Solicitud de acceso a expediente administrativo por el interesado, ¿se deben anonimizar los datos de terceros?

Planteamiento

En un procedimiento de subasta en un Ayuntamiento se ha decidido, por parte de esta Administración, desistir del procedimiento. Un interesado que había depositado su fianza ha decidido solicitar el expediente administrativo. En dicho expediente consta información de otros interesados, por ejemplo, DNI, datos de su empresa, cuentas bancarias, etc.

¿Se ha de facilitar el expediente administrativo completo anonimizado o solo aquellos documentos que, a juicio del Ayuntamiento, puedan tener especial relevancia para el solicitante? ¿Se le puede dar copia de todo el expediente al interesado?

Es decir, tenemos la duda de la confrontación que existe entre los derechos del interesado de acceso al expediente administrativo y la normativa referida a la protección de datos que pudiera ser aplicable.

Respuesta

La solicitud de acceso a cualquier expediente se debe analizar conforme a la normativa general que afecta a toda la actuación administrativa, integrada principalmente por la Ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, de 1 octubre de 2015 -LPACAP-, y la de transparencia, esto es, la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno -LT-.

En ese cuerpo normativo ya observamos que se parte de la generalidad del acceso a este tipo de información siendo realmente pocos los límites que se establecen para ello y en particular cuando se trata como en este caso de expedientes ya concluidos (art. 18 LT). Los principales límites son los relativos a la protección de datos personales de acuerdo con la con la LO 3/2018 de 5 de diciembre de Protección de Datos personales y garantía de los derechos digitales -LOPD-. Así en el art. 5.3 LT, que señala:

• "Serán de aplicación, en su caso, los límites al derecho de acceso a la información pública previstos en el artículo 14 y, especialmente, el derivado de la protección de datos de carácter personal, regulado en el artículo 15. A este respecto, cuando la información contuviera datos especialmente protegidos, la publicidad sólo se llevará a cabo previa disociación de los mismos."

Acerca de la forma en que se produce el acceso solicitado a la información, el art. 22 LT dispone que:

• “1. El acceso a la información se realizará preferentemente por vía electrónica, salvo cuando no sea posible o el solicitante haya señalado expresamente otro medio. Cuando no pueda darse el acceso en el momento de la notificación de la resolución deberá otorgarse, en cualquier caso, en un plazo no superior a diez días.

• 2. Si ha existido oposición de tercero, el acceso sólo tendrá lugar cuando, habiéndose concedido dicho acceso, haya transcurrido el plazo para interponer recurso contencioso administrativo sin que se haya formalizado o haya sido resuelto confirmando el derecho a recibir la información.

• 3. Si la información ya ha sido publicada, la resolución podrá limitarse a indicar al solicitante cómo puede acceder a ella.

• 4. El acceso a la información será gratuito. No obstante, la expedición de copias o la trasposición de la información a un formato diferente al original podrá dar lugar a la exigencia de exacciones en los términos previstos en la Ley 8/1989, de 13 de abril, de Tasas y Precios Públicos, o, en su caso, conforme a la normativa autonómica o local que resulte aplicable.”

En definitiva, se trata de sopesar los intereses y bienes jurídicos protegidos, ya que mientras que se debe facilitar el acceso a un expediente cuando se posee interés legítimo, se han de proteger los datos que merezcan tal cautela. Ello es factible como hemos expuesto ya en diversas consultas gracias a la disociación o anonimización que prevé la LT, permitiendo el acceso a los documentos que realmente tienen importancia para el solicitante, mientras que aquellos que no aportan información de relevancia y corresponden a ese nivel de protección, pueden ser obviados sin que se merme el derecho a consultar el expediente.

Así siguiendo ese principio vemos cómo el art.15 LT dispone el acceso:

• “3. Cuando la información solicitada no contuviera datos especialmente protegidos, el órgano al que se dirija la solicitud concederá el acceso previa ponderación suficientemente razonada del interés público en la divulgación de la información y los derechos de los afectados cuyos datos aparezcan en la información solicitada, en particular su derecho fundamental a la protección de datos de carácter personal.

• Para la realización de la citada ponderación, dicho órgano tomará particularmente en consideración los siguientes criterios:

• a) El menor perjuicio a los afectados derivado del transcurso de los plazos establecidos en el art. 57 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español.

• b) La justificación por los solicitantes de su petición en el ejercicio de un derecho o el hecho de que tengan la condición de investigadores y motiven el acceso en fines históricos, científicos o estadísticos.

• c) El menor perjuicio de los derechos de los afectados en caso de que los documentos únicamente contuviesen datos de carácter meramente identificativo de aquéllos.

• d) La mayor garantía de los derechos de los afectados en caso de que los datos contenidos en el documento puedan afectar a su intimidad o a su seguridad, o se refieran a menores de edad.

• 4. No será aplicable lo establecido en los apartados anteriores si el acceso se efectúa previa disociación de los datos de carácter personal de modo que se impida la identificación de las personas afectadas.”

Finalmente recomendamos la lectura de las siguientes consultas:

• - ¿Debe el ayuntamiento dar acceso a los documentos obrantes en un expediente de licencia urbanística?

• - Procedimiento de selección en ayuntamiento. Solicitud de acceso al expediente donde figuran los datos y los méritos del resto de participantes.

Conclusiones

1ª. La amplitud con la que se concibe el derecho de acceso a la información a partir de la LT, hace que la excepción sea la denegación de lo solicitado.

2ª. Es posible por tanto que se le dé acceso al expediente que ya consta como concluido y el solicitante posee la condición de interesado.

3ª. No obstante, respecto a la posible afectación del derecho de acceso a la normativa de protección de datos de carácter personal, debe ponderarse, a nuestro juicio, si los datos respecto de los cuales se solicita acceso y copia pueden ser merecedores de una especial protección, puesto que, en estos casos, parece necesario discriminar el alcance del acceso.

4ª. Por ello lo más acertado sería la entrega de la copia completa del expediente con la eliminación de los datos personales.