintas.

Así pues, de conformidad con lo anteriormente señalado, y en relación con el contenido de la consulta, entendemos que para hacer efectivo el derecho a la negociación no es precisa la entrega de los datos que nos indican, sino los mismos con carácter disociado y anonimizado, pues la finalidad del plan de igualdad es realizar en primer lugar un diagnóstico de la situación de la entidad en materia de igualdad, y concretar las medidas que se consideren adecuadas para avanzar en la efectividad de la misma, lo cual entendemos con todas las cautelas posibles que es posible realizar sin utilizar los datos concretos y personales -esto es, con nombre y apellidos, de los empleados de la entidad-.

Conclusiones

1ª. El supuesto planteado es la colisión entre dos derechos fundamentales, el de la protección de datos personales y la libertad sindical entendida como el derecho a la negociación, que es obligatoria en la redacción de los planes de igualdad.

2ª. Los principios de la protección de datos en las relaciones laborales, se encuentran en la guía elaborada por la AEPD, citada en el cuerpo de la consulta, resultando que el acceso a los datos personales solo debe permitirse el acceso cuando resulte estrictamente necesario para el cumplimiento de sus funciones.

3ª. En el presente supuesto entendemos, que para hacer efectivo el derecho a la negociación no es precisa la entrega de los datos que nos indican, sino los mismos con carácter disociado y anonimizado, pues la finalidad del plan de igualdad es realizar en primer lugar un diagnóstico de la situación de la entidad en materia de igualdad, y concretar las medidas que se consideren adecuadas para avanzar en la efectividad de la misma, lo cual entendemos con todas las cautelas posibles que es posible realizar sin utilizar los datos concretos y personales -esto es, con nombre y apellidos, de los empleados de la entidad-.