¿Son válidas las denuncias formuladas por la policía local en formato papel?

Planteamiento

Tras la Ley 39/2015, ¿las denuncias formuladas de oficio por los efectivos de la policía local deben estar formalizadas como documento electrónico, en los términos que se dispone en la norma antes citada?

Pues hasta la fecha siguen formalizándolas mediante firma a mano. Es por ello que, a sabiendas que el documento administrativo debe ser electrónico, considero que dicho documento si a fecha actual viene firmado a mano, carecería de todos los elementos formales para ser considerado como documento administrativo con plena eficacia al existir razones que amparen su posible impugnación por vicio de anulabilidad.

Respuesta

Nuestro marco normativo parte de la necesidad de que el expediente administrativo tenga carácter electrónico, conforme prevé el art. 70 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas -LPACAP-.

A tal efecto, dicha norma prevé en el apartado 1 de su art. 70 que se entiende por expediente administrativo el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla, si bien el apartado 2 de dicho art. 70 señala que los expedientes tendrán formato electrónico y se formarán mediante la agregación ordenada de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos, así como un índice numerado de todos los documentos que contenga cuando se remita.

Asimismo, dicho art. 70.2 LPACAP dispone que deberá constar en el expediente copia electrónica certificada de la resolución adoptada.

Y el art. 36.1 LPACAP señala que los actos administrativos se producirán por escrito a través de medios electrónicos, salvo que su naturaleza exija otra forma más adecuada de expresión y constancia.

Por su parte, el RD 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos -RAFSPME-, prevé en su art. 46.1 que se entiende por documento administrativo electrónico la información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico, según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado admitido en el esquema nacional de interoperabilidad y normativa correspondiente, y que haya sido generada, recibida o incorporada por las administraciones públicas en el ejercicio de sus funciones sujetas a derecho administrativo.

Sí hay que tener en cuenta que la LPACAP reconoce que el uso de medios electrónicos no es obligatorio para todos los ciudadanos, sino los sujetos obligados deben utilizar siempre medios electrónicos (art. 14 LPACAP).

Para los ciudadanos no obligados a comunicarse electrónicamente con la administración, como es el caso de la mayoría de los particulares, la LPACAP permite que los procedimientos administrativos se inicien en papel, sin perjuicio de que puedan optar por la tramitación electrónica si así lo prefieren -iniciación de oficio, art. 58 LPACAP-. Por lo tanto, la denuncia formulada en papel por la policía local y firmada manualmente, siempre que reúna el resto de elementos formales necesarios, entendemos que no sería inválida, dado que otorga al ciudadano la oportunidad de ejercer su derecho a elegir, posteriormente, el medio de comunicación, ya sea en formato papel o electrónico, para relacionarse con la administración, sin perjuicio de que el expediente sí deba ser electrónico, y dicha denuncia sea digitalizada

Conclusiones

1ª. Si bien el expediente administrativo debe tener carácter electrónico conforme a lo dispuesto en el art. 70 LPACAP y el RD 203/2021, de 30 de marzo, la denuncia en formato papel, formulada de oficio por la policía local y firmada manualmente, entendemos que no resulta inválida.

2ª. Empleando la tramitación en papel mediante la denuncia, el ciudadano puede tener constancia de la incoación del procedimiento y así manifestar también su voluntad de continuar con esta o, por el contrario, optar por la tramitación electrónica.

3ª. Ello sin perjuicio de que el expediente en su conjunto deba ser electrónico y dicha denuncia sea debidamente digitalizada en cumplimiento de las exigencias de interoperabilidad y archivo electrónico.