¿Qué órgano o dependencia debe elaborar y expedir las facturas que tiene que emitir el ayuntamiento?

Planteamiento

Este ayuntamiento está obligado a emitir facturas por determinadas entregas de bienes o prestaciones de servicios que realiza, con su consiguiente IVA.

Entre las distintas operaciones sujetas a esta obligación se encuentra el arrendamiento de bienes inmuebles o su enajenación (ingresos de derecho privado), cuyos expedientes en nuestro ayuntamiento se gestionan por el Departamento de Urbanismo y Patrimonio.

También se encuentran sujetos a la obligación de emitir facturas otros ingresos no tributarios (precios públicos), cuyos expedientes se gestionan por el Departamento o centro gestor correspondiente (radio, cultura, deportes, albergue…).

En el ayuntamiento no existe ningún Departamento de rentas o unidad de gestión de ingresos, y ni las bases de ejecución ni ninguna otra norma interna han regulado este aspecto dentro de la organización municipal. Si bien desde tesorería o intervención se pueden dar ciertas instrucciones o directrices, no se dispone de personal adscrito para estas tareas.

Se plantean las siguientes cuestiones:

¿Cuál es el órgano o dependencia que debe elaborar y expedir las correspondientes facturas (documentos contables) para el cobro de estos ingresos de derecho privado procedentes del arrendamiento o venta de bienes patrimoniales?

¿Y del resto de ingresos no tributarios que requieran factura (precios públicos)?

¿Qué procedimiento debe seguirse para su elaboración y qué órgano debe aprobarlas?

Respuesta

Salvo las funciones reservadas, no existe un catálogo de funciones o de procedimientos obligatorios para las entidades locales por departamentos o servicios, de tal manera que la determinación de quién hace qué en el ayuntamiento es una cuestión interna, que dependerá de la organización municipal. Para mayor claridad, en determinadas ocasiones las funciones se concretan en la ficha del puesto de trabajo correspondiente que figura en la relación de puestos de trabajo (RPT), pero en dichas fichas no se suele descender al detalle como las cuestiones que se plantean en la consulta.

Habitualmente la elaboración de las facturas que corresponde emitir al ayuntamiento se realiza por personal de tesorería o, en su caso, de intervención, dado su relación con la materia económica, aunque en puridad se podría realizar por cualquier departamento del ayuntamiento.

Si bien cabe decir que como en las facturas que emite el ayuntamiento se tiene que repercutir IVA y anotarse, tanto la contabilización del IVA y del gasto, como su traslado al libro de IVA, es aconsejable que se realicen por intervención y/o tesorería, que son los responsables de esta materia.

Como decíamos en las consultas “Obligación del Ayuntamiento de expedir factura, con desglose de IVA, a la compañía aseguradora en la reclamación de daños por los gastos ocasionados en un siniestro” y “¿Debe el Ayuntamiento expedir factura por el arrendamiento de un local? ¿Está sujeto a IVA?”, la obligación de expedir facturas está relacionada con la actividad empresarial o profesional y con el IVA.

El art. 1 del RD 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento que regulan las obligaciones de facturación, dispone que:

• “Los empresarios o profesionales están obligados a expedir y entregar, en su caso, factura u otros justificantes por las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional, así como a conservar copia o matriz de aquellos. Igualmente, están obligados a conservar las facturas u otros justificantes recibidos de otros empresarios o profesionales por las operaciones de las que sean destinatarios y que se efectúen en desarrollo de la citada actividad.

• Asimismo, otras personas y entidades que no tengan la condición de empresarios o profesionales están obligadas a expedir y conservar factura u otros justificantes de las operaciones que realicen en los términos establecidos en este Reglamento.”

Añadiendo el art. 2.1 RD 1619/2012, que:

• “1. De acuerdo con el artículo 164.Uno.3.º de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, los empresarios o profesionales están obligados a expedir factura y copia de esta por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en el desarrollo de su actividad, incluidas las no sujetas y las sujetas pero exentas del Impuesto, en los términos establecidos en este Reglamento y sin más excepciones que las previstas en él. Esta obligación incumbe asimismo a los empresarios o profesionales acogidos a los regímenes especiales del Impuesto sobre el Valor Añadido.

• También deberá expedirse factura y copia de esta por los pagos recibidos con anterioridad a la realización de las entregas de bienes o prestaciones de servicios por las que deba asimismo cumplirse esta obligación conforme al párrafo anterior, a excepción de las entregas de bienes exentas del Impuesto sobre el Valor Añadido por aplicación de lo dispuesto en el artículo 25 de la Ley del Impuesto.”

Entendemos que la distribución o concreción de las tareas de cada departamento se puede realizar a través de resolución de la alcaldía, dado que el artículo 21.1.h) de la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases de Régimen Local -LRBRL-, dispone que corresponde al alcalde “desempeñar la jefatura superior de todo el personal”. Ello, sin perjuicio, como hemos dicho, de que se pretendan incluir en la RPT, porque entonces deberá tramitarse una modificación de dicho instrumento y recordemos que, en este caso, corresponde al pleno de la corporación la aprobación de la RPT (art.22.2.i LRBRL)

Conclusiones

1ª. La determinación concreta del órgano o dependencia que debe elaborar las facturas en todos los casos, corresponde a la propia corporación municipal.

2ª. Entendemos que, dado la vinculación de la emisión de facturas con el IVA, lo conveniente es que se realice por personal de intervención o de tesorería, independientemente de que se trate de ingresos de derecho privado, precios públicos, etc.

3ª. Para la determinación concreta del órgano o dependencia que corresponda elaborar las facturas, basta una resolución de la alcaldía. No obstante, si dichas funciones se introducen en la RPT, su aprobación corresponde al pleno de la corporación, previa tramitación del expediente correspondiente.